機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔動(dòng)因及策略探析

　　摘要：機(jī)關(guān)社交媒體文件是機(jī)關(guān)開(kāi)展其職能活動(dòng)的原始記錄，不僅具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，更是反映社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面的社會(huì)記憶，微時(shí)代下對(duì)機(jī)關(guān)社交媒體文件的歸檔工作刻不容緩。文章從技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境和社會(huì)環(huán)境三方面的變化深刻闡述了機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔的動(dòng)因，并從樹(shù)立歸檔意識(shí)、提升歸檔技術(shù)、培育歸檔人才、創(chuàng)新協(xié)作方式和建設(shè)法治環(huán)境五個(gè)方面提出了當(dāng)前機(jī)關(guān)社交媒體文件的歸檔策略，期望對(duì)之后相關(guān)制度的研究和法律的完善有所幫助。

　　關(guān)鍵詞：社交媒體;機(jī)關(guān)文件;歸檔動(dòng)因;歸檔策略

　　《檔案》(雙月刊)創(chuàng)刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學(xué)會(huì)主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識(shí)、交流經(jīng)驗(yàn)、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。

　　1引言

　　隨著信息化程度不斷加深，以微信、微博、微視頻和客戶端為代表的社交媒體與我們的生活聯(lián)系日益緊密。利用這一工具和平臺(tái)，人們發(fā)表意見(jiàn)和建議，分享經(jīng)驗(yàn)與見(jiàn)解。以“三微一端”為代表的新媒體不僅為黨政機(jī)關(guān)和各級(jí)人民團(tuán)體(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“機(jī)關(guān)”)發(fā)布信息提供了新的路徑，也使機(jī)關(guān)與群眾密切互動(dòng)成為可能。傾聽(tīng)人民的意志，凝聚人民的智慧，解決人民的后顧之憂，這不僅體現(xiàn)了我國(guó)對(duì)公民的尊重，更有利于機(jī)關(guān)鞏固自身公信力。

　　機(jī)關(guān)社交媒體文件作為機(jī)關(guān)開(kāi)展其職能活動(dòng)的原始記錄，既有重要的憑證和參考價(jià)值，又反映了社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面的社會(huì)記憶，微時(shí)代下，歸檔機(jī)關(guān)社交媒體文件勢(shì)在必行。

　　2機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔的動(dòng)因

　　機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄[1]。通過(guò)梳理我國(guó)機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔的相關(guān)政策法規(guī)可以發(fā)現(xiàn)，早在2016年，檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃中就提到，要研究、開(kāi)發(fā)并收集重要Web資源和歸檔社交媒體文件的方法[2]。但是直到2019年，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(國(guó)家檔案局令第13號(hào))的第23條才正式將社交媒體產(chǎn)生的機(jī)關(guān)文件納入機(jī)關(guān)檔案的范圍，即“機(jī)關(guān)檔案包括：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案”[3]。此后，國(guó)家檔案局辦公室于2019年3月向社會(huì)及有關(guān)部門(mén)征求對(duì)《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南》《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》等六個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的意見(jiàn)。由此可見(jiàn)，目前，我國(guó)尚未就機(jī)關(guān)社交媒體文件的歸檔發(fā)布具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范或政策指導(dǎo)方針。然而隨著技術(shù)環(huán)境、政策環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的不斷變化，機(jī)關(guān)社交媒體文件在社會(huì)中扮演著愈加重要的角色，其歸檔問(wèn)題迫在眉睫。

　　2.1技術(shù)環(huán)境的變化：Web2.0時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)

　　社交媒體建立在Web2.0的理念和技術(shù)之上，允許用戶為其內(nèi)容創(chuàng)建和交換一系列基于Internet的應(yīng)用程序[4]，涵蓋了客戶端、微信、微博、微視頻、博客、論壇等。目前，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)已全面進(jìn)入Web2.0時(shí)代，不同主體可以通過(guò)雙向互動(dòng)從而實(shí)現(xiàn)信息共建[5]。社交媒體的開(kāi)放性與互動(dòng)性，為機(jī)關(guān)的宣傳打開(kāi)了新的維度，從信息的單向傳播轉(zhuǎn)向聽(tīng)民意、聚民智的雙向互動(dòng);社交媒體的即時(shí)性，為機(jī)關(guān)的信息公開(kāi)和輿情應(yīng)對(duì)開(kāi)啟了新的窗口，重要事件發(fā)生后，權(quán)威與主流的聲音將通過(guò)社交媒體占領(lǐng)傳播高地。目前，許多機(jī)關(guān)已在社交媒體上開(kāi)設(shè)公共賬戶。“截至2017年底，新浪政府微博賬號(hào)超過(guò)17萬(wàn)，騰訊政府微信公眾號(hào)超過(guò)51萬(wàn)，政府事務(wù)APP超過(guò)1000個(gè)。2017年，僅在新浪微博上，他們就發(fā)出了超過(guò)8000萬(wàn)條信息，總閱讀量為3303億，擁有24.6億粉絲。”[6]也就是說(shuō)，通過(guò)社交媒體平臺(tái)，各級(jí)機(jī)關(guān)都積極與公眾進(jìn)行雙向互動(dòng)和信息互建。機(jī)關(guān)社交媒體文件也應(yīng)運(yùn)而生。

