談煤炭建設項目檔案工作質量控制

　　摘要：煤炭項目檔案一直是煤炭工程建設的重要組成部分，煤炭項目檔案完整與否直接關系著整個項目記錄的原始性和本源性。本文試從全程質量控制出發，將煤炭建設項目檔案自形成初期就有序進行統一控制管理。試圖采用這一管理模式確保整個建設項目檔案的齊全完整和高質量歸檔。

　　關鍵詞：項目;檔案;管理;質量控制

　　煤炭建設項目檔案工作全過程質量控制管理的新模式是以項目法人為管理核心，以納入合同為管理依據，以監理控制為重要手段，在檔案管理部門，專業主管部門及項目建設、設計、施工、監理單位全方位參與下，實施事前介入，事中控制的過程控制。這一管理模式力圖將檔案工作滲透于項目建設的每個階段，使項目建設中形成的每一份文件都處于受控狀態。

　　煤炭建設項目檔案的本源性決定了項目檔案資料的不可后補和不可替代性，也決定了其形成積累必須與建設項目進展過程同步。近幾年，在檔案資料的過程質量控制管理方面，以筆者所在企業為例對所屬的幾家煤礦等重點建設項目通過前段介入、期中監督滲透的過程控制，形成較好的過程質量控制記錄體系。

　　1、前段控制-將檔案工作的管理要求與工程管理的要求有機結合

　　1.1建立一個符合煤炭建設項目實際情況的前端控制模式是實現檔案前端控制的基礎和核心

　　煤炭建設項目從前期準備至竣工驗收，其檔案的形成與收集始終與煤炭建設項目法人(含建設單位)、設計單位、監理單位、施工單位有著密切的聯系。因此，在煤炭建設項目檔案資料的各個管理環節中，應有明確的職責劃分，并要做到責權明確。自煤炭建設項目立項開始，檔案人員超前指導對煤炭建設項目檔案資料的形成積累、表格式樣、質量要求及整體編目體系進行早期標準化、規范化編制與整理標準控制。要求項目法人將檔案工作作為煤炭建設項目的重要組成部分，明確檔案工作的管理體制、歸檔標準、質量和進度要求。項目文件資料實行“誰形成，誰負責”的管理原則。

　　1.2與項目建設項目資料員配合是實施檔案前端控制的關鍵

　　在檔案前端控制過程中，要求檔案人員必須對煤炭建設項目實施現場各專業、各參建單位的施工進度了解。所采取的做法是：(1)建立現場檔案室，推行預立卷制度，即文件材料內容填寫齊全并經有關人員簽證完畢后，送專職檔案人員進行預立卷;(2)認真開展好基建項目檔案的登記工作，并及時對登記情況進行統計，掌握各個施工項目的建設進度和檔案的形成情況，有針對性地做好各個階段的監督指導和現場服務利用工作，使檔案資料始終都處于受控狀態，這是檔案前端控制最理想化的目標。

　　1.3法律手段是實施檔案前端控制的保證

　　將煤炭基建工程檔案質量控制管理納入合同管理，運用法律效力確保檔案的前端控制。如：在項目招投標和簽訂合同時，將竣工文件編制工作水平作為選擇施工、監理單位的依據之一;設立條款明確規定各參建單位對項目文件的責任及編制標準;將檔案資料的質量考核作為歸還施工單位保證金的條件之一;在各分項目結算時，檔案管理人員參與到合同付款審批的會簽中等等。以上措施都是為了取得檔案工作的主動權和法律保障。

　　2、期中控制-將檔案資料的質量控制納入到煤炭建設項目質量保證體系中

　　2.1施工圖設計文件(含變更)的質量控制

　　施工圖設計文件由設計單位編制，主要用于指導煤炭基建工程的施工、制造、安裝，是現場施工的依據，也是編制竣工圖的依據。做好設計圖質量的控制首要的一點是檔案人員要做好審核工作，核查的內容包括：(1)清單與實物是否相符，目錄與內容是否一致;(2)圖紙的工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等是否與規定的一致;(3)本次來圖與往次的來圖有無矛盾或錯誤;(4)變更單、工程聯絡箋是否規范，有無重號或空號。

　　在施工圖設計文件管理過程中，若圖紙資料有修改或補充，要及時準確地將舊版次的圖紙資料替換出來，替換時必須注意：不能只是把需替換的或補充部分發來，需要檔案人員找到需替換的部分，確認無誤后方可進行替換或補充;同時，在進行替換時，應依據修改欄了解設計變更及圖紙文件修改的來龍去脈，發現問題及時進行處理，不能及時處理的做好跟蹤。

　　2.2供應方檔案資料的質量控制

　　基建工程項目實施階段，從供應方采購的設備儀器和材料等類別繁多，供應方檔案資料由供應方提供、經采購方審核后移交，包括合格證、檢驗報告、說明書、圖紙等。檔案人員提前對照設計圖紙和機、電、儀各專業采購請求單合同，全面細致地掌握采購情況和交貨到場時間，親自參與開箱檢驗并收取隨即資料，從源頭上保證主要隨即資料的收集。重視兩類檔案資料的收集：一是大型、精密設備現場安裝調試過程中形成的關鍵性文件材料;二是竣工圖的更改依據，即項目變更文件資料。設備從工廠制造到安裝調試過程的記錄數據材料是非常珍貴的，任何設備都有其特殊性，在安裝調試過程中受客觀環境的影響，但對設備今后的使用、維修都至關重要。對重點基建工程項目，應統一編制“項目變更文件一覽表”以備長期查考利用。

　　2.3竣工圖質量控制

　　要做好竣工圖的質量控制，檔案人員、項目經理、監理工程師等都各有其責任，檔案人員從檔案管理的角度進行把關，其他方則從工程項目的內容上負責把關。竣工圖準確真實地反映了煤炭基建工程竣工時的實際情況，是項目建成后投產運行、維護保養必不可少的證據和依據，因此竣工圖質量是檔案驗收的重點和核心。竣工圖的檔案質量控制包括以下幾個方面：(1)竣工圖及設計變更單是否齊全;(2)設計變更是否已全部在施工圖上真實體現;(3)竣工圖上加蓋的竣工章中相關負責人審核簽署的內容填寫是否符合規范。同時，竣工圖質量控制的環節包括：施工單位自檢;監理單位進行復審;監理在竣工圖審核結束后須出具竣工圖審核意見并歸檔保存。

　　2.4隱蔽工程、關鍵部位質保資料的質量控制

　　煤炭基建工程隱蔽工程、關鍵部位的質保資料是工程質量和監督過程的實際記錄，為工程竣工后正常投產提供了重要的依據和保證，也為裝置投運過程中出現的問題提供了可靠的技術查考數據，因此必須加強質量控制。

　　2.5檔案資料的內、外在質量控制

　　在項目檔案管理工作中，檔案管理人員要一手抓檔案的內在質量，嚴格要求檔案資料的齊全完整，簽字手續完備，數據結論準確，檔案之間因果關系明確，工程檔案滿足系統性和成套性等要求;另一方面還要抓檔案的外在質量，做到原始檔案必須符合書面材料的規范。

　　參考文獻：

　　[1]黃思斯：《重點建設項目檔案管理的問題及對策——以湖南高速公路建設工程項目為例》[D]

　　推薦閱讀：檔案管理論文幾個版面符合要求