企業(yè)歸檔文件整理實(shí)踐與思考探討

　　自我國檔案局在實(shí)行《歸檔文件整理規(guī)則》后，各個(gè)企業(yè)加大力度開始對歸檔文件進(jìn)行整理，并大大的提高了其工作效率。但是在實(shí)際操作中，還需要對細(xì)節(jié)進(jìn)行進(jìn)一步的思考。文章將以企業(yè)為背景，在歸檔文件整理實(shí)踐中，將不利于實(shí)際工作的地方進(jìn)行改進(jìn)。

　　《檔案春秋》雜志由上海市檔案局主管、上海市檔案館主辦，是一本以豐富的檔案信息資源為依托，以滿足廣大人民群眾對檔案信息的知情權(quán)為服務(wù)宗旨，充分展示檔案與社會(huì)、歷史、人生密切聯(lián)系的綜合性檔案文化月刊。面向所有關(guān)注檔案文化、偏愛人文歷史、眷顧上海萬象、肯備初中以上文化程度的檔案工作者及社會(huì)人士。同時(shí)歡迎各界方家踴躍賜稿。

　　0 前 言

　　在《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)后，各企業(yè)在具體實(shí)施中，工作效率明顯提高，但是還存在一些問題，并不利于實(shí)際工作的實(shí)施。下文將對我國企業(yè)歸檔文件整理實(shí)踐進(jìn)行探討，進(jìn)而推進(jìn)我國企業(yè)檔案工作的進(jìn)程。

　　1 歸檔文件合并問題

　　一些企業(yè)在合并問題中，對于歸檔文件的合并將請示與批復(fù)、問函與復(fù)函以及報(bào)告與批示作為一類，在歸檔文件整理實(shí)際工作中，將其這樣合并并不合理，一旦將此類文書作為一件，在錄入檔案管理系統(tǒng)或者在填入歸檔文件目錄過程中，只等錄入批示件的相關(guān)信息，不能將報(bào)告件信息進(jìn)行錄入，通過系統(tǒng)進(jìn)行檢索時(shí)，也檢索不到相關(guān)的報(bào)告信息，這便給檔案檢索工作帶來了一定的問題。因此，在檔案文件進(jìn)行合并時(shí)，遇到以上情況，可以按照兩件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。

　　還有一些企業(yè)將轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件視為一件，這樣會(huì)導(dǎo)致在文件被轉(zhuǎn)發(fā)過程中，轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題很多時(shí)候只能顯示被轉(zhuǎn)發(fā)文件的部分標(biāo)題信息，并不能將被轉(zhuǎn)發(fā)文件的所有信息顯示出來。如果不錄入被轉(zhuǎn)發(fā)文件的的全部信息，一些企業(yè)不具備檔案計(jì)算機(jī)全文檢索功能，就無法查找被轉(zhuǎn)發(fā)文件。如果將轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件視為兩件，不僅能夠檔案管理工作的效率，更能確保工作的質(zhì)量。

　　2 歸檔章增加頁數(shù)

　　很多企業(yè)在根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的標(biāo)準(zhǔn)下，在歸檔章中設(shè)置保管期限、年度、全宗號、機(jī)構(gòu)等相關(guān)的項(xiàng)目要求，但是在要求中并沒有增加頁數(shù)這一項(xiàng)目，很多企業(yè)在歸檔文件整理中，進(jìn)而也沒有增加頁數(shù)這一項(xiàng)。但是在歸檔文件的目錄中增加頁數(shù)，然后相關(guān)工作人員在每頁文件的結(jié)尾處標(biāo)上相應(yīng)的頁數(shù)，進(jìn)行打印目錄或是將錄入檔案管理軟件系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的頁數(shù)，雖然在一定程度上將問題解決了，但是這樣會(huì)浪費(fèi)很多的時(shí)間，在錄入系統(tǒng)中還要不斷的去翻看，因此，在歸檔章中則設(shè)置頁數(shù)項(xiàng)目，填入歸檔章直接將頁數(shù)錄入，這樣有利于歸檔文件的整理以及查找。

　　3 填寫歸檔章時(shí)使用鉛筆

　　有些企業(yè)在歸檔文件整理中，錄入歸檔章相關(guān)信息時(shí)要求工作人員要使用碳素墨水以及能夠保護(hù)好檔案信息的筆，禁止工作人員使用鉛筆、圓珠筆等不能對信息材料進(jìn)行保護(hù)較長時(shí)間進(jìn)行填寫，但是對于歸檔文件的整理，在實(shí)際工作中填寫歸檔章，不需要對使用何種筆有具體的規(guī)定。