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代，機(jī)關(guān)在社交媒體中產(chǎn)生的與其工作相關(guān)的各種法律、規(guī)定、指示、通知、計(jì)劃、總結(jié)等數(shù)據(jù)總量呈爆炸式增長(zhǎng)，最終作為機(jī)關(guān)社交媒體檔案保存下來(lái)的信息也相應(yīng)激增，僅憑“紙、筆和聰明的頭腦”，已經(jīng)不能分析處理絕大部分的數(shù)據(jù)。同時(shí)，機(jī)關(guān)社交媒體文件種類(lèi)繁多，除去文本、數(shù)字、圖片、音頻、視頻等常規(guī)類(lèi)型外，還涉及超鏈接、二維碼等新類(lèi)型。數(shù)量龐大、種類(lèi)繁雜、邏輯簡(jiǎn)單容易理解的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)比例越來(lái)越少，而非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的總量在2015年已經(jīng)超過(guò)85%，并且其增速是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)增速的兩倍以上[7]。

　　因此，Web2.0和大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，歸檔數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多的機(jī)關(guān)社交媒體文件，必須制定統(tǒng)一的歸檔格式標(biāo)準(zhǔn)，采用專(zhuān)門(mén)的社交媒體文件歸檔軟件，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流。

　　2.2制度環(huán)境的變化：檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃和國(guó)家檔案局第13號(hào)令的頒布實(shí)施

　　2016年4月，國(guó)家檔案局發(fā)布了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，將社交媒體文件的歸檔及管理列為主要任務(wù)和指標(biāo)之一。此前，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)提出，關(guān)于網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件的歸檔范圍，參照2006年12月發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局令第8號(hào))[8]。不難發(fā)現(xiàn)，雖然我國(guó)越來(lái)越重視社交媒體文件的歸檔，也發(fā)布了相關(guān)的規(guī)范、規(guī)章等，但參考的歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)太過(guò)陳舊，無(wú)法處理當(dāng)前數(shù)量龐大、類(lèi)型多樣的社交媒體文件，更無(wú)法對(duì)其歸檔提供更有針對(duì)性的指導(dǎo)。

　　2018年10月，國(guó)家檔案局再次發(fā)布第13號(hào)令，正式將社交媒體檔案納入機(jī)關(guān)檔案的范圍。這無(wú)疑對(duì)機(jī)關(guān)文件的歸檔提出了新的要求：除去傳統(tǒng)的文書(shū)、音像、實(shí)物檔案等，機(jī)關(guān)在社交媒體中形成的與公務(wù)活動(dòng)相關(guān)，對(duì)國(guó)家和整個(gè)社會(huì)有查考、利用及保存價(jià)值的歷史記錄，都將作為機(jī)關(guān)檔案保存下來(lái)。然而，新規(guī)定的頒布并沒(méi)有相關(guān)法律規(guī)范的銜接，直到2019年3月，國(guó)家檔案局辦公室仍在征求有關(guān)部門(mén)對(duì)六個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的意見(jiàn)，如《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南》和《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》。因此，隨著政策環(huán)境的不斷變化，機(jī)關(guān)社交媒體文件相關(guān)的歸檔管理和開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題都必須盡快提上議程。

　　2.3社會(huì)環(huán)境的變化：公眾崛起時(shí)代的到來(lái)

　　2014年5月，中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，提出“規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)。充分發(fā)揮檔案學(xué)會(huì)等社會(huì)組織的作用……支持企業(yè)，社會(huì)組織和個(gè)人依法設(shè)立檔案事業(yè)發(fā)展基金”[9]。可以看出，公眾參與是檔案管理走向檔案治理的必然要求。

　　就社會(huì)集體而言，機(jī)關(guān)社交媒體文件反映了當(dāng)今社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多變化，記錄著社會(huì)發(fā)展的歷史軌跡，理應(yīng)歸檔保存。作為社會(huì)記憶的一部分，機(jī)關(guān)社交媒體檔案不僅使研究人員能夠不斷開(kāi)發(fā)利用這類(lèi)檔案信息資源，了解、梳理國(guó)家機(jī)關(guān)的關(guān)注熱點(diǎn)、政策變化等，而且有利于學(xué)界更加全面研究國(guó)家的立法過(guò)程、社會(huì)流行熱點(diǎn)演變等現(xiàn)實(shí)變遷問(wèn)題。

