提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的方法研究

　　摘要：企業(yè)辦公室具有全面性和綜合性的特點，擔(dān)負(fù)多項管理職能，需要做好企業(yè)內(nèi)部各項服務(wù)工作，例如：文件起草、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)等，企業(yè)辦公室是一個企業(yè)承上啟下、連接內(nèi)外的樞紐。因此，在新時期背景下對企業(yè)辦公室行政管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，具有十分重要的意義。本文對企業(yè)辦公室行政管理實效性進(jìn)行了簡要分析。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室;行政管理;方法

　　《陜西行政學(xué)院學(xué)報》是陜西省人民政府主管， 陜西省行政學(xué)院主辦的社科類政治學(xué)核心學(xué)術(shù)期刊，國內(nèi)外公開發(fā)行,季刊,2011年在陜西省高校社科期刊評優(yōu)中。http://www.cssfps.cn/hzqk/zhengzhifalv/38079.html

　　一、企業(yè)辦公室行政管理工作的作用

　　辦公室作為行政管理部門、企業(yè)決策輔助部門：第一，具有參謀助手作用，為企業(yè)管理者提供決策信息、數(shù)據(jù)，做好公文處理、材料撰寫、工作調(diào)研、會務(wù)組織、督辦工作、綜合協(xié)調(diào)工作;第二，具有綜合服務(wù)作用，落實印信管理、檔案管理與服務(wù)、保密工作、OA系統(tǒng)運維等工作;第三，具有應(yīng)急協(xié)調(diào)作用，抓好信訪工作和應(yīng)急管理工作;第四，具有統(tǒng)籌保障作用，推進(jìn)行政資產(chǎn)管理、后勤事務(wù)、食堂管理等工作;第五，具有形象展示作用，做好接待服務(wù)、車輛管控等工作。

　　二、企業(yè)辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

　　(一)人才隊伍結(jié)構(gòu)性矛盾突出

　　企業(yè)規(guī)模和體量的快速增加，需要相應(yīng)匹配的人力資源作保障，當(dāng)前企業(yè)還缺乏夠硬的“筆桿子”和成熟專業(yè)的基層辦公室管理人員，高學(xué)歷、高素質(zhì)、高能力、專業(yè)性的辦公室綜合人才缺口較大，人才隊伍建設(shè)還需要持續(xù)發(fā)力，工作能力、專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平還不能滿足當(dāng)前辦公室工作的需要，其中在基層單位(項目部)尤為突出。

　　(二)培訓(xùn)教育提升工作不系統(tǒng)

　　辦公室系統(tǒng)新入職人員較多且流動性也較大，對企業(yè)規(guī)章制度和辦公室工作沒有完全掌握和適應(yīng)，難以準(zhǔn)確制定科學(xué)、長期、有效的員工系統(tǒng)教育培訓(xùn)計劃，并嚴(yán)格付諸實施落實。我們不僅要重視人員引進(jìn)，更需要重視人員培養(yǎng)和加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培育，面對現(xiàn)在的管理問題和痛點，企業(yè)應(yīng)系統(tǒng)規(guī)劃、科學(xué)謀劃，按照“缺什么補(bǔ)什么”的原則，優(yōu)先解決當(dāng)前急需。

　　(三)工作績效需要提升

　　辦公室不僅要管好“俗事、小事”，還要從中跳出來管“大事”，圍繞企業(yè)中心工作，提高站位，從全面、高端、深度的角度分析問題，對事關(guān)企業(yè)發(fā)展的深層次問題研究、發(fā)展戰(zhàn)略制定、工作督辦等工作深度參與，以優(yōu)秀的管理成果體現(xiàn)管理工作績效。

　　(四)辦公信息化工作滯后于企業(yè)發(fā)展

　　信息化時代，辦公室處于企業(yè)的“信息”中心位置，要確保信息的高效傳遞。企業(yè)OA辦公系統(tǒng)還需要持續(xù)改進(jìn)優(yōu)化，信息集成還沒有徹底實現(xiàn)，條塊式信息填寫、報送還沒有解決，辦公室信息系統(tǒng)還沒有和企業(yè)其他自建系統(tǒng)高度融合。我們應(yīng)當(dāng)及時收集各部門反饋意見和使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，采取統(tǒng)一措施，認(rèn)真加以研究解決。

