預(yù)算管理存在的問題及改進(jìn)措施

　　預(yù)算管理是企業(yè)管理的的重要內(nèi)容，其中尤以預(yù)算編制最為關(guān)鍵，本文首先分析了預(yù)算管理的現(xiàn)狀及存在問題，隨后提出管理對(duì)策。

　　《建筑與預(yù)算》是由遼寧省建設(shè)工程造價(jià)管理總站與遼寧省建設(shè)工程造價(jià)管理協(xié)會(huì)主辦，全國公開出版發(fā)行的建設(shè)經(jīng)濟(jì)管理類專業(yè)技術(shù)刊物。連續(xù)多年被評(píng)為全國建設(shè)工程造價(jià)管理類優(yōu)秀期刊。

　　一、預(yù)算管理的現(xiàn)狀及存在問題

　　1.1預(yù)算管理的現(xiàn)狀

　　目前預(yù)算管理一般由負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的副總裁負(fù)責(zé)，由財(cái)務(wù)總監(jiān)具體組織實(shí)施，財(cái)務(wù)部安排專門會(huì)計(jì)人員落實(shí)日常預(yù)算編制、考核、分析工作。各部門的負(fù)責(zé)人是預(yù)算的直接責(zé)任人，對(duì)本部門的預(yù)算執(zhí)行情況負(fù)責(zé)，并對(duì)其差異情況做出解釋說明。預(yù)算管理的組織架構(gòu)為三層，就是總裁—>副總裁—>部門經(jīng)理。而財(cái)務(wù)部只在這三層中間在做組織、安排及預(yù)算匯總工作。

　　預(yù)算編制是從銷售開始，根據(jù)市場(chǎng)部的銷售預(yù)算，由物控部提出生產(chǎn)計(jì)劃預(yù)算各材料需求預(yù)算。而生產(chǎn)部、品質(zhì)部、工程部則再根據(jù)物控部提出生產(chǎn)計(jì)劃編制生產(chǎn)成本預(yù)算、部門人工及費(fèi)用預(yù)算。其它行政和財(cái)務(wù)等管理部門只編制本部門費(fèi)用預(yù)算。公司的生產(chǎn)設(shè)備投資預(yù)算全部由市場(chǎng)部來編制。最后，財(cái)務(wù)部匯總各部門編制的年度預(yù)算報(bào)表，并負(fù)責(zé)完成整個(gè)公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算。

　　企業(yè)一般預(yù)算編制是以12個(gè)月為一個(gè)預(yù)算年度，在上年度10月開始按月編制下年度預(yù)算，經(jīng)過總裁審批后在下年度1月份開始實(shí)施。預(yù)算執(zhí)行過程中，每日的開支由財(cái)務(wù)部的預(yù)算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)審核。預(yù)算會(huì)計(jì)根據(jù)總裁批準(zhǔn)的年度預(yù)算，對(duì)各部門的開支申請(qǐng)進(jìn)行審核，確定是否存在預(yù)算超支，并在超支情況下報(bào)請(qǐng)總裁審批。經(jīng)過財(cái)務(wù)審批，屬預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用開支的申請(qǐng)才能進(jìn)行列支。每月由財(cái)務(wù)根據(jù)帳務(wù)數(shù)據(jù)編制預(yù)算差異報(bào)告，并分發(fā)各部門，由各部門負(fù)責(zé)解釋。