　　就公民個(gè)人而言，新時(shí)代下，公眾不再是“看客”，他們是機(jī)關(guān)社交媒體文件的互動(dòng)群體和受眾，生產(chǎn)和提供機(jī)關(guān)社交媒體文件信息資源。公眾參與和監(jiān)督對(duì)于變革機(jī)關(guān)社交媒體文件的歸檔管理方式至關(guān)重要。機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔工作，不僅涉及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商的技術(shù)存儲(chǔ)問(wèn)題，還涉及公眾參與互動(dòng)、信息不間斷動(dòng)態(tài)增長(zhǎng)的問(wèn)題。因此，機(jī)關(guān)社交媒體文件的歸檔工作，必須發(fā)揮公眾的智慧，多方協(xié)作，支持機(jī)關(guān)社交媒體文件的歸檔、保存管理和開(kāi)發(fā)利用。

　　3機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔策略

　　鑒于當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔工作存在歸檔技術(shù)落后、政策銜接不到位、標(biāo)準(zhǔn)不一致等問(wèn)題，筆者從樹(shù)立歸檔意識(shí)、提升歸檔技術(shù)、培育歸檔人才、創(chuàng)新協(xié)作方式和建設(shè)法治環(huán)境五方面，對(duì)機(jī)關(guān)社交媒體文件的歸檔工作提出如下策略。

　　3.1樹(shù)立“記憶自覺(jué)”意識(shí)是先導(dǎo)

　　正確的意識(shí)對(duì)于促進(jìn)客觀事物發(fā)展并引導(dǎo)人們實(shí)踐至關(guān)重要。只有意識(shí)到機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔的重要性，樹(shù)立“記憶自覺(jué)”意識(shí)，才能為其歸檔工作做好準(zhǔn)備。

　　一方面，各級(jí)機(jī)關(guān)要積極樹(shù)立“記憶自覺(jué)”意識(shí)。首先，要不斷強(qiáng)調(diào)社交媒體文件的歸檔意義，讓機(jī)關(guān)工作者認(rèn)識(shí)到社交媒體檔案的價(jià)值，領(lǐng)悟到機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔的必要。其次，檔案部門(mén)等記憶機(jī)構(gòu)可與各級(jí)機(jī)關(guān)展開(kāi)合作，在如何歸檔機(jī)關(guān)社交媒體文件方面展開(kāi)相關(guān)的培訓(xùn)教育，“加強(qiáng)一線負(fù)責(zé)人的歸檔意識(shí)，改進(jìn)工作人員的操作方式”[10]。

　　另一方面，各級(jí)機(jī)關(guān)要主動(dòng)幫助社會(huì)公眾樹(shù)立“記憶自覺(jué)”意識(shí)。例如在機(jī)關(guān)檔案工作者的指導(dǎo)下，招募選拔部分社會(huì)志愿者進(jìn)行社交媒體文件歸檔實(shí)踐，以多元化的方式展現(xiàn)機(jī)關(guān)社交媒體檔案的價(jià)值，幫助社會(huì)公眾樹(shù)立“記憶自覺(jué)”意識(shí)，同時(shí)增強(qiáng)社會(huì)公眾對(duì)機(jī)關(guān)的信任，方便之后開(kāi)展高效便民的機(jī)關(guān)工作，與公眾共建共享社會(huì)記憶等。

　　3.2提升機(jī)關(guān)社交媒體文件歸檔技術(shù)是前提

　　社交媒體文件的捕獲和歸檔方式，目前包括“直接存檔、網(wǎng)絡(luò)鏈接存檔、內(nèi)容尋址存檔等”[11]。一般來(lái)說(shuō)，“社交媒體捕獲歸檔工具應(yīng)考慮其爬取內(nèi)容的限制，抓取的頻率，抓取的質(zhì)量，抓取內(nèi)容的輸出格式和存儲(chǔ)位置，捕獲數(shù)據(jù)的分析和檢索，兼容性，通用性，安全性等特點(diǎn)”[12]。

　　根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)，歸檔機(jī)關(guān)社交媒體文件的過(guò)程大致如圖1所示。機(jī)關(guān)社交媒體文件形成后，經(jīng)過(guò)一定時(shí)間的轉(zhuǎn)發(fā)、評(píng)論、回復(fù)等信息傳播活動(dòng)后，依照社交媒體文件歸檔范圍和保管期限的規(guī)定進(jìn)行價(jià)值鑒定，將不歸檔的信息直接過(guò)濾，對(duì)于需要?dú)w檔的元數(shù)據(jù)信息，依據(jù)統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，再導(dǎo)入至機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)。“然后，系統(tǒng)根據(jù)元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，確定文件檔號(hào)并對(duì)信息進(jìn)行著錄，完成上述步驟后進(jìn)行數(shù)字簽名。最后，對(duì)信息的真實(shí)性，可靠性，完整性和可用性檢測(cè)后，再保存信息。”