供熱企業工程建設檔案管理工作措施

　　供熱工程檔案是供熱企業在工程建設過程中不可或缺的一項重要工作，涉及到工程建設的方方面面，本文根據當前供熱企業的現狀，有針對性地提出了相應的建議和措施。

　　《施工企業管理》面向全國廣大工程建設施工企業，是唯一反映施工企業管理的專業雜志,為宵刊號本刊宗旨是宣傳黨和國家有關工程建設施工的方針政策、法律法規,探討施工管理理論,介紹建設施工企業深化改革、加強管理過程中的新問題、新思想、新方法和新經驗,傳遞國內外各類最新建設信息,推動建設施工企業的管理現代化。

　　供熱工程建設檔案管理是供熱企業在管網、鍋爐等供熱工程前期準備、工程實施、竣工驗收等各個階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，對工程質量起著監督和驗證的作用。

　　供熱工程建設檔案點多面廣，資料分散，收集填寫及整編都存在一定的困難，因此，科學地進行檔案管理，多層次、多方位、多形式向供熱企業和社會提供可利用資料，是實現供熱工程建設檔案自身價值的重要途徑，也是檔案工作的根本目的。

　　一、供熱工程建設檔案資料的特點

　　一般供熱工程建設項目投資大、周期長、環節多，所形成的檔案有以下特點:一是檔案資料數量大、種類多。供熱工程建設是一項復雜的系統工程，從項目立項、核準到開工、建設和項目竣工，周期較長，期間所產生的文件包括勘測設計、招標投標、土木工程、設備安裝、管網敷設等資料，形成數量巨大、種類繁多的供熱工程建設檔案。二是檔案資料綜合性強。供熱工程建設涉及牽涉到水、電、消防、市政、生態環境、土木工程及土地征用等各個方面，使形成的供熱工程建設檔案綜合性高、專業性強。三是檔案資料保存價值高。供熱工程建設檔案產生于供熱工程項目建設的參建各方，涉及到質量評定、階段驗收和竣工驗收以及日常管理中不可替代的重要依據，也是在工程建成后進行運行、維護管理期間不可缺少的參考資料。

　　二、供熱工程建設檔案管理存在的問題

　　1、檔案管理的意識不強，各項規章制度執行不到位

　　當前，由于企業及施工各方對檔案意識相當薄弱，檔案管理人員對形成的原始資料不注意及時存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱工程建設檔案管理規章制度不健全，實施細則未及時跟上，缺乏完善的約束機制，造成執行不到位，而供熱工程建設一般牽扯多方，且各自相互獨立，容易出現檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現象。

　　2、檔案管理人員配備不足且素質不高

　　檔案管理的前提是人才管理，要想提高工程檔案質量，要求檔案管理人員具有較強的專業知識，而一些小型供熱企業和施工單位往往只重視供熱工程項目的經濟效益，而對供熱工程建設檔案管理不重視，配備的檔案人員少，而且從事工程項目資料管理的人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，他們身兼數職、不穩定，又不了解其專業知識、工作程序、行業標準，對檔案資料的收集、整理、歸檔等環節不規范、不標準，使檔案不能真正反映建設項目的實際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。

　　3、檔案歸檔不及時且質量不高

　　有的供熱工程建設長達數年,其中征地、環境保護批復等重要文件辦理周期較長，而檔案文件的收集整理工作又具有持續性、階段性和成套性，部分供熱企業對重點供熱工程建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管，檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔，遠遠滯后于工程建設的進度。一些鍋爐、管網等工程項目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符;數據誤差時有發生，相關責任人審核簽署時經常漏缺不全，有些工程圖紙編制不規范、標識不統一，極易導致竣工圖出現誤差和失實。等到工程項目完工后需辦理竣工驗收手續時，又重新組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料，而此時由于周期過長，致使檔案資料的真實性、完整性、準確性受到影響。

　　三、對供熱工程建設檔案管理的建議

　　1、加大宣傳和培訓力度，增強檔案意識

　　為了實現供熱工程建設檔案的有序管理，增強企業檔案意識，要進一步加強工程檔案宣傳培訓，將相關制度、歸檔文件范圍、分類標準、整理流程到各個參建單位，并進行有針對性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準確，提高他們做好供熱工程建設檔案管理的自覺性和責任感，及時將工程建設過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。

　　2、強化管理、完善標準，不斷建立健全供熱工程檔案管理制度

　　加強對檔案工作的集中統一管理是供熱工程檔案完整規范的重要保證，為此應根據國家及行業的有關法律法規，結合供熱工程建設情況，不斷建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都做出明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循。同時應成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，將檔案管理工作納入工程建設目標管理,并將其納入有關部門的職責范圍，明確責任指標，嚴格考核，確保工程檔案的規范性和完整性。

　　3、加大監管力度，及時搜集檔案

　　為實現工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、準確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關工作，使其滲透于工程建設各階段、各環節中。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，跟蹤提供業務指導，確保工程竣工后的竣工圖、竣工驗收材料及施工期間的工程檔案資料準確齊全，嚴格把好施工中形成的所有工程資料的質量關，尤其是工程的關鍵部位、隱蔽工程等檔案資料，必須給予適時的檢查和指導，發現問題及時解決。

　　4、加快供熱工程檔案信息化步伐，不斷提高供熱工程檔案科學化、現代化管理水平

　　隨著科學技術的不斷發展，電子檔案逐漸普及，這為工程檔案的科學化、現代化管理提供了良好的條件，檔案工作不再局限于紙質，而是通過一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印,又能準確快速地進行數據審核、轉儲、查詢、統計等操作的檔案管理軟件實現，這給檔案工作帶來了巨大的挑戰，為了應對挑戰，要求檔案管理人員必須熟練掌握檔案管理軟件的應用技術，加快紙質檔案信息的錄入速度，能夠及時準確、完整系統地把檔案資料電子化，建成檔案目錄系統數據庫，實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，實現檔案信息資源共享，為供熱工程建設服務。

　　因此必須把供熱工程檔案工作納入科學化、規范化的管理軌道，全面規范企業檔案工作，提高現代化管理水平，為建設一流的供熱工程項目提供檔案方面的保證。