新時(shí)期人事檔案管理工作探析

　　摘要：人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。人事檔案管理工作在目前社會(huì)中的重要性日益突顯，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)檔案管理，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案;檔案管理

　　人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。從人力資源開(kāi)發(fā)、管理的角度來(lái)看，人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)，對(duì)單位的發(fā)展起著重要作用。目前，我國(guó)在人事檔案管理上面，仍存在一些問(wèn)題，影響人事檔案管理的質(zhì)量，管理人員要找出人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，結(jié)合問(wèn)題的原因，制定解決方案，以此來(lái)彌補(bǔ)人事檔案管理中的不足。

　　新時(shí)期人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

　　(一)管理人員的管理模式落后

　　在進(jìn)行人事檔案管理期間，管理人員的管理模式尤為關(guān)鍵，根據(jù)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分管理人員所使用的管理模式較為落后，這會(huì)影響人事檔案管理的效率。在進(jìn)行的錄入時(shí)，不少管理人員會(huì)選擇手動(dòng)錄入的方式，由于人事檔案的數(shù)量較多，在錄入時(shí)會(huì)需要大量的時(shí)間，容易出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的情況，在錄入過(guò)程中，如果系統(tǒng)受到侵犯，容易出現(xiàn)檔案丟失或者缺失的情況。一些單位或企業(yè)雖然購(gòu)買信息化設(shè)備，但在使用時(shí)，沒(méi)有體現(xiàn)出信息化設(shè)備的價(jià)值，這會(huì)影響人事檔案管理的質(zhì)量，部分管理人員在管理時(shí)，還會(huì)受到以往管理觀念的影響，沒(méi)有使用信息化設(shè)備進(jìn)行人事檔案管理，這會(huì)影響人事檔案管理的效果。

　　(二)管理人員的認(rèn)識(shí)程度不夠

　　部分單位負(fù)責(zé)同志與管理人員對(duì)人事檔案管理這份工作并不了解，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，認(rèn)為職工人事檔案與單位發(fā)展沒(méi)有絲毫的關(guān)系，對(duì)于單位發(fā)展并沒(méi)有太大的幫助，不愿意在檔案管理方面投入人力與物力。甚至有些管理人員認(rèn)為，這些檔案只是一份過(guò)期的文件，只能說(shuō)明過(guò)去，不代表現(xiàn)在與將來(lái)。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，管理人員的管理方式比較簡(jiǎn)單，檔案收集歸檔不及時(shí)不主動(dòng)，容易缺失相關(guān)的重要文件，無(wú)法發(fā)揮人事檔案的作用。

　　(三)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)缺乏

　　經(jīng)過(guò)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，在實(shí)際管理期間，管理人員將所有注意力都放在職工的管理和業(yè)績(jī)考核上面，沒(méi)有把人事檔案管理當(dāng)作重要的工作對(duì)待，混同于其他的一般業(yè)務(wù)工作。有些單位雖然建立了人事檔案管理制度，但真正執(zhí)行的時(shí)候卻并不落實(shí)。如人事檔案未編目造冊(cè)，編制檢索工具，查閱借用、轉(zhuǎn)遞手續(xù)不夠完備;有的單位檔案室里堆放雜物，“六防”措施不落實(shí);還有的單位檔案里的檔案甚至出現(xiàn)霉壞變質(zhì)的狀況 。

　　解決問(wèn)題的方法與策略

　　近年來(lái)，隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這給檔案管理工作的改進(jìn)創(chuàng)造了必要的條件。

　　(一)創(chuàng)新人事檔案的管理模式

　　隨著新媒體、新技術(shù)的普及，管理人員要從人事檔案管理的對(duì)象、主體以及管理方式上面入手，將信息化的管理理念運(yùn)用到人事檔案管理當(dāng)中，采用信息化的管理方式，能夠加快的生態(tài)管理的效率，還能避免失誤。在錄入人事檔案時(shí)，管理人員可以借助現(xiàn)代化技術(shù)，通過(guò)掃描檔案的內(nèi)容，進(jìn)行錄入，這樣就不會(huì)出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的情況。與此同時(shí)，管理人員要對(duì)內(nèi)部的檔案系統(tǒng)進(jìn)行完善，提升檔案系統(tǒng)的安全性，以免出現(xiàn)信息丟失或者內(nèi)容缺失的情況。

　　(二)提升管理人員的認(rèn)識(shí)水平

　　檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，是做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，要著重提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知程度，使其把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，并安排專人分管人事檔案管理。同時(shí)人事檔案管理人員也要正確意識(shí)到人事檔案管理的價(jià)值，以及對(duì)單位的作用。在管理時(shí)，管理人員要按照規(guī)定進(jìn)行管理，明確人事檔案與人事調(diào)動(dòng)之間的關(guān)系，建立一套完善的檔案管理體系，以免出現(xiàn)管理混亂的情況。管理人員在管理期間，要體現(xiàn)出人事檔案管理的價(jià)值，保障人事檔案管理的質(zhì)量。

　　(三)建立科學(xué)有效的管理制度

　　單位在制定人事檔案管理制度時(shí)，要結(jié)合單位運(yùn)行情況以及發(fā)展方向，制定針對(duì)性的人事檔案管理制度。要不斷完善、修訂和健全檔案收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度、查(借)閱制度等，做到制度上墻、賬簿成冊(cè)，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度、規(guī)定的程序辦事。管理人員在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要做好自己的工作，并找出自己在人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)解決。對(duì)管理過(guò)程中存在一些錯(cuò)誤，管理人員要及時(shí)改正，進(jìn)行彌補(bǔ)，與此同時(shí)，管理人員要結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展情況，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行完善，確保完善后的管理制度，符合單位發(fā)展的需要。

　　此外，檔案管理人員要改變現(xiàn)有的管理方式，使用規(guī)范化、現(xiàn)代化的人事檔案管理技術(shù)，確保人事檔案的完整性，以免管理期間，出現(xiàn)檔案丟失或內(nèi)容缺失的情況。同時(shí)，管理人員要定期對(duì)人事檔案進(jìn)行核查，特別是要對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)，提升檔案系統(tǒng)的安全性。

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