　　三、提高企業(yè)辦公室行政管理工作水平的策略

　　(一)明確管理目標(biāo)

　　企業(yè)在進(jìn)行辦公室行政工作管理的過程中，首先要明確管理目標(biāo)，確保企業(yè)在管理的過程中，能夠促進(jìn)各項工作進(jìn)行更好的發(fā)展，而且要做好工作人員的管理，需要建立一個完善的規(guī)章制度，約束工作人員的日常工作行為，確保工作人員在工作的過程中能夠提高工作效率，糾正自身的態(tài)度。并且對工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)和工作能力，才能更好的進(jìn)行精細(xì)化管理，才能促進(jìn)各項工作進(jìn)行更好的發(fā)展。

　　(二)創(chuàng)新管理理念

　　企業(yè)在進(jìn)行管理的過程中，需要創(chuàng)新管理理念，需要結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)的管理模式，根據(jù)實際管理現(xiàn)狀對管理工作內(nèi)容進(jìn)行改善和優(yōu)化。而且在進(jìn)行管理工作的過程中，需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)制定一個完善的管理措施，才能更好的進(jìn)行管理工作，并且對各項工作內(nèi)容進(jìn)行梳理。需要建立一個綜合系統(tǒng)，對日常的工作內(nèi)容進(jìn)行實時的管理，才能提高工作質(zhì)量。而且在進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該建立流程化的管理模式，確保各項工作能夠在規(guī)定的時間內(nèi)保質(zhì)保量的完成，才能提高企業(yè)自身的管理水平，在進(jìn)行管理的過程中，才能具備更多的優(yōu)勢。

　　(三)信息化技術(shù)在辦公室行政管理工作中的應(yīng)用

　　隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營中的應(yīng)用越來越廣泛，企業(yè)部門之間的競爭也日趨激烈。要想提升企業(yè)的市場競爭力，必須要積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使企業(yè)能夠走在新時期發(fā)展的前沿。建立科學(xué)合理的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，提高企業(yè)行政管理組織結(jié)構(gòu)的靈活性和有效性，積極掌握企業(yè)的發(fā)展方向，讓相關(guān)的企業(yè)管理人員能夠多方位掌握企業(yè)發(fā)展的相關(guān)信息，能夠根據(jù)市場環(huán)境作出最正確、最科學(xué)的判斷，切實提高行政管理效率。信息化技術(shù)的應(yīng)用還能夠提高文檔管理的效率和質(zhì)量，降低工作人員的工作壓力，促進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理工作順利進(jìn)行。

　　(四)加強(qiáng)辦公室隊伍的建設(shè)

　　在企業(yè)中，辦公室具有獨一無二的地位，它不僅是企業(yè)的服務(wù)中心、信息中心，還能夠協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系，并為企業(yè)制定決策出謀劃策。因此，建立一個綜合素質(zhì)高且充滿人情味的人才隊伍，對于強(qiáng)化辦公室工作效果來說，尤為關(guān)鍵。國企在建設(shè)人才隊伍的過程中，必須要結(jié)合企業(yè)對辦公室工作的實際需要，將辦公室人才隊伍建設(shè)納入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略之中。要堅持以人為本的理念，借鑒現(xiàn)代人力資源管理的思想，實現(xiàn)人性化管理。辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)秉承公平、公正的工作原則，在進(jìn)行工作時，要一視同仁、不偏不倚。在思想上，要誠信待人，加強(qiáng)彼此之間的溝通交流，從而形成互相理解互相信任的局面。在生活上，辦公室工作人員要互相關(guān)心，建立良好的伙伴關(guān)系，將辦公室的風(fēng)采和情感全面展現(xiàn)出來，營造一個充滿向心力和親和力的辦公室氛圍。

　　結(jié)束語：綜上所述，隨著時代的進(jìn)步，社會的發(fā)展，企業(yè)管理需要辦公室發(fā)揮越來越重要的作用，做好辦公室行政管理工作，可以助力企業(yè)更順暢的運轉(zhuǎn)、更有競爭力。只有正視辦公室管理工作的現(xiàn)狀才可以不斷提升管理實效和管理水平，企業(yè)可以根據(jù)各自的管理實際，制訂更加切實有效的提升舉措，推動辦公室行政管理更上臺階，更好的服務(wù)于企業(yè)。

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