　　1.2預(yù)算管理存在的問題

　　1.2.1預(yù)算管理組織架構(gòu)體系不建全。

　　現(xiàn)有的預(yù)算管理組織架構(gòu)存在下面幾個(gè)問題，(1)錯(cuò)誤認(rèn)為預(yù)算管理只是財(cái)務(wù)部門的事，其他部門只不過提供一些數(shù)據(jù)而已，沒有全員的參與意識(shí)。各部門沒有專職負(fù)責(zé)預(yù)算的人員來跟進(jìn)處理日常預(yù)算執(zhí)行工作。有的部門是部門經(jīng)理自己，有的部門是部門文員，隨意性很大;(2)財(cái)務(wù)部只有幾個(gè)專門的預(yù)算管理員，并沒有足夠的權(quán)力來協(xié)調(diào)統(tǒng)一預(yù)算編制過程中的出現(xiàn)的各種問題。而財(cái)務(wù)副總與各部門之間的協(xié)調(diào)溝通又無法做到經(jīng)常性和有效率性，因?yàn)榫唧w做事的常常是下面的部門經(jīng)理或一些文員。所以中間缺少一個(gè)有權(quán)力的機(jī)構(gòu)來協(xié)調(diào)處理好各部門之間的利益關(guān)系，造成各部門在實(shí)際工作中對(duì)預(yù)算并沒有切實(shí)遵行;(3)各預(yù)算管理組織架構(gòu)中的人員職責(zé)不清，一些關(guān)鍵性的指標(biāo)沒有經(jīng)過有關(guān)上級(jí)部門仔細(xì)評(píng)估確定。

　　1.2.2預(yù)算參與人員沒有經(jīng)過較系統(tǒng)培訓(xùn)。

　　預(yù)算參與人員除了部門負(fù)責(zé)人外，有的是安排部門文員來跟進(jìn)。這部分人員(包括部門負(fù)責(zé)人)都沒有進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。在預(yù)算編制過程中問題較多，經(jīng)常出現(xiàn)較大漏洞。比如：用工時(shí)推算工人需求人數(shù)的計(jì)算方法存在漏洞;費(fèi)用歸類有的歸入維修費(fèi)，有的歸入低值易耗品開支等。而且整個(gè)預(yù)算編制、執(zhí)行、考核等都沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性文件給各部門來參考執(zhí)行。

　　1.2.3編制方法過于死板，過分強(qiáng)調(diào)一些費(fèi)用預(yù)算中不重要的細(xì)節(jié)。

　　(1)現(xiàn)有的預(yù)算基本是定期預(yù)算，即一開始就編制全年的預(yù)算，這對(duì)于營銷部門編制銷售預(yù)算來說有一定難度，特別是公司的產(chǎn)品受下游客戶的需求影響較大。一般計(jì)劃最近三個(gè)月的量較準(zhǔn)確，但三個(gè)月之后的銷售品種、數(shù)量就會(huì)與實(shí)際有較大出入。(2)預(yù)算編制過程中，有的編制方法在實(shí)際運(yùn)用過程中過于死板。如：在編制費(fèi)用預(yù)算中，雖然公司采用的是零基預(yù)算法編制，但卻要求各部門將未來一年內(nèi)每月要用的筆、紙張用量等都要詳細(xì)列出，這有些過于強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)，這造成預(yù)算編制工作量加大，不但耗時(shí)耗力，而且效果甚微。(3)在預(yù)算指標(biāo)的確定上有待規(guī)范，基本上是部門自己根據(jù)以往數(shù)據(jù)報(bào)出，并沒有經(jīng)過相關(guān)職能部門充分討論，形成一致意見來確定，這種做法既忽視了經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化對(duì)指標(biāo)的影響，又給指標(biāo)的確定留下了討價(jià)還價(jià)的空間。

