建設(shè)項(xiàng)目文檔全過程的控制與管理

　　摘 要：本文立足于陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司煤炭分質(zhì)利用制化工新材料示范項(xiàng)目，以項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目文檔作為具體研究對象，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的不同階段劃分項(xiàng)目文檔不同階段的管理工作，對文檔全過程管理進(jìn)行探究，提出前期控制、過程控制、后期控制等方面的參考性措施，為本項(xiàng)目及今后其他建設(shè)項(xiàng)目的文檔管理工作提供借鑒。

　　關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;文檔;全過程控制

　　陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司煤炭分質(zhì)利用制化工新材料示范項(xiàng)目是陜煤集團(tuán)“十三五”期間重點(diǎn)規(guī)劃建設(shè)的大型煤轉(zhuǎn)化項(xiàng)目，總投資1022億元，項(xiàng)目檔案正在經(jīng)歷著和陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司(以下簡稱“榆林化學(xué)”)一樣從無到有的歷程。從2017年12月公司成立起，項(xiàng)目文件逐漸產(chǎn)生，該項(xiàng)目投資金額大、建設(shè)周期長，文件來源廣泛、數(shù)量巨大、專業(yè)和門類多、內(nèi)容、歸檔過程復(fù)雜以及管理難度大，因此必須要加強(qiáng)項(xiàng)目文檔全過程管理，為各專項(xiàng)驗(yàn)收及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收奠定基礎(chǔ)。

　　一、前端控制階段

　　1.建立項(xiàng)目文檔管理組織機(jī)構(gòu)

　　檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。由公司主管領(lǐng)導(dǎo)總指揮，榆林化學(xué)項(xiàng)目檔案歸口管理部門統(tǒng)一指導(dǎo)公司各單位(部門)、施工單位、監(jiān)理單位文檔部門，組建完整的文檔管理結(jié)構(gòu)，明確該項(xiàng)目文檔移交的各項(xiàng)具體要求和檔案移交考核機(jī)制。各參建單位在開工前需確定各自的文檔管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的文檔管理人員，由建設(shè)單位檢查各參建單位的文檔組織架構(gòu)，對文檔人員進(jìn)行崗前面試，滿足要求后進(jìn)行文檔培訓(xùn)和指導(dǎo)。監(jiān)理單位根據(jù)自身職責(zé)對施工單位的文檔工作進(jìn)行督查，如果存在EPC模式，那么總承包單位文檔部門對相應(yīng)的分包單位的文檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和管理，確保設(shè)計(jì)、施工、供應(yīng)商等單位的文檔工作合理化、規(guī)范化。根據(jù)文檔組織結(jié)構(gòu)確定的職責(zé)，各參建單位的文檔管理人員應(yīng)多溝通協(xié)調(diào)，做好項(xiàng)目文件的接收、流轉(zhuǎn)、登記、保管等工作，在當(dāng)前信息化背景下，更要做好項(xiàng)目文檔的數(shù)字化工作，完成項(xiàng)目文檔紙質(zhì)和數(shù)字化雙軌運(yùn)行。

　　2.制訂合理的文檔管理制度體系

　　“無規(guī)矩不成方圓”，合理的規(guī)范、程序?qū)ξ臋n管理有重要的指導(dǎo)作用，因此必須在榆林化學(xué)項(xiàng)目建設(shè)之初就建立一套系統(tǒng)、可操作性強(qiáng)的管理體系，對組織機(jī)構(gòu)、人員職責(zé)、激勵(lì)機(jī)制，項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔、移交等做出明確規(guī)定。公司項(xiàng)目文檔歸口部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要制訂一套針對項(xiàng)目文檔管理的程序文件，包括項(xiàng)目文檔編碼程序、施工監(jiān)理文件編碼程序、文檔控制程序、文檔控制工作流程、項(xiàng)目檔案管理規(guī)定、項(xiàng)目檔案竣工移交程序等，并將程序文件下發(fā)至各參建單位作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，以此來保證整個(gè)項(xiàng)目文檔管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

　　3.納入項(xiàng)目合同管理

　　首先，將項(xiàng)目文檔管理及要求納入合同，在簽訂合同時(shí)嚴(yán)格把關(guān)、控制，從源頭進(jìn)行強(qiáng)化，確保項(xiàng)目文檔工作順利開展。榆林化學(xué)建設(shè)項(xiàng)目參建單位眾多，不同參建單位的管理要求、水平、標(biāo)準(zhǔn)不一，直接影響建設(shè)項(xiàng)目文檔的質(zhì)量，因此檔案管理人員應(yīng)提前介入項(xiàng)目招投標(biāo)文件的編制及合同談判過程中，要求在招投標(biāo)文件及合同中明確參建單位項(xiàng)目檔案管理職責(zé)，提出文檔歸檔范圍、質(zhì)量要求、歸檔套數(shù)、歸檔時(shí)間及違約責(zé)任等要求。其次，提前明確榆林化學(xué)建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理的相關(guān)規(guī)范，以及專業(yè)技術(shù)人員共同確定建設(shè)項(xiàng)目用表參照標(biāo)準(zhǔn)，寫入合同，確保項(xiàng)目文檔管理過程“有據(jù)可循”避免標(biāo)準(zhǔn)不一影響文檔移交進(jìn)度。最后，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，制訂合理、有效、具體的文檔工作考核細(xì)則，把項(xiàng)目檔案的質(zhì)量與移交進(jìn)度納入合同管理，與項(xiàng)目工程款項(xiàng)直接掛鉤，便于建設(shè)單位對合同方進(jìn)行監(jiān)督和有效約束。

