人力資源管理師檔案管理方向評職論文范文

　　摘要： 做好檔案管理工作是一個單位、部門健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是機關(guān)管理工作的一部分，是提高機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。本文簡要提出了檔案管理工作的現(xiàn)狀、不足，并提出了相應(yīng)對策。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理,現(xiàn)狀與不足,應(yīng)對措施

　　檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。

　　一、做好檔案管理工作的意義

　　科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位部門工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。機關(guān)檔案記載著這個單位或者部門發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對進一步促進本單位或者部門科學(xué)發(fā)展提供了第一手的資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為了領(lǐng)導(dǎo)及時了解本單位工作開展情況，適時調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定單位取得的成果，為本單位或部門科學(xué)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。再我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位或者部門工作狀況和工作成果。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的影響力具有重要意義。

　　二、企、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及不足

　　1.管理制度相對落后于人事制度改革

　　隨著人事制度改革的不斷深入，人才流動頻繁，單位在選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

　　2.人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足

　　(1)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

　　(2)管理人員配置不足:人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是由于有些人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

　　(3)管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，因為沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。

　　3.管理人員業(yè)務(wù)不熟:大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過組織專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。

　　4.人事檔案材料不全

　　(1)檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強，沒有認(rèn)真及時的到各部們、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全;有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時將材料進行鑒別歸檔;對檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。

　　(2)干部職工對人事檔案的認(rèn)識不足。他們填寫像履歷表、年度考核表等類似的表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事;有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，認(rèn)為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員。

　　5.檔案整理不規(guī)范

　　由于工作的調(diào)動，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普通。此外，在立卷時間上，有時會積累起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用。

　　三、針對以上存在的弊端可采取的應(yīng)對措施

　　1.加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時按照人事檔案達標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進行。

　　2.加大對硬件設(shè)施的投入，進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)

　　(1)按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

　　(2)引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保單位在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

　　3 提高檔案管理人員的管理水平

　　(1)加強對管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。

　　(2)檔案管理人員要有愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實、甘于奉獻的精神，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、強化繼續(xù)教育，堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”，全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。

　　(3)引人競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。

　　4.人事檔案管理材料收集

　　(1)建立相應(yīng)的檔案管理制度:對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度。

　　(2)建立暢通的材料收集渠道:收集人事檔案管理材料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，如反映業(yè)績的考核、考察材料;學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料;任免、工資待遇、專業(yè)技術(shù)晉升、出國考察學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果評定評價材料等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。

　　(3)增強責(zé)任心，提高工作積極性:檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案管理的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。

　　5.加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

　　(1)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案管理服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，有利于材料的完整保存。

　　(2)人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù)，實現(xiàn)計算機對人事檔案完整、準(zhǔn)確和動態(tài)、立體的管理體系，可以及時準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

　　(3)人事檔案信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財務(wù)科發(fā)放，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如行政辦公室、黨委辦公室、工會、計劃生育及后勤部門、科研和培訓(xùn)等更能因此得到眾多的信息和幫助。

　　四、總結(jié)

　　加強建設(shè)項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務(wù)。我們要從宣傳檔案管理的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出建設(shè)項目檔案的價值和作用。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單位的經(jīng)驗，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，適應(yīng)發(fā)展與各種變化，才能更加科學(xué)地管理好檔案，提高專業(yè)工作水平，為單位的科研、生產(chǎn)、管理服務(wù)。