　　1.2.4預(yù)算管理制度流程不清晰，有待規(guī)范。

　　(1)預(yù)算控制流程上缺乏一個(gè)具有權(quán)威性的規(guī)章制度來對(duì)預(yù)算控制執(zhí)行加以規(guī)范，使得預(yù)算管理人員沒有一個(gè)可供遵循的標(biāo)準(zhǔn)，從而影響預(yù)算管理機(jī)制的有效運(yùn)行。(2)財(cái)務(wù)部在審核預(yù)算時(shí)，因?yàn)闆]有權(quán)限，超支無論大小、類型都要呈報(bào)給財(cái)務(wù)副總審批。有的采購可能因?yàn)槭巧a(chǎn)急需，部門領(lǐng)導(dǎo)就直接拿去給總裁批了就執(zhí)行。這就造成預(yù)算監(jiān)控、預(yù)算調(diào)整十分混亂。(3)預(yù)算編制流程中，針對(duì)有些特殊費(fèi)用沒有清晰規(guī)范。如：工程部為生產(chǎn)部經(jīng)常要進(jìn)行一些維修和改造工作。這部分費(fèi)用工程部說應(yīng)由生產(chǎn)部來編制，原因是該費(fèi)用是由生產(chǎn)部產(chǎn)生。而生產(chǎn)部卻說應(yīng)由工程部來編制，原因是維修材料，工時(shí)等成本只有工程部知道，這造成了各部門之間的相互推責(zé)。

　　1.2.5預(yù)算管理信息反饋不及時(shí)，預(yù)算執(zhí)行過程不能及時(shí)有效監(jiān)控。

　　這主要體現(xiàn)在(1)部門在超預(yù)算時(shí)，部門自己還不知道，要等到財(cái)務(wù)審核時(shí)才發(fā)現(xiàn)。有的預(yù)算項(xiàng)目可能要等到月末財(cái)務(wù)完成結(jié)帳工作，并編制完差異報(bào)告后才知道預(yù)算執(zhí)行結(jié)果。如果沒有及時(shí)有效的信息反饋機(jī)制，公司管理層只有通過最后差異評(píng)價(jià)報(bào)告才能獲得關(guān)于部門預(yù)算執(zhí)行的情況信息，但這已是事后的信息，由此進(jìn)行的改進(jìn)也只能是事后補(bǔ)救。因此，信息反饋機(jī)制的存在是有效控制預(yù)算的前提。(2)在出現(xiàn)超預(yù)算時(shí)，全部都要報(bào)財(cái)務(wù)副總審批，沒有制定有效的預(yù)算控制權(quán)限，降低了預(yù)算執(zhí)行的效率。(3)部門內(nèi)部沒有建立有效的監(jiān)控，只有財(cái)務(wù)部門各上級(jí)部門等外部對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，沒有做到全員自我來進(jìn)行預(yù)算控制。

　　1.2.6預(yù)算管理的考核方法較單一，考核辦法不全面。

　　(1)現(xiàn)有的預(yù)算考核只有一個(gè)預(yù)算與實(shí)際差異金額，考核方法較單一。沒有對(duì)管理過程中的資本投資回報(bào)率、產(chǎn)品報(bào)廢率、人工效率、存貨周轉(zhuǎn)率等一些相關(guān)指標(biāo)的考核。(2)在預(yù)算考核過程中沒有劃分可控與不可控因素。

　　1.2.7沒有建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。

　　主要表現(xiàn)在公司沒有建立相應(yīng)的激勵(lì)制度，沒有根據(jù)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)考核責(zé)任部門和責(zé)任人，并以考核結(jié)果對(duì)他們執(zhí)行獎(jiǎng)懲，缺乏應(yīng)有的激勵(lì)機(jī)制。這使得預(yù)算控制流于形式。到最后預(yù)算管理幾乎成了“雞肋”，管理層面對(duì)每月的較大差異，以及各部門各種理由的解釋毫無辦法。只是照例每月財(cái)務(wù)編制一份預(yù)算差異報(bào)表了事。

　　1.2.8預(yù)算管理控制手段較落后，耗時(shí)耗力，效率較低。

　　預(yù)算控制手段上，現(xiàn)在完全是靠人手用Excel對(duì)每日的部門開支申請(qǐng)進(jìn)行歸類匯總，并將匯總的累計(jì)數(shù)與預(yù)算數(shù)進(jìn)行同期對(duì)比，并審核該部門當(dāng)次申請(qǐng)是否超出原定預(yù)算，并根據(jù)超出情況按流程做出相應(yīng)處理。管理控制手段上較落后，工作耗時(shí)耗力，并且效率較低。

