如何做好公路工程竣工文件的編制歸檔工作

　　摘 要：隨著我國基礎(chǔ)建設(shè)的發(fā)展，公路工程也得到了快速的發(fā)展，竣工資料是公路工程竣工驗收的重要憑證，也對公路工程竣工后改建、擴建、投入運營、資料查閱等方面提供著非常重要的參考依據(jù)。要做好竣工文件的立卷歸檔工作，就要從工程立項審批到項目實施建設(shè)、再到竣工驗收投入運營等階段做好每一環(huán)節(jié)的資料的編制整理。本文主要對公路工程竣工文件及工程檔案歸檔工作進行研討總結(jié)，對公路檔案形成提出淺顯的建議。

　　關(guān)鍵詞：公路工程;竣工文件;編制歸檔

　　《中國公路學(xué)報》(EiCompendex收錄，月刊，ISSN1001-7372，CN61-1313/U)是由中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會主管，中國公路學(xué)會主辦，長安大學(xué)承辦的公路交通行業(yè)最權(quán)威的學(xué)術(shù)性刊物。

　　0 引言

　　公路工程竣工資料是公路工程建設(shè)施工的重要組成部分，也是客觀、真實評價工程建設(shè)質(zhì)量和建設(shè)內(nèi)容的核心，對于公路建設(shè)各參建單位來說，竣工資料的收集、編制、整理、歸檔、移交等程序是一個項相當(dāng)繁雜和系統(tǒng)的工作。因此，要做好公路工程竣工檔案編制歸檔工作是不斷完善公路工程項目建設(shè)項目基建程序的必要前提，也是客觀反映項目管理水平和驗收評定的重要內(nèi)容，對建設(shè)工程的完整性、系統(tǒng)性、科學(xué)性將有著深遠(yuǎn)的影響。

　　1 公路工程竣工文件的內(nèi)容

　　公路項目竣工檔案收集整理的主要內(nèi)容包括：項目綜合文件主要含交竣工階段驗收文件、工程立項、審批、招投標(biāo)、合同管理、征地拆遷及工程管理資料，竣工決算和審計文件，科研資料等;監(jiān)理資料主要包括監(jiān)理規(guī)劃、實施細(xì)則、質(zhì)量管理措施及來往文件、監(jiān)理抽檢資料、建立總結(jié)評價等;施工資料主要包含施工技術(shù)管理資料、質(zhì)量控制資料、質(zhì)量驗收資料、竣工圖紙等建設(shè)過程中形成的一系列文件。

　　2 公路竣工檔案的特點

　　2.1 資料形成周期較長，參與單位多

　　公路建設(shè)從開工建設(shè)到投入運營時期較長，一般至少需要三年到五年的時間，而竣工文件是隨著工程建設(shè)活動形成的，周期相對也較長。如：前期項目立項審批文件，到勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工，再到竣工、驗收評價、投入運營等，前后建設(shè)周期內(nèi)形成一整套具有交通主管行業(yè)部門及建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、養(yǎng)護、運營等多個單位參與的資料組成。

　　2.2 整體性

　　竣工文件歸檔整理形成具有整體性的特點，由不同的單位在建設(shè)過程中不斷地進行資料的整理歸檔，從而組成一個較有整體的竣工文件，這些文件材料記錄和反映了不同階段的公路建設(shè)項目活動的過程，也是客觀反映建設(shè)工程質(zhì)量和工作質(zhì)量狀況的重要依據(jù)，是評定質(zhì)量等級和竣工驗收的基礎(chǔ)，項目建設(shè)工作程序與專業(yè)內(nèi)容相互連接，各類文件的組卷形成又是一個密不可分的整體。

　　2.3 綜合性

　　公路工程竣工文件有建設(shè)前期有行業(yè)主管部門下發(fā)項目立項審批文件，建設(shè)業(yè)主招投標(biāo)資料，參建單位的質(zhì)量、安全、進度、合同方面的管理文件，而且還有監(jiān)理、施工等方面的專業(yè)技術(shù)文件和質(zhì)量檢驗材料，同時還有沿線征遷、環(huán)保等政府部門形成的文件，從資料形成內(nèi)容上又具有綜合性。

　　2.4 系統(tǒng)性

　　資料歸檔涉及到工程的特點、工序的先后、質(zhì)量控制的內(nèi)容等，以及具體的資料分類方法，分卷歸檔，分級目錄，科學(xué)組卷等系統(tǒng)性的要求，這就要求在歸檔整理過程中有明確分工、分類，系統(tǒng)的管理成型。