　　4.提高檔案意識

　　首先，作為文檔管理者要從自我做起，樹立檔案意識，明確檔案在公司項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品開發(fā)等方面的作用。雖然文檔工作人員的日常工作瑣碎平凡，但瑣碎中有著崇高的使命，這份神圣的職業(yè)會(huì)使文檔工作者充滿自信。其次，文檔歸口管理部門通過開展檔案展覽，以圖片、視頻等多種形式向大家進(jìn)行宣傳、展覽，用真實(shí)的案例使大家明白項(xiàng)目文檔就是工程建設(shè)的反映，是經(jīng)濟(jì)糾紛的憑證，是公司生產(chǎn)發(fā)展、良好運(yùn)營的動(dòng)力、資源與財(cái)富。最后，通過文檔工作者自身的努力，獲取領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有獲得領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，才能確保在項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段為文檔管理配備必要的人力、物力和財(cái)力。

　　5.建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案室(館)

　　檔案作為公司重要的隱形資產(chǎn)，有著較高的保管要求，只有改善項(xiàng)目檔案管理?xiàng)l件，保證項(xiàng)目檔案的安全、完整，才能為項(xiàng)目工作的順利開展、公司生產(chǎn)運(yùn)營提供信息保障。首先，要保證有獨(dú)立、安全的檔案室(館)，室(館)址周邊1500m內(nèi)沒有嚴(yán)重空氣污染企業(yè)，50m內(nèi)沒有可燃、助燃石油氣等儲蓄罐區(qū);室(館)內(nèi)各功能分區(qū)布局合理，做到檔案室(館)庫房與辦公室、閱覽室分離，鍋爐、變配電室、食堂操作間等與庫房分離，確保庫區(qū)內(nèi)無其他用房。其次，檔案室(館)內(nèi)要做到防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水、防高溫的檔案庫房“九防”管理，在此基礎(chǔ)上，編制并落實(shí)檔案安全責(zé)任制度，配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架、溫/濕度監(jiān)測儀器、空調(diào)、加/除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，滿足檔案保管需求，消除實(shí)體檔案安全隱患。另外，根據(jù)榆林化學(xué)建造“智能工廠”的目標(biāo)，將“數(shù)字化檔案館”納入工作計(jì)劃中，由于榆林化學(xué)才成立不久，檔案館尚未建立，因此在項(xiàng)目初期就將該計(jì)劃考慮在內(nèi)，編制數(shù)字化檔案室(館)設(shè)計(jì)方案與需求，與智能化工廠完美融合。最后，要充分做好文檔保密工作，在檔案室(館)建成之前，保證紙質(zhì)文件的安全，使用專業(yè)的數(shù)字化軟件、檔案管理系統(tǒng)，保證電子文件的可靠性和安全性。

　　二、過程控制階段

　　項(xiàng)目在建設(shè)過程中產(chǎn)生大量文件，全廠性工程、各生產(chǎn)裝置、公用工程等各專業(yè)工作全面展開，資料龐雜，在攻堅(jiān)克難階段，文檔人員必須要主動(dòng)做好對項(xiàng)目文件控制工作、文件質(zhì)量監(jiān)督檢查工作。

　　1.建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制

　　一是加強(qiáng)信息溝通。建設(shè)單位文檔管理部門與參建單位，項(xiàng)目管理部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門、設(shè)備管理部門等加強(qiáng)溝通交流，通過工程月度會(huì)、監(jiān)理例會(huì)、進(jìn)度會(huì)、發(fā)函、口頭溝通、面對面約談、專題報(bào)告等形式了解項(xiàng)目建設(shè)情況，便于處理項(xiàng)目文檔問題;二是要相互理解，相互支持。在項(xiàng)目建設(shè)期間，建設(shè)單位內(nèi)部各部門、各單位同心協(xié)力、積極配合，形成全員參與文檔管理的共識，根據(jù)文檔管理部門的要求做好文件形成、收集等前期工作，把文檔“等、靠、要”的思想扼殺在搖籃里，主動(dòng)配合、主動(dòng)工作。溝通交流使檔案人員融入各業(yè)務(wù)工作交流之中，有效推動(dòng)項(xiàng)目竣工文件管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而保證項(xiàng)目文件能夠完整無損地歸檔。

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