軌道交通工程檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策

　　來(lái)源：安防科技 2022年3期

　　作者：陳琳

　　摘要：在城市化發(fā)展進(jìn)程不斷加快的社會(huì)背景下，軌道交通工程的重要性日益顯著，其產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益重大。作為軌道交通工程中的重要部分，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)這一工程的正常、穩(wěn)定運(yùn)行有著直接的影響，因此注重這一管理是很有必要的。但是綜合實(shí)際的管理建設(shè)能夠發(fā)現(xiàn)，受到多種因素的影響，檔案信息化建設(shè)中存在較多的問(wèn)題和不足，導(dǎo)致軌道交通工程的發(fā)展因此受阻，因此注重其中存在問(wèn)題的優(yōu)化解決是目前工程發(fā)展中重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。本文就以此為例，展開(kāi)分析和論述。

　　關(guān)鍵詞：軌道交通工程;檔案管理;信息化建設(shè);存在問(wèn)題;對(duì)策

　　引言部分

　　眾所周知，軌道交通工程承擔(dān)著社會(huì)以及城市中的運(yùn)輸工作，其產(chǎn)生的社會(huì)影響重大，這一交通運(yùn)輸具有容量大、快速以及安全等方面的優(yōu)勢(shì)。隨著城市化發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，這一交通工程產(chǎn)生的檔案數(shù)量顯著提升，借助信息化管理能夠保障管理的全面性、系統(tǒng)性和完整性，對(duì)助推軌道交通工程的發(fā)展進(jìn)步有著積極的促進(jìn)作用。鑒于此，在實(shí)際的管理建設(shè)中應(yīng)當(dāng)對(duì)其中影響因素進(jìn)行分析，規(guī)避其中存在的不足，由此保障整個(gè)檔案管理的有效性。下面就通過(guò)三個(gè)方面進(jìn)行分析，以供參考。

　　一、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)分析

　　(一)有助于提升管理效率

　　在信息技術(shù)不斷發(fā)展和普及的社會(huì)背景下，整體行業(yè)的發(fā)展水平有了顯著的提升，對(duì)助推交通工程的發(fā)展能夠起到非常積極的作用。具體來(lái)說(shuō)，在軌道交通工程發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中，涉及的文件材料較多，不但種類繁雜，而且數(shù)量極多，如何有效的整理、利用是管理中的難點(diǎn)和重點(diǎn)，以往的管理主要是以人力進(jìn)行，不但管理的效率低，并且管理中多會(huì)產(chǎn)生丟失或者破損等現(xiàn)象，管理實(shí)效低下。但是在信息技術(shù)的作用下，不但能夠規(guī)避人力管理中存在的問(wèn)題，而且還能夠借此節(jié)約時(shí)間和人力，實(shí)現(xiàn)智能化、規(guī)范化的管理目標(biāo)，對(duì)整個(gè)工程的發(fā)展進(jìn)步能夠起到非常積極的作用。

　　(二)有助于減少管理資源浪費(fèi)

　　結(jié)合信息化技術(shù)的發(fā)展特征分析能夠發(fā)現(xiàn)，信息技術(shù)能夠處理和存儲(chǔ)的信息量巨大，能夠滿足軌道交通工程日益增長(zhǎng)的檔案管理需要。即在軌道工程的建設(shè)發(fā)展中，產(chǎn)生的圖紙、文件資料以及技術(shù)信息等資源的數(shù)量顯著增加，若仍利用以往的管理模式不得不擴(kuò)建檔案室，并且管理人員的數(shù)量也會(huì)隨之增加，這就會(huì)導(dǎo)致管理中加大管理資源的投入，無(wú)形中會(huì)產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)支出。但是在信息化管理建設(shè)下，這些問(wèn)題都能夠得到很好地解決，對(duì)提升管理有效性以及減少資源浪費(fèi)能夠起到非常積極的作用。

　　二、軌道交通工程檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

　　(一)信息化管理建設(shè)重視度不足

　　結(jié)合上述觀點(diǎn)的分析能夠發(fā)現(xiàn)，檔案管理對(duì)整個(gè)軌道工程的發(fā)展進(jìn)步能夠起到非常積極的作用，并且作為這一交通工程發(fā)展中的重要部分，檔案信息化管理的實(shí)效對(duì)工程的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮有著直接的影響。但是綜合實(shí)際的管理能夠發(fā)現(xiàn)，在軌道工程擴(kuò)建、新建以及維護(hù)管理中產(chǎn)生的大量資料，很多管理單位仍采用以往的管理模式，沒(méi)有進(jìn)行信息化管理深入，導(dǎo)致整體的檔案實(shí)效管理低下，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者缺失等現(xiàn)象，對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展產(chǎn)生了非常不利的影響。還有部分管理部門僅是注重檔案的收集、整理和保存，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值和作用，信息化建設(shè)缺乏全面性、系統(tǒng)性。

　　(二)檔案管理的服務(wù)功能得不到發(fā)揮

　　簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案信息具有服務(wù)功能，其對(duì)軌道交通工程后期進(jìn)行擴(kuò)建以及維護(hù)管理能夠起到支持作用。但是綜合實(shí)際的管理能夠發(fā)現(xiàn)，受到多種因素的影響，檔案信息化建設(shè)的力度不足，導(dǎo)致檔案的管理模式單一、滯后，致使檔案的服務(wù)功能被弱化，反而會(huì)產(chǎn)生較為不利的影響。例如在實(shí)際的管理中，相關(guān)的管理人員沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類，并且由于重視度不足導(dǎo)致在管理中沒(méi)有引入先進(jìn)的信息技術(shù)，整體的管理效率低下，反而會(huì)對(duì)后期的工作開(kāi)展產(chǎn)生較為不利的影響[1]。