　　二改進(jìn)預(yù)算管理的建議

　　(一)完善預(yù)算管理組織架構(gòu)

　　1、建立起從“公司高層”“基層部門預(yù)算員”的三層組織架構(gòu)體系，明確各架構(gòu)人員的分工與責(zé)任，充分調(diào)動(dòng)各部門在預(yù)算管理中的主動(dòng)性。財(cái)務(wù)部門在預(yù)算管理中只是一個(gè)具體的監(jiān)督執(zhí)行部門，主要發(fā)揮督促和指導(dǎo)各部門預(yù)算工作的作用。

　　2、公司高層人員在預(yù)算管理工作中的職責(zé)是對(duì)下屬部門的預(yù)算負(fù)責(zé)。確定各部門在編制預(yù)算時(shí)提出的相關(guān)指標(biāo)是否合理，費(fèi)用開支是否必需，是否與公司的預(yù)算管理目標(biāo)一致;協(xié)調(diào)確定相關(guān)部門在一些模糊費(fèi)用或權(quán)責(zé)發(fā)生時(shí)的責(zé)任歸屬。

　　3、中層部門負(fù)責(zé)人在預(yù)算管理工作中的職責(zé)是要詳細(xì)了解預(yù)算編制、執(zhí)行、考核的過程。清楚每項(xiàng)預(yù)算開支的來龍去脈，在日常預(yù)算執(zhí)行過程中自主進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)出現(xiàn)的預(yù)算差異做出合理解釋。

　　4、基層部門預(yù)算員在預(yù)算管理工作中的職責(zé)是要詳細(xì)了解預(yù)算編制、執(zhí)行、考核的過程。輔助中層部門負(fù)責(zé)人編制預(yù)算，并對(duì)日常開支情況及時(shí)匯總跟進(jìn)，及時(shí)將預(yù)算執(zhí)行情況第一時(shí)間反映給部門負(fù)責(zé)人，使預(yù)算控制從基層部門就開始。

　　5、設(shè)立預(yù)算管理委員會(huì)，它的人員組成應(yīng)是公司高層，由公司預(yù)算總負(fù)責(zé)人來領(lǐng)導(dǎo)，具有一定權(quán)威性。預(yù)算管理委員會(huì)職能貫穿協(xié)調(diào)整個(gè)預(yù)算管理工作，并使各部門就基礎(chǔ)假設(shè)達(dá)成一致。它的工作重點(diǎn)是預(yù)算指標(biāo)確定、業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制建立三個(gè)方面。預(yù)測(cè)批標(biāo)數(shù)據(jù)必須經(jīng)過預(yù)算委員會(huì)的論證審批，否則不能接受。

　　(二)加強(qiáng)預(yù)算參與人員的培訓(xùn)

　　預(yù)算參與人員的培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同架構(gòu)人員進(jìn)行不同要求的培訓(xùn)。(1)針對(duì)公司高層，主要是針對(duì)預(yù)算管理目標(biāo)、預(yù)算管理的流程、預(yù)算的執(zhí)行控制過程、預(yù)算的指標(biāo)對(duì)整個(gè)預(yù)算的影響方面進(jìn)行培訓(xùn);(2)針對(duì)公司中層部門負(fù)責(zé)人，就要針對(duì)該部門的預(yù)算編制、費(fèi)用開支項(xiàng)目歸類等，以及如何及時(shí)進(jìn)行預(yù)算控制進(jìn)行全面詳細(xì)培訓(xùn);(3)針對(duì)基層部門預(yù)算員，不但要培訓(xùn)前述中層部門負(fù)責(zé)人的內(nèi)容，還要特別針對(duì)各表格如何填寫，日常工作中如何輔助部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行預(yù)算控制方面進(jìn)行培訓(xùn)。

