區(qū)域性開放檔案數(shù)字資源共享問題的思考

　　摘要：針對新型冠狀病毒性肺炎疫情爆發(fā)期間各地國家綜合檔案館針對開放檔案利用的應對情況，本文研究了國內各省市開展區(qū)域性開放檔案數(shù)字資源共享的現(xiàn)狀，分析了區(qū)域性開放檔案數(shù)字資源共享存在的5個主要問題，論證了構建區(qū)域性開放檔案數(shù)字資源共享平臺的必要性，對共享平臺應具備的5個基本功能提出了建議，并對未來開放檔案數(shù)字資源共享的前景進行了預測。

　　關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” 區(qū)域性 開放檔案 數(shù)字資源共享

　　歲末年初，一場突如其來、始料未及的新型冠狀病毒性肺炎疫情在湖北武漢暴發(fā)并隨之向全國擴散蔓延。針對疫情期間利用者無法現(xiàn)場查檔的實際情況，各地檔案館及時調整服務方式，采取通過電話和網(wǎng)絡查閱渠道提供代查服務的辦法，為公眾查詢檔案提供安全、便捷的服務，受到利用者的歡迎。作為檔案利用中的一類人群，開放檔案的利用者范圍非常廣泛，既包含對檔案和歷史比較關注的專家學者、研究人員，也包含對檔案知識感興趣的普通群眾。因此，開放檔案內容信息的查考一直是檔案界關注的熱點。但是開放檔案涉及的范圍廣，內容相對復雜，利用者更希望直接閱覽檔案原始內容，因此疫情期間如何采用方便快捷的方式滿足此類用戶需求顯得非常重要。

　　一、區(qū)域性開放檔案數(shù)字資源共享現(xiàn)狀

　　區(qū)域性的概念較為廣泛，可以包括自然區(qū)域、人文區(qū)域和經濟區(qū)域，按照目前檔案行業(yè)的普遍管理體制，區(qū)域性的含義主要是指某一省/自治區(qū)/直轄市地理范圍內的地區(qū)，也可以是跨省區(qū)域，如“京津冀”“長三角”等地區(qū)。區(qū)域性開放檔案信息資源共享的概念為：一定區(qū)域內，在不改變檔案現(xiàn)有的保管位置和實體所有權的情況下，根據(jù)開放檔案數(shù)字資源的特點和用戶的需求，借助各種現(xiàn)代技術、方法和手段，將區(qū)域內比較分散的開放檔案數(shù)字資源進行整合與重組，建立區(qū)域性的開放檔案數(shù)字資源中心或共享平臺，以增強信息之間的相關性，提高開放檔案數(shù)字資源的管理效率和利用效率，最終實現(xiàn)區(qū)域內開放檔案數(shù)字資源的最佳社會共享和利用。[1]因此，從發(fā)展的趨勢來看，由省級檔案館建設區(qū)域性開放檔案信息共享平臺是大勢所趨。

　　據(jù)統(tǒng)計，2018年全國各級國家綜合檔案館共開放檔案10151.7萬卷(件)，同比增長了4.57%;全年接待利用者659.4萬人次，提供利用檔案2078.0萬卷(件)次，同比分別增長了0.64%、2.18%。從以上數(shù)字可以發(fā)現(xiàn)，全國開放檔案的數(shù)量和利用率正在逐年提高。[2]

　　筆者調研了除香港、澳門、臺灣以外的31家省、直轄市和自治區(qū)檔案館門戶網(wǎng)站，并對網(wǎng)站提供的開放檔案查詢服務進行了體驗。從目前情況來看，部分省市檔案部門已著手建設省級區(qū)域性開放檔案信息共享平臺，但建設內容、展現(xiàn)形式、取得效果均有待進一步提升。

　　二、區(qū)域性開放檔案數(shù)字資源共享存在的主要問題

　　(一)傳統(tǒng)的檔案服務理念相對落后

　　傳統(tǒng)的檔案服務理念是一種被動式服務模式，即利用者需要查找什么檔案，檔案館提供相應的查詢服務。檔案館的服務對象包含政府部門、科研人員、社會公眾等，對不同的服務對象應采取不同的服務模式。政府部門由于有較強的查檔意愿和明確的查檔目標，采用被動式服務模式無可厚非。而開放檔案利用的對象是科研人員和社會公眾，恰恰與被動服務模式相反，需要檔案館主動服務，將已經鑒定為開放的檔案信息資源通過各種媒介、各種形式加強宣傳，主動為利用者提供服務，給利用者一種全新的體驗。