　　3 如何做好公路工程竣工文件的編制歸檔工作

　　3.1 文件材料的初始形成

　　文件材料要記錄真實、與建設(shè)期同步開展，記錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容要與《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》的檢驗頻率和質(zhì)量要求;文件材料形成的初始資料嚴(yán)格按照通用的表格規(guī)范填寫;文件時效要與工程形象進度統(tǒng)計、工作量完成情況一致，做到工程資料能真實的反映工程的實際施工情況。竣工圖編制規(guī)范，要和圖物相符。

　　3.2 竣工文件的收集管理

　　3.2.1 重視檔案收集整理

　　加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計劃，檔案主管部門和建設(shè)單位、從業(yè)單位從開始就要重視檔案管理工作，加強和提升檔案管理人員整行業(yè)水平，做好階段性的培訓(xùn)，為檔案管理工作順利完成奠定基礎(chǔ)。

　　3.2.2 建立科學(xué)的文檔管理制度

　　隨著今年電子科技的快速發(fā)展，文件資料原有的管理模式較為落后，建立科學(xué)的檔案管理勢在必行，檔案主管部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則對公路工程從業(yè)單位的竣工資料編制出臺系統(tǒng)的指導(dǎo)意見，主要在資料的形成過程管理、技術(shù)檔案的電子化管理、檔案移交、借閱管理等方面建立完善相應(yīng)的管理制度，提高檔案管理有效、完整、準(zhǔn)確。

　　3.2.3 注重建設(shè)期間文件資料歸檔指導(dǎo)和抽查

　　公路工程項目業(yè)主作為檔案管理的初級單位，應(yīng)積極參與項目準(zhǔn)備階段、實施階段、收尾階段形成的管理性文件，并建立檔案抽查和監(jiān)督機制，對管理性文件按照重要程度排序，對技術(shù)文件管理依據(jù)、施工記錄、檢測實驗、評定、證明順利排列，對設(shè)備材料按照依據(jù)、設(shè)備驗收、安裝調(diào)試、設(shè)備運行等排序等，并在建設(shè)過程中不斷的抽查和完善，確保歸檔資料一次成型，避免重復(fù)工作。

　　3.2.4 建立文件材料收集系統(tǒng)

　　檔案的系統(tǒng)性是指按其形成周期、形成規(guī)律、形成部門等，依據(jù)立卷歸檔的劃分，科學(xué)分類，合理組卷，對于裝訂的厚度、封面、卷內(nèi)文件、標(biāo)題和備查表等要編寫清晰規(guī)范，便于后期建檔查閱。

　　3.3 制定科學(xué)合理的編制方法

　　竣工文檔的編制，要結(jié)合各項目實際情況，明確求分工和職責(zé)，要在項目準(zhǔn)備階段制定詳細(xì)的分工計劃，成立專人負(fù)責(zé)。竣工文件資料要清晰準(zhǔn)確、真實;對竣工文件組卷中卷、冊、分冊、本冊的編制內(nèi)容要做出明確的要求;對數(shù)據(jù)字體填寫，竣工圖圖框和圖紙尺寸、裝訂要求，保存年限和厚度等規(guī)定具體要求;對封面的填寫格式、案卷名稱提取、檔案的組卷明確要求。以避免在資料歸檔中要求不清、不細(xì)造成重復(fù)工作。

　　3.4 切實做好竣工文件檔案的保管工作

　　建立檔案查閱、借閱、復(fù)印登記制度，所有形成的工程檔案要歸入檔案室，檔案管理人員按照柜號、檔案盒號及時登記，做好入框上架、科學(xué)排列，建立檔案的電子查詢系統(tǒng)，便于查找。檔案室要做好清潔、整潔工作，要定對檔案室進行移交后檔案的入檔工作，定期期檢查、經(jīng)常核對文件檔案借閱和歸還情況，及時發(fā)現(xiàn)存在的不足，做到檔案管理實時更新，提高管理水平和工作效率。

　　3.5 對竣工檔案管理人員進行相關(guān)培訓(xùn)

　　開展檔案培訓(xùn)的目的，就是把理論知識、系統(tǒng)規(guī)范用于實踐，也是當(dāng)前應(yīng)面對和解決的首要問題，也是今后檔案管理的重中之重。只有通過系統(tǒng)性的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合水平，對建設(shè)中形成的檔案有條理的分類，才能保證竣工文件資料準(zhǔn)確、有效的收集整理和利用。

　　4 結(jié)語

　　公路工程竣工文件是是工程建設(shè)過程中不可或缺主要內(nèi)容，檔案管理也是近年建設(shè)項目中要求較多、不斷完善的主要工作。提升竣工檔案的管理水平，能夠完善建設(shè)項目過程中涉前期審批，實施過程中質(zhì)量、進度、安全、合同管理、評定，后期運營、養(yǎng)護等多方面的不足，奠定建設(shè)工程的基礎(chǔ)。

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