　　(三)選用適當(dāng)預(yù)算編制方法，確定合理預(yù)算指標(biāo)，通過科學(xué)的方法來提高預(yù)算編制的可靠性。

　　1、不同預(yù)算內(nèi)容應(yīng)選用不同預(yù)算編制方法，既要避免過繁過細(xì)，又要避免因循守舊。

　　2、關(guān)鍵性預(yù)算指標(biāo)的確定。

　　3、采用概率預(yù)算提高預(yù)算值的準(zhǔn)確性。

　　(四)建立規(guī)范的預(yù)算管理制度流程

　　公司應(yīng)進(jìn)一步完善預(yù)算管理流程和制度，從預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、超預(yù)算控制、差異分析到預(yù)算調(diào)整都應(yīng)有規(guī)范的流程和制度來參照，做到有章可遁。有了規(guī)范的預(yù)算管理流程和制度，不但可以減小部門之間相互推諉，而且可以提高預(yù)算管理的效率。在執(zhí)行過程中不符合預(yù)算規(guī)定的部分，應(yīng)通過制度規(guī)定的程序，通過相應(yīng)權(quán)力的人員審批才能準(zhǔn)許發(fā)生，明確責(zé)任。

　　(五)完善信息反饋機(jī)制，加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行過程監(jiān)控

　　1、預(yù)算執(zhí)行信息反饋。

　　預(yù)算反饋不僅僅只是每期編制一份預(yù)算差異報(bào)告，而是要求在預(yù)算執(zhí)行過程中，及時(shí)有效的提供預(yù)算執(zhí)行的情況信息，在超出預(yù)算前就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息，反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并及時(shí)加以控制。

　　2、超預(yù)算開支控制與審批。

　　應(yīng)建立超預(yù)算控制流程，規(guī)定不同超支內(nèi)容、金額來劃定不同審批權(quán)限。如：屬于辦公費(fèi)用內(nèi)容的，在多少金額以下，負(fù)責(zé)該部門的副總裁就可以審批，而不是不論事情大小都全部報(bào)批到財(cái)務(wù)副總那里。這樣不但可以有效的控制預(yù)算的執(zhí)行，而且提高了管理的效率。

　　3、預(yù)算差異分析與評(píng)價(jià)。

　　每期預(yù)算差異不只是提供一份差異報(bào)告，再由部門做出一些解釋，而且還要針對(duì)具體預(yù)算差異，通過一些科學(xué)的分析方法，確定出是可控還是不可控因素造成的影響，是人為還是非人為因素造成的影響。相關(guān)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)針對(duì)差異因素情況做出相應(yīng)評(píng)價(jià)，并將其作為部門業(yè)績考核的依據(jù)。對(duì)于較大的差異，涉及到要調(diào)整預(yù)算的，還要按相應(yīng)流程做出預(yù)算調(diào)整。

　　4、外部控制與自我控制相結(jié)合。

　　在預(yù)算控制方面，不但要加強(qiáng)外部控制，而且要提倡自我控制。只有部門自我控制意識(shí)提高，才能在部門基層提高預(yù)算執(zhí)行的效率，從而減少后續(xù)超預(yù)算時(shí)還要經(jīng)財(cái)務(wù)審核，再到超預(yù)算上報(bào)審批等程序的運(yùn)作。整體提高公司預(yù)算管理的效率。

