有關電力檔案數字化的探討

　　檔案數字化是指把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。作者根據在電力檔案數字化中的實踐與思考,結合自己多年的工作經驗，探討電力檔案數字化中存在的問題與傳統檔案的對比。為現代電力系統檔案提供一些思路與借鑒。

　　《科技檔案》(季刊)創刊于1991年，由安徽省科技檔案館主辦。本刊致力于宣傳科技進步和檔案工作，以加強科技檔案業務建設，開發科技檔案信息資源，服務于經濟建設為方向，開展理論研究，普及專業知識，交流工作經驗，注重專業性、知識性、信息性為一體。

　　二、傳統檔案管理的弊端

　　檔案一般由載體與內容兩個部分組成。檔案工作本質上是數字化工作。傳統的檔案工作是連同載體的檔案數字化工作,是局限于以全宗為原則的,以機構、年代、專題等為單元的狹隘范疇內的檔案管理;其整理編目是通過在全宗范圍內,按分類大綱進行分類→組成案卷→編制檢索目錄等過程來實現的;檔案利用服務則是根據“編目”提供卷、件為單位的原件。由此可見,傳統的檔案管理工作相當繁瑣,而能提供的檔案信息范圍卻很小(自己的全宗域內),且借閱利用必須到檔案室才能進行,又只能局限于一個人利用,還會給原件造成損壞等。顯然,傳統的檔案管理模式,使得檔案工作低效、繁忙,且檔案原件的安全性得不到可靠的保障。

　　三、檔案數字化的優勢

　　檔案數字化與檔案管理是兩個緊密相連的不同工作階段。檔案管理是檔案數字化的工作的基礎和前提條件;檔案數字化是檔案管理的深入和延伸。檔案數字化主要是指脫離載體的檔案內容的管理,它沖破了傳統檔案管理的全宗、年代、機構等的限制,是廣域的檔案數字化;檔案的編目可按需要在各類案卷、文件中,尋求同類信息的組合,并打印輸出;文件材料可實行不立卷歸檔,使檔案人員能從繁重的文件材料的分類、組卷、編目工作中解放出來,而把大量的精力投入到檔案的開發利用中去;檔案的服務利用是通過計算機網絡提供電子文件。由此可見,檔案數字化是實現從網上收集并提供利用檔案信息的現代化檔案管理。這種現代化檔案管理為檔案信息的利用開辟了最廣闊的前景,是最優的檔案管理模式。

　　四、建章立制明確責任,確保電子文檔的完整歸檔

　　首先,按電力企業工作流程,明確不同專業電子文件歸檔責任人,其次,明確網絡管理員為電力企業電子文件在線管理負責人;建立電子文件數據庫,分門別類在線管理歸檔的電子文件,并隨時提供在線服務;對歸檔的電子文件隨時予以拷貝脫機保存,防止因誤操作等原因引起電子文件的丟失。第三,明確電力企業檔案室負責人為本單位電子文件監管及脫機保管負責人,建立文件登記制度。

　　電力企業電子文件材料歸檔要求的變化,要求其檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。

　　五、檔案整理工作

　　檔案整理工作主要包括檔案鑒定和檔號整理兩部分。檔案鑒定:先鑒定再數字化,這是進行檔案數字化工作之前必需做的工作。首先對檔案室室藏擬掃描的紙質檔案進行檢查和統計,做到心中有數。對一些保管期限劃分不合理的,要進行個別調整。其次,確定永久、長期保存的檔案進行數字化掃描,短期保存的檔案不掃描,但是近10年檔案室保存的短期檔案,為了利用方便還是有選擇地進行掃描。檔號編制:搞好檔號編制,固定檔案位置,為開展檔案數字化工作奠定堅實基礎。電力企業檔號編制是:一年為一個目錄號,一年內的檔案案卷號編制采用大流水號,不允許重號;每一卷檔案卷內頁號也不允許存在重復、漏號現象,否則,檔號不固定、不標準,檔案數據庫就無法建立。

　　電力系統檔案數字化建設的核心是建設檔案信息數據庫,并通過網絡平臺進行信息傳遞和信息交流。檔案信息數字化后以數據形式集合成數據庫,檔案信息組織形式就發生了本質上的變化,從原先紙張上順序的、線形的方式轉變為在計算機上的、直接的、網狀的方式,索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構,依賴先進的智能化數字化技術,以人工語言或自然語言進行搜索,為用戶提供方便、高效的服務。

　　建立學習型組織,培養造就知識型人才。數字檔案管理對檔案管理工作者提出了新的要求,目前檔案館管理者的素質與檔案數字化發展的要求還有較大的差距,迫切需要培養一批既有檔案專業知識,又有較好計算機信息技術能力的復合型人才。檔案管理部門應為檔案管理人員制定中長期培養目標和年度學習計劃,圍繞現代化檔案管理的目標,通過業務培訓、學術交流、組織參觀考察等多種形式,為檔案管理者提供多種學習機會。通過經常的、堅持不懈的努力,提高檔案管理工作人員的文化層次和業務水平,使之成為具有創新能力的知識型人才,以適應檔案管理數字化發展的要求。

　　六、數據檔案的安全管理

　　電力系統數據檔案的安全問題,是指為了防止數據版本被修改、硬件設備意外損壞、存貯介質老化失效、自然災害造成的數據丟失、損壞等情況的發生,通常情況下,我們可采取下述防范措施,即物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。防火墻技術是實現內外網的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經濟的也是很有效的措施之一。防火墻通過設置安全策略,控制(允許、拒絕、檢測)出入網絡的數據包,本身具有較強的抗攻擊能力,可以限制未被授權的用戶進入內部網絡,過濾掉不安全的數據包。防止入侵者接近本系統的防御設施,限定內部網絡用戶訪問特殊站點,保證整個網絡系統的安全運行。

　　因此,堅持電力系統檔案數字化建設的安全保密原則是一項綜合性的系統工程,對于數字化后

　　的檔案要防止在網上隨意傳播利用,必須根據網絡環境下開展檔案信息服務的特點,采取切實可行的安全防范措施和手段,如采用信息加密、防火墻控制、訪問控制、數據備份等,為檔案數字化建設提供技術防范依據和管理保障,構筑起檔案數字化的安全防護體系。

　　七、檔案數字化管理建設實施策略

　　一要確定電力系統的檔案數字化管理的目標,以確立系統的檔案數字化建設的導向,使檔案數字化建設順利開展。

　　二要制定檔案數字化管理的政策與規范。因為檔案數字化需要很強的通用性,所以,在實施檔案數字化過程中,必須合乎其政策與規范,使檔案管理數字化建設不會陷入站點間不能聯網、數據不能共享等困境。

　　三要在系統內建成檔案工作信息系統需要的通信網絡體系。在電力系統內各單位建立站點,形成系統檔案信息系統通訊網絡體系,創造電力系統檔案數字化的通訊環境。

　　四要實現單點的檔案管理數字化,為全系統實現檔案管理數字化奠定基礎:

　　八、結語

　　電力系統檔案數字化工作是一項高科技、高投入的工作,不僅需要有檔案專業知識的人才,同

　　時也需要懂管理、有創造力的管理人才,而且還需要專業技術人才。目前檔案管理工作者的知識結構遠遠達不到這個要求,這也成為數字化工作中的一個障礙。在進行數字化工作前要加強對檔案工作者的培訓,要能夠熟練掌握硬件設備的操作以及簡單的維護工作,只有這樣,才能順利完成電力系統檔案數字化工作。緊跟數字化檔案，不斷探索才能不斷解決數字化供電系統檔案中出現的新問題，最終實現真正意義上的數字化檔案。