　　(三)信息化管理規(guī)范性不足

　　綜合目前的軌道交通工程的檔案管理能夠發(fā)現(xiàn)，這一管理的信息化發(fā)展仍處于初期階段，在機(jī)構(gòu)設(shè)置以及人員配置中多會(huì)出現(xiàn)不合理現(xiàn)象，對(duì)相關(guān)工作的開(kāi)展產(chǎn)生較為不利的影響。并且在實(shí)際的管理中，很多管理部門沒(méi)有注重管理制度的建設(shè)，很多制度基本上是照搬其他國(guó)家或者企業(yè)的制度，沒(méi)有與自身的發(fā)展實(shí)際進(jìn)行結(jié)合，導(dǎo)致管理過(guò)程中的問(wèn)題較多。再加上缺乏專業(yè)的管理人員，紙質(zhì)信息電子化管理中會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或者流失、信息不符等現(xiàn)象。

　　三、軌道交通工程檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題的解決對(duì)策

　　(一)轉(zhuǎn)變管理認(rèn)識(shí)，重視信息化建設(shè)

　　具體來(lái)說(shuō)，想要提升檔案管理的有效性，在實(shí)際的管理中需要相關(guān)的管理部門的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員重視信息化建設(shè)管理的重要性，認(rèn)識(shí)到其管理的優(yōu)勢(shì)，培養(yǎng)運(yùn)用信息技術(shù)的理念，在實(shí)際的管理中積極融入先進(jìn)的管理技術(shù)，發(fā)揮信息化管理的具體價(jià)值[2]。在此過(guò)程中，管理部門應(yīng)當(dāng)注重信息化設(shè)備以及軟件系統(tǒng)的購(gòu)進(jìn)，選擇安全性高且性能優(yōu)質(zhì)的設(shè)備，由此保障整個(gè)管理的有效性。并且在信息化建設(shè)中，為保障管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用等方面的安全，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建全面的安全防護(hù)體系，對(duì)檔案操作人員的資格、級(jí)別以及相關(guān)因素進(jìn)行分析，賦予相關(guān)的操作權(quán)限，借助內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、電磁屏蔽法等保障信息化管理的安全性、有效性。

　　(二)完善檢索方式，強(qiáng)化信息化功能

　　在信息技術(shù)的作用下，檔案信息都能夠被分類、分層的管理，在檔案查找過(guò)程中僅需要搜索關(guān)鍵詞即可獲得相應(yīng)的檔案信息，整體的查閱效率顯著提升。并且在信息化技術(shù)的作用下，檔案管理的覆蓋范圍更加廣泛，整體的系統(tǒng)也更加完善，能夠?yàn)楹罄m(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展提供便捷、高效的查閱服務(wù)，不但能夠提升檔案的應(yīng)用價(jià)值，還能夠借此提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，對(duì)后續(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展能夠產(chǎn)生非常積極的作用。因此在實(shí)際的管理過(guò)程中，需要相關(guān)的管理人員對(duì)涉及的材料進(jìn)行收集錄入。然后利用計(jì)算機(jī)編制檢索目錄，形成線上庫(kù)房，為后續(xù)工作的開(kāi)展提供助益，且在此過(guò)程中能夠?qū)崿F(xiàn)自主判斷符合銷毀條件的檔案并給予提示，相關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行處理。

　　(三)建設(shè)管理制度，培育專業(yè)化人才

　　在信息化建設(shè)過(guò)程中還需要對(duì)管理制度進(jìn)行細(xì)化，結(jié)合實(shí)際的管理需要進(jìn)行，借助制度的管理指導(dǎo)能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范、科學(xué)的管理目標(biāo)，對(duì)此項(xiàng)工作的開(kāi)展進(jìn)行能夠起到非常顯著的作用。例如在管理制度的建設(shè)過(guò)程中可以積極采取基層人員以及專家提出的建議，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行管理制度的優(yōu)化，并且在建設(shè)后需要對(duì)制度的可行性進(jìn)行分析，針對(duì)其中不合理的部分進(jìn)行優(yōu)化，保障制度效用更好地發(fā)揮[3]。并且在此過(guò)程中還要加強(qiáng)管理人員專業(yè)水平的提升，即在實(shí)際的管理中需要對(duì)現(xiàn)有管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行強(qiáng)化，借助教育培訓(xùn)等模式對(duì)管理人員的意識(shí)以及管理能力進(jìn)行強(qiáng)化，保障管理人員能夠掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，且在其中樹(shù)立安全以及風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別意識(shí)，保障信息化管理實(shí)效。并且在此過(guò)程中還可以吸引優(yōu)秀人才加入信息化管理隊(duì)伍，能夠借助新鮮血液的融入提升整個(gè)信息化管理的有效性，對(duì)后續(xù)相關(guān)的工作的開(kāi)展也能夠起到積極的作用。

　　結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，檔案信息化管理建設(shè)對(duì)軌道交通工程更好的發(fā)展進(jìn)步能夠起到非常積極的作用。因此在實(shí)際的管理中，需要相關(guān)的管理人員重視和加強(qiáng)信息化管理的重要性，立足檔案信息服務(wù)功能建設(shè)信息化管理體系，發(fā)揮信息化管理的有效性，由此促進(jìn)軌道交通工程更好的發(fā)展進(jìn)步。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]楊芳.軌道交通檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技，2022(01)：31-33.

　　[2]馬宇.軌道交通工程檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案，2020(06)：57-59.

　　[3]顧姣.淺談軌道交通工程技術(shù)資料的重要性和完善檔案管理的必要性[J].承德石油高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2022，24(01)：72-74.

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