　　(六)完善預(yù)算考核方法，正確區(qū)分考核對(duì)象。

　　1、固定資產(chǎn)投資的考核。

　　固定資產(chǎn)投資預(yù)算的包括基本建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算、技術(shù)改造預(yù)算、生產(chǎn)類固定資產(chǎn)購置預(yù)算和管理類固定資產(chǎn)購置預(yù)算。大多數(shù)情況下，固定資產(chǎn)投資預(yù)算是管理層做出的，有時(shí)也可能是生產(chǎn)部門為了提高生產(chǎn)效率或產(chǎn)出量而做出的設(shè)備改進(jìn)或技術(shù)改造投資預(yù)算。如果固定資產(chǎn)投資是管理層做出的，考核的對(duì)象就是管理層，而不是使用設(shè)備的生產(chǎn)車間;同樣，如果設(shè)備改造投資是生產(chǎn)部門提出的，考核的對(duì)象就是生產(chǎn)部門。固定資產(chǎn)投資預(yù)算的考核是對(duì)預(yù)算單位的資本投資回報(bào)效率做出的評(píng)價(jià)，增加對(duì)固定資產(chǎn)投資預(yù)算的考核，能督促責(zé)任部門提高公司資金使用的效率。

　　2、生產(chǎn)成本的考核。

　　生產(chǎn)成本的考核不單單只是考核成本降低一項(xiàng)，實(shí)際考核的內(nèi)容還包括材料采購成本考核，材料耗用量的考核，生產(chǎn)報(bào)廢率的考核，單位產(chǎn)品產(chǎn)出工時(shí)的考核等等。針對(duì)不同的考核指標(biāo)，需要考核的責(zé)任部門是不同的。

　　3、人工費(fèi)用的考核。

　　人工費(fèi)用的考核不只是針對(duì)人工費(fèi)用總量的考核，還包括對(duì)產(chǎn)品產(chǎn)出工時(shí)的考核。直接工人的生產(chǎn)效率越高，生產(chǎn)車間需求的直接工人人數(shù)就越少，單位產(chǎn)品耗用的人工成本就越低。人工費(fèi)用的考核不僅只是考核一個(gè)人工成本總額，還要詳細(xì)到考核直接人工效率，輔助工人占直接人工的比例等輔助指標(biāo)。

　　4、其它費(fèi)用開支的考核。

　　其它費(fèi)用開支的考核主要是要?jiǎng)澐智宄煽匾蛩嘏c不可控因素。有的費(fèi)用針對(duì)這個(gè)部門是可控的針對(duì)另一個(gè)部門可能是不可控的，而且影響費(fèi)用大小的因素有很多。

　　(七)建立激勵(lì)機(jī)制，將預(yù)算管理與績效管理相結(jié)合

　　建立激勵(lì)機(jī)制，并將預(yù)算管理與績效管理相結(jié)合不僅是確保預(yù)算管理落實(shí)到位一種有效手段，也是為了對(duì)員工實(shí)施公正的獎(jiǎng)懲，以便獎(jiǎng)勤罰懶，調(diào)動(dòng)員工的積極性，激勵(lì)員工共同努力，確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。在執(zhí)行預(yù)算工作過程中還應(yīng)注意發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，鼓勵(lì)各級(jí)員工參與預(yù)算工作，培養(yǎng)他們主人翁的意識(shí)，不給員工造成一種強(qiáng)加的感覺。

　　1、實(shí)行股權(quán)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)有突出貢獻(xiàn)的管理人員和員工給與一定股權(quán)獎(jiǎng)勵(lì)。

　　2、推行績效管理。

　　三、結(jié)束語

　　總之，預(yù)算管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它涉及面廣、工作量大、影響力強(qiáng)，需要多方參與和協(xié)調(diào)。完善的預(yù)算管理體系通過計(jì)劃、監(jiān)督、控制等管理手段來提高員工、部門及公司運(yùn)行效率，使各部門和員工的目標(biāo)與公司目標(biāo)達(dá)成一致，最終確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。預(yù)算管理不能生搬硬套、閉門造車，要分析企業(yè)自身的環(huán)境，通過不斷完善企業(yè)的管理制度，鼓勵(lì)管理思想上的創(chuàng)新，才能構(gòu)建一套科學(xué)的、有效的、符合企業(yè)自身發(fā)展的預(yù)算管理體系。