如何加強和改進企業行政管理系統增強企業競爭力

　　科學社會的發展促使管理理念和管理方式的提升，給各級各類管理者提出更高的要求，如何更好地深入貫徹落實科學發展觀，要求行政管理者在制定政策、處理矛盾、推進工作時，必須樹立世界眼光，加強戰略思維，善于從國內外形勢的發展變化中把握發展機遇，應對各種復雜局面，迎接風險和挑戰，著力將領導水平和執政能力提高到一個新水平。

　　《現代國企研究》突出國企改革現代理念和實踐特色，以更加獨特視角和更加寬廣的視野，研究管理理論、解析制度精髓、探索實踐途徑，在建設中國特色國有企業現代企業制度的開拓性實踐中為決策者提供依據，為從業者拓寬思路，為關注者提供信息。本刊已成為中央組織部五局開展學習型黨組織活動的指定刊物。

　　企業行政管理系統，是由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業各個部門和分支機構方方面面的一個完整的系統、網絡，可以說是企業的中樞神經系統，在企業中起著舉足輕重的作用，一個企業的好壞從行政管理系統的好壞就可以看出來。加強和改進企業行政管理系統，對于增強企業競爭力具有重要意義。下面，結合工作實際談幾點體會。

　　1.企業行政管理為企業提供良好的溝通、支持和服務

　　企業行政管理系統，在一個企業的管理體系中既處于領導組織地位，又處于保障和服務的基礎地位。企業行政管理系統推動和保證著企業的生產、資金、經營等業務的順利、有效進行和相互之間的協調。企業行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業其他方面，也不同于政府機關的行政管理，具有相當的特殊性。如果一個企業缺乏良好的行政管理系統，那它生產、經營以及各項管理職能的實現就會缺乏基本的保證。

　　一是管理職能。行政管理系統在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上都要起到管理作用，并且在實際工作中要對各項工作地貫徹落實進行監督管理。行政系統要起到對公司其他管理系統進行統一管理的作用。二是協調職能。行政管理系統不能簡單地以傳達領導的命令、完成里領導交辦的任務為滿足;也不能憑借自己在企業的獨特地位對其他系統、員工頤指氣使。行政部門應主動做好上與下、左與右、里與外的溝通和信息傳達，使下級充分領會上級的意圖，使各個系統之間良好溝通，在充分溝通的基礎上做好協調，這樣才能使企業和諧。三是服務職能。與生產系統、營銷系統、財務系統等其他企業管理系統相比，為企業其他系統提供支持和服務，是行政管理系統的突出職能，行政管理系統的根本就是為企業的各項工作能夠順利進行而服務。

　　2.企業行政管理在充分溝通的基礎上做好協調

　　企業的行政工作涉及到企業內部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協調。行政管理的廣度，涉及到一個企業的全部運作過程;行政管理的深度.又涉及到許多局外人難以想象的細微末節;行政管理的重要，是因為它是領導和各部門、眾員工之間的橋梁;行政管理的敏感，是因為它涉及到每個人的切身利益。

　　行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。概括起來說.行政管理在企業中主要有管理、協調、服務二大功能;其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。概言之，行政管理的實質就是服務。

　　行政部門應該兢兢業業、認真細致地做好種種行政事務工作，把領導和員工從繁重、瑣碎的行政事務和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，研究國內外市場形勢，考慮公司的發展戰略，探討公司的組織架構，任用公司的各級干部、實施公司的經營方針，解決公司所協商的重大問題，以及專心做好每一筆重要業務等等。行政部門的領導應該有“泰山崩于前而色不變”的定性，不管風吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見，能夠根據事情的輕重緩急，做好安排，指揮若定。為了能達到這種境界，必須建立健全和認真執行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的“法治”秩序。更重要的是，要培養出一支高素質、高效率的行政人員隊伍;同時要搞好科學分工、管理層次和合理授權。一旦行政系統的一系列硬件(如辦公設施、生活設施)、軟件(如規章制度、工作程序)、人員隊伍、分工協作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程度上就會像一部自動機器一樣運轉，只在較少的場合才需要部門領導和上級領導輔以”人治”。