　　工作人員在實(shí)際工作中，整理歸檔章相關(guān)文件過程中，常常會(huì)犯一些小的錯(cuò)誤，如件號編錯(cuò)、類別分錯(cuò)、相關(guān)內(nèi)容填錯(cuò)、文件漏編等現(xiàn)象，如果工作人員使用碳素筆或是耐久性的筆進(jìn)行填寫時(shí)，一旦出現(xiàn)以上錯(cuò)誤，便很難進(jìn)行更改信息，歸檔章是在進(jìn)行檔案管理工作中增加的，實(shí)質(zhì)上并不符合檔案的構(gòu)成。添加相關(guān)要求的主要目的是便于進(jìn)行檔案的查找，進(jìn)行有關(guān)信息的標(biāo)記，只是對相關(guān)文件歸檔后進(jìn)行檔案管理時(shí)后期加工，因此，歸檔章不需要像檔案材料信息一樣去滿足檔案保護(hù)要求的相關(guān)字跡規(guī)定來書寫材料，工作人員在編寫頁碼時(shí)使用鉛筆目的是一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤可以隨時(shí)進(jìn)行修改，所以，在書寫歸黨章內(nèi)容中比較適合使用鉛筆。

　　4 二套檔案不適合裝訂成冊

　　很多企業(yè)將歸檔文件實(shí)施兩套制度。一套是根據(jù)文件級別進(jìn)行整理，一套是按照不同的發(fā)文字號進(jìn)行整理，加上封皮、歸檔文件相應(yīng)目錄以及備考表裝訂為發(fā)文匯集。相關(guān)檔案將“卷”修改為“件”，文書檔案修改為“件”無論是在整理上，還是在后期的提供查找方面，都比以往的“卷”具有更多的優(yōu)點(diǎn)，更加符合現(xiàn)代化的企業(yè)管理。在實(shí)行“卷”的過程中，很多企業(yè)都會(huì)出現(xiàn)較多的問題。因此，我國檔案局根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，出臺(tái)了相關(guān)的歸檔文件整理規(guī)則，將文書檔案進(jìn)行立卷改革為“件”。

　　企業(yè)歸檔文件整理工作人員在實(shí)際工作中，第二套檔案的使用相比于第一套檔案的使用率要高，一方面是由于很多使用者來查看歸檔文件時(shí)可以直接提供文件的相關(guān)文號或是標(biāo)題、年度等相關(guān)信息，這些信息能夠快速從二套文件中查找出來;另一方面如果二套文件不能提供以上信息，檔案工作人員也能夠利用檢索程序搜出相應(yīng)的文號信息，工作人員會(huì)在保護(hù)一套檔案文件的基礎(chǔ)上，為使用者提供二套文件來使用;最后，很多企業(yè)對檔案的利用大多都是以單份檔案文件使用，很少出現(xiàn)需要查找一個(gè)發(fā)文單位中的所有檔案文件。如果將二套檔案文件裝冊，不僅沒有倡導(dǎo)檔案局將“卷”改為“件”的制度，更不利于檔案文件的復(fù)印以及使用。因此，希望企業(yè)在進(jìn)行歸檔文件整理過程中，將二套檔案文件像一套檔案文件一樣，都是以“件”的形式進(jìn)行整理。

　　5 文件排列、裝盒問題

　　在企業(yè)歸檔文件整理中，將歸檔文件進(jìn)行排列，是在分類方案中的最低一級的項(xiàng)目中，按一定的事情緣由結(jié)合一定的時(shí)間，再根據(jù)重要程度進(jìn)行排列。上級文件主要排列在本級檔案文件之前，下級文件主要排列在文件之后，在將檔案文件進(jìn)行裝盒過程中，要將上下級文件分開。

　　企業(yè)依照上述規(guī)定進(jìn)行文件的排列，存在著一定的矛盾，并不利于工作人員的實(shí)際操作。如果按照檔案文件的事情緣由結(jié)合一定的時(shí)間、以及根據(jù)重要的程度進(jìn)行排列，就要注重檔案文件要先按照問題進(jìn)行排列，對于同一類別的文件，很容易會(huì)涉及到上級、本級、下級。例如，下級單位針對某一問題對上級單位進(jìn)行請示，下級單位則需要出示一份請示報(bào)告，然后以本級單位的名義再向上級單位進(jìn)行請示，最后才會(huì)由上級單位進(jìn)行相關(guān)批復(fù)，針對這一情況，就無法實(shí)現(xiàn)上級文件主要排列在本級檔案文件之前，下級文件主要排列在文件之后;要根據(jù)檔案文件的來源進(jìn)行排列，就忽略了檔案之間事情緣由的關(guān)聯(lián)。因此，方便使用者對檔案的查找，企業(yè)可以將歸檔文件排列、裝盒中可以根據(jù)問題進(jìn)行。

　　6 結(jié) 語

　　各個(gè)企業(yè)能夠有效的實(shí)施歸檔文件整理的相關(guān)規(guī)則，可以在一定程度上提高企業(yè)歸檔文件的管理水平，對于本企業(yè)檔案文件的整理、保護(hù)、使用提供了有效的保障。

　　主要參考文獻(xiàn)

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