人事檔案管理工作是每個企業單位基礎工作的基本內容之一對企業的發展起到了鋪墊作用，然而由于各種各樣的因素的影響，使得人事檔案管理現代化存在較多的問題。本文以企業人事檔案管理為切入點，分析人事檔案管理現代化存在的問題，切實提出推動企業人事檔案管理現代化的相關措施。

1企業人事檔案管理現代化存在的問題分析

人事檔案是對企業工作人員具體信息的一個真實記錄，包括員工的工作信息及所獲得的榮譽亦或是懲罰等，為企業人事管理人員了解員工、挖掘員工才能、正確決策與科學管理等提供了參考基礎。現階段，我國各企業的人事檔案管理工作已基本實現現代化，但仍舊存在著很多問題，影響著檔案管理現代化的進一步發展。以下是對企業人事檔案管理現代化存在的問題的具體分析。

1.1缺少完善的人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作對于每個企業來說都是至關重要的。然而，由于人事檔案的管理工作較為基礎，且較為繁雜，往往得不到足夠的重視，相關企業單位缺少完善的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作沒有制度可以依靠，工作的開展不免有幾分盲目，管理的效果往往不盡人意。

1.2檔案管理方式依然落后。

信息技術取得了突飛猛進的發展，由傳統的紙質留存方式發展到以現代化網絡信息為核心技術，改變了各領域的工作方式，為企業提供了人力資源利用保障。但是部分企業的人事檔案管理部門仍然存在用手工對檔案資料進行機械性的拆裝，管理手段較為落后，企業管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事檔案意識影響下，檔案管理缺乏必要的規范。

1.3檔案內容質量不符合要求。

在人事檔案管理過程中，存在著檔案內容質量不符合要求的現象，集中表現在檔案信息不完善與人事檔案跟蹤進度較慢兩個方面。就檔案信息不完善而言，人事檔案需要記錄員工的基本信息、擅長的工作領域、具體的能力水平以及所取得的成績等等，如若檔案信息不完善，那么檔案內容質量就不符合規定的要求，影響人事管理人員聘用或提拔員工，不能發揮人事檔案最大的作用，甚至使得人事檔案的存在形同虛設。就人事檔案跟蹤進度較慢而言，某些企業員工變動頻率較高，人員調動幅度較大，那么就要求人事檔案管理人員及時的更新檔案，確保檔案信息的時效性。如若人事檔案跟蹤進度較慢，則降低了檔案內容的利用效率，甚至造成人事檔案脫檔的情況發生，不能為管理人員的決策與管理作出正確的參考，也在一定程度上降低了人事檔案存在的價值。

1.4人事檔案管理人員專業素質水平較低。

很多的人事檔案管理人員由于自身的專業水平不到位，沒有經過專業知識的培訓，缺少相關的工作經驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業人才。

2推動企業人事檔案管理現代化的相關措施

前文已述，企業人事檔案管理現代化存在著較多的問題，在一定程度上影響著企業的進一步發展，故而要切實采取相關措施，針對這些問題，逐一解決，確保人事檔案最大程度上發揮參考作用。

2.1完善人事檔案管理制度。

各企業在進行人事檔案管理工作之前要針對相關管理制度加以完善，使得相關管理人員在進行人事檔案管理時，有制度可以依靠，要規范可以遵守，提高人事檔案管理質量，推動企業人事檔案管理現代化的實現。

2.2檔案管理工作規范化、標準化。

人事檔案管理工作標準化與規范化是實現企業人事檔案管理現代化的有效途徑。為了切實做到人事檔案管理工作趨于標準化與規范化，就要引起相關工作人員的高度重視，提高工作人員的專業管理素質，在進行檔案管理工作的時及時完善與更新檔案信息，發現不規范的現象及時解決。2.3加強人事檔案的保密管理。人事檔案現代化管理過程中，要認真研究人事檔案信息化管理的相關政策，建立健全人事檔案信息化的管理機制，嚴格界定人事資源和信息資料的密級標準，對計算機的加密功能要正確操作。比如有些企業在人事檔案過程管理上存在麻痹思想，輕易告知他人賬號和密碼進入數據庫查閱資料，出現電子文檔丟失、泄密等情況，給信息化管理帶來了安全隱患。因此，在工作中，人事檔案管理者應該時刻保持清醒的頭腦，嚴格執行相關保密條例，準確采用信息化手段進行管理。

2.4實現人事檔案管理的信息化發展。

檔案信息質量的高低將會直接影響到檔案工作規范化、標準化的推進。隨著互聯網信息時代的到來，各行各業都試圖利用這種新技術推動自身的發展。人事檔案管理工作也同樣如此，未來的人事檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經證明傳統意義上的人事檔案管理已經暴露出其所存在的弊端，例如工作量大、效率低、費時費力等。相反，如若實現人事檔案管理信息化，不斷的挖掘與啟用人才，為檔案部門建設辦公室和檔案室，配備計算機等基礎軟件設施，根據企業實際經營管理情況，為保持電子設施更新的及時性和延續性增加投資，這樣才能加快企業實現人事檔案管理現代化建設的步伐。

2.5提高人事檔案信息化相關人員的專業素質。

檔案管理人員的素質包括很多種，有服務意識、管理水平、專業素養等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務意識，了解檔案管理工作的重要性以及產生的作用。不斷加強自身的知識素養，學會結合現如今的發展趨勢，采用科學合理的管理方法，制定相適應的管理措施，將人事檔案管理的工作做的更完善。不僅如此，還要建立員工績效考核體系。績效考核是一項系統工程，是企業在既定的戰略目標下，運用特定的標準和指標，對工作人員的個人表現、工作表現及工作業績等進行評估，并運用評估的結果對員工將來的工作行為和工作業績產生正面引導的過程和方法。其主要分為組織績效考核和個人績效考核，這就要求電力企業的工作人員不僅注重個人績效，還要注重團體績效，這樣一來，不僅提高了員工的個人工作能力，更增強了團體凝聚力、提高團體意識，強化團隊合作精神，有利于人事檔案管理工作的開展，促進企業可持續發展。綜上淺述，企業人事檔案管理現代化對于企業的進一步發展來說有著重要的作用，在實際的管理過程中往往存在著很多的問題，需要切實采取相關措施加以解決例如完善人事檔案管理制度、使檔案管理工作規范化與標準化、加強人事檔案的保密管理、實現人事檔案管理的信息化發展與提高人事檔案信息化相關人員的專業素質等，推動實現人事檔案管理工作現代化，加快企業發展的步伐。

作者：付琳琳 單位：哈爾濱市城鄉規劃設計研究院