　　(二)利用模式單一，用戶體驗效果差

　　在互聯(lián)網(wǎng)時代和數(shù)字化時代的今天，利用者更多的是通過網(wǎng)絡和信息技術來查找與傳遞信息。目前檔案館開放檔案主要利用模式仍然是要求利用者到檔案館實地查閱開放檔案原件或復制件，不能給利用者在互聯(lián)網(wǎng)上提供實時在線的服務是目前開放檔案信息獲取的最大難題。這將大大降低用戶查詢和檢索效率，實際體驗效果不好，滿意度很差。用戶體驗雖然沒有非常明確的標準，但是只有數(shù)字檔案共享服務的用戶體驗呈現(xiàn)出積極、愉快的效果時，數(shù)字檔案用戶才會再次利用數(shù)字檔案或向其他用戶宣傳推廣數(shù)字檔案共享服務。[3]

　　(三)現(xiàn)有的系統(tǒng)功能不完備

　　目前各檔案館互聯(lián)網(wǎng)開放檔案信息查詢服務一般只提供目錄數(shù)據(jù)檢索功能，而且檢索方式僅局限于普通關鍵字檢索，缺乏高級檢索或者模糊檢索的方式。利用者的檢索結果均為一次性查詢結果，利用者的關注條目不支持系統(tǒng)收藏或者標注記錄。系統(tǒng)更不能根據(jù)利用者檢索的關鍵字或檢索結果向利用者提供相關內容智能推送或關聯(lián)推薦。系統(tǒng)缺少一個便捷交流的功能以滿足利用者遇到問題或提出意見時進行信息交互的需求。

　　(四)數(shù)字資源整合不夠，數(shù)據(jù)類型單一

　　一些省市建設了區(qū)域性開放檔案信息共享平臺，但是平臺中數(shù)據(jù)量少，且類型單一。這說明平臺雖然已經建立，但是數(shù)字資源整合發(fā)布的組織工作并沒有開展好。這也可能跟系統(tǒng)因各地檔案館數(shù)字資源格式不同造成的兼容性不足也有關系。由于各地檔案館數(shù)字化加工標準不同造成各類數(shù)字資源格式不統(tǒng)一。開放檔案數(shù)據(jù)類型包括機讀目錄數(shù)據(jù)、紙質檔案數(shù)字化副本、音視頻檔案數(shù)字化副本。目前各檔案館提供查閱的數(shù)據(jù)類型多以機讀目錄數(shù)據(jù)為主，真正具備查閱內容的紙質檔案數(shù)字化副本數(shù)量極少，音視頻檔案數(shù)字化副本基本沒有。

　　(五)數(shù)據(jù)質量難以控制，信息安全難以保證

　　開放檔案共享平臺上數(shù)字資源非常少的另一個重要原因是開放檔案本身數(shù)據(jù)質量很難把控，如果檔案中包含不宜開放甚至敏感、涉密的內容，發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上將帶來極大的不良影響。由于對檔案內容開放審查的難度較大，雖然應該高度重視檔案信息安全，但是很多檔案館對開放檔案會帶來的安全隱患顧慮更多，導致數(shù)據(jù)上網(wǎng)的難度很大。

　　三、構建區(qū)域性開放檔案數(shù)字資源共享平臺的必要性

　　(一)大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)整合共享是必然發(fā)展趨勢

　　大數(shù)據(jù)時代的到來，對檔案資源整合工作理念、方式都造成了嚴重的沖擊，并且使檔案資源數(shù)量逐漸呈上升趨勢，在人們生產與生活中發(fā)揮著越來越重要的作用，有利于提升決策科學性，提升經濟效益與社會效益。[4]在數(shù)字化時代背景下，檔案數(shù)字資源與日俱增，運用大數(shù)據(jù)技術可以為相關人員提供更為精準、快捷的查檔服務，大大提升檔案信息資源服務效能。因此，大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字資源整合，有利于挖掘隱藏的信息價值，是現(xiàn)階段信息化的發(fā)展趨勢。利用技術融合和數(shù)據(jù)融合，實現(xiàn)跨層級、跨系統(tǒng)、跨地域的協(xié)同管理和服務，是實現(xiàn)檔案部門實現(xiàn)戰(zhàn)略轉型的重要手段。然而，開展檔案信息資源整合通常受到多種因素的制約，比如館藏類別的差異、地理環(huán)境的限制等。所以，有必要構建一體化的整合體系，打破“信息孤島”的格局，在“云計算”、Web2. 0挖掘技術等的引領下實現(xiàn)檔案信息資源的整合。

　　推薦閱讀：檔案中級評審論文收費多少