　　然而，行政部門如果僅僅滿足于這樣一種管理水平，那還是不夠的。行政部門還必須在“管理”、“協調”和’服務”三方面做好工作，才算是一個合格的現代企業的行政管理者。從“管理”方面來說，行政部門不能滿足于在日常事務的層次上做好領導的“參謀和助手”，還必須在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的”高參和臂膀”。這就要求行政部門的領導者不能滿足于做一個事務主義者，而是要做一個有思想、敢創新、有沖力的領導者。

　　從“協調”方面來說，行政管理者不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導交辦的任務為滿足;也不能憑借自己在企業的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權壓人。行政部門應主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎上做好協調。沒有充分溝通的協調不是真正的協調。

　　3.企業行政管理系統要符合時代的發展和企業的實際

　　一是權威性。公司行政管理系統作擔負著公司相關制度的制定、修訂和執行推動工作，負責公司人事管理工作、負責重要信息的管理和發布等工作，相對企業其他管理系統而言，其職能形式具有一定的權威性。二是及時性。由于企業行政管理通常是用命令、指示、通知等形式來調整企業行政事務管理，故其手段和方式直接具體，而且具有較強的針對性，同時又配以對違抗管理的懲罰措施，因而能迅速發揮作用。因此，在企業大量日常性行政事務處理及人事事務處理中，或企業遇到突發事件以及企業環境不穩定時，行政管理就能發揮重大作用。三是靈活性。企業行政管理系統往往要根據公司實際發展需要經常進行變革、增刪、剪裁、變通，因而帶有很強的靈活性，比較能符合時代的發展和企業的實際。

　　4.企業行政管理系統通常存在的問題及改進思路

　　一是系統內部職能劃分不夠清晰。在行政管理系統內部，通常會出現部門間職能劃分不夠清晰、部門間職能相互交叉的問題。例如，由于公司辦公室職能及其工作的特殊性，很多臨時性的后勤保障事務往往都由交公司辦公室予以完成，為此公司辦公室承擔了很多職能外的工作。為此，企業行政管理系統在負責及時調整整個公司組織結構的同時，要密切關注系統內部的結構調整和職能劃分，要充分發揮好系統內部各個職能部門的作用，不斷加強系統內部的人員優化、不斷提高系統內部的工作效率。二是行政管理職能需要進一步規范。在行政管理系統的改進過程中，必須進一步建立健全各項管理制度、崗位責任制度、工作程序，從而促使公司更加科學、規范的運作。同時，還必須使行政管理系統在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上充分發揮其管理作用。三是突出協調職能、強化服務職能。在企業內部，良好的協調和溝通必不可少，許多需要由多部門聯合完成的工作需要進一步規范工作流程、明確各部門的職責。

　　5.企業行政管理系統改進過程中應注意的問題

　　企業行政管理的根本目的是為企業服務并獲取盡可能大的經濟效益，因此及時對企業行政管理系統進行改進非常必要，在改進過程中要注意以下幾個問題。

　　一是結合企業生產經營實際進行行政管理系統改革。企業行政管理系統那個不是獨立的，它本身并不是企業的目的所在。企業的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不符合企業生產經營實際，不充分利用和合理調配企業的入力、物力、財力、技術等資源，不利于調動廣大員工的積極性、主動性和創造性，不利于開源節流，提高企業經濟效益，加快企業發展，那也是沒有價值的。二是加強內部信息交流做好溝通協調。行政管理是企業內部的管理，現代管理已逐漸重視組織內部的信息交流。每個企業，都是由人和物組成復雜的一個群體，上下級、同事之間，生產、經營活動等若不能進行正常的信息交流和組織，企業就不可能有團隊精神的產生。因此，在行政管理系統改進過程中要充分聽取各個部門的意見和建議，加強溝通協調。三是充分考慮內外部環境的影響。建立和完善現代企業行政管理是一項系統工程，需要外部環境(國家政策法規及相應的社會機制)和內部條件(企業自身努力、先進的管理技術和優秀的管理人才)兩方面的結合，因此，要充分考慮內外部環境的影響，要切合實際進行變革。

　　總之，在行政管理系統改革過程中，要始終把握一個至關重要的原則，那就是，改革是否有利于促進企業實現經濟效益最大化。因為，改革只是一種手段，促進企業更加科學、規范的運作，取得更大的經濟效益才是行政管理系統改革的根本目的。