1、什么是檔案信息化

現(xiàn)代檔案館最基本的特征是計算機(jī)與信息技術(shù)的日益普及和應(yīng)用，由此引發(fā)了整個檔案館領(lǐng)域一系列根本性的轉(zhuǎn)變。如今，隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案信息化逐漸成為信息化建設(shè)的一個有機(jī)組成部分，整合檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息化體系，是信息社會發(fā)展的必然要求。

從內(nèi)涵上看，所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，把現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理活動中，對檔案信息資源進(jìn)行管理、處置和為社會提供服務(wù)，使得檔案管理現(xiàn)代化可以加速實現(xiàn)的進(jìn)程。這也就是說，檔案信息化是指從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心得檔案管理模式轉(zhuǎn)變的過程。檔案信息化是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案部門進(jìn)行裝備，從而使得檔案管理部門、相關(guān)機(jī)關(guān)和社會大眾對檔案利用和管理的現(xiàn)代化水平不斷提高。

2、檔案信息化建設(shè)的實踐

2.1上海大學(xué)檔案館學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的檔案信息化建設(shè)實踐。上海大學(xué)檔案館自94年合并后，就建立了學(xué)生檔案信息管理數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)學(xué)生檔案的計算機(jī)管理。十多年以來，在繼續(xù)應(yīng)用計算機(jī)管理的同時，上海大學(xué)檔案館也在不斷吸收學(xué)習(xí)新近計算機(jī)技術(shù)，不斷改進(jìn)管理平臺。而在啟用南大之星檔案管理系統(tǒng)以后，上海大學(xué)檔案館定期將學(xué)生傳遞數(shù)據(jù)及時掛接到上海大學(xué)檔案館網(wǎng)站，目前，檔案館網(wǎng)站可供查詢的學(xué)生檔案數(shù)為107553條，可檢索到學(xué)生檔案傳遞情況、所在地等詳細(xì)情況。

在實現(xiàn)了學(xué)生個人檔案傳遞在線查詢后，上海大學(xué)檔案館網(wǎng)站的瀏覽量從初期的每日不足50，飆升到每日有近200的點擊率，單學(xué)生檔案傳遞的檢索總量就達(dá)到11000余次，尤其在2008—2009學(xué)年的暑假期間更是達(dá)到了6000余次。極大得方便了畢業(yè)生及時獲知本人檔案的去向，為畢業(yè)生離校提供了關(guān)鍵的信息依據(jù)。

2.2西藏檔案館的檔案信息化建設(shè)。西藏檔案館收藏有始自元代、歷經(jīng)明清和民國時期直至上世紀(jì)50年代的歷史檔案，時間橫跨700余年，共有150多個全宗、300余萬件(卷、冊)。為了加快檔案整理工作步伐，該館組織人力對西藏歷史檔案的形體、質(zhì)底等特殊性進(jìn)行了深入細(xì)致的分析，自主研發(fā)出“西藏歷史檔案管理系統(tǒng)”軟件，可支持對歷史檔案的保管、著錄、搶救保護(hù)、編譯及開發(fā)利用等，2010年該系統(tǒng)獲得中國國家檔案局優(yōu)秀科技成果獎。檔案數(shù)字化管理是利用高新技術(shù)手段、用計算機(jī)操作和自動檢索代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工抄錄和手工檢索，實現(xiàn)檔案管理工作快速、準(zhǔn)確、高效。在數(shù)字化技術(shù)的支持下，西藏檔案館正在整理當(dāng)中的噶廈全宗檔案，僅用半年就完成了10萬件(卷、冊)檔案的數(shù)字化和全文錄入。

2.3重慶江津區(qū)檔案館的檔案信息化建設(shè)實踐。隨著近年來國家一系列民生政策的出臺，各類檔案資料的利用已成為廣大群眾關(guān)注的新焦點，到江津區(qū)檔案館查閱的市民絡(luò)繹不絕。但由于長期的歷史原因，不少群眾在查詢時面對堆積如山的紙質(zhì)檔案資料都顯得相當(dāng)吃力。為了滿足廣大群眾的這一需求，江津檔案館于2008年開始正式啟動“數(shù)字檔案館”工程建設(shè)，先后分期投資400萬元，歷時3年，建成了以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫為核心，八大系統(tǒng)為支撐的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)。目前，該館已建立健全了館藏檔案268個目錄數(shù)據(jù)共350余萬多條數(shù)據(jù)，館藏電子檔案1800多萬頁，僅2011年以來，就先后接待社會各界查閱者10236人次，提供檔案7736份，為社會各界提供著及時準(zhǔn)確的服務(wù)。

2.4青島檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)實踐。青島數(shù)字檔案館是青島市檔案局（館）在國際互聯(lián)網(wǎng)上建立的數(shù)字檔案信息查閱平臺，旨在實現(xiàn)開放檔案信息資源社會共享，由青島市13個國家綜合檔案館共同建設(shè)。數(shù)字檔案館主頁包括導(dǎo)航欄和檢索體系兩部分內(nèi)容。導(dǎo)航欄包括13個綜合檔案館館藏介紹、利用制度、利用指南和利用效果等四個介紹性欄目，以期方便用戶了解檔案館的基本情況；查檔咨詢、查檔預(yù)約、在線查檔等欄目提供了用戶與檔案館之間的在線交流和在線查檔功能。主頁向用戶提供了一鍵檢索方式，只要在關(guān)鍵字輸入框中輸入你想要檢索的關(guān)鍵字，就可以檢索到符合要求的檔案信息；為方便用戶檢索，主頁上還設(shè)置了按照區(qū)域范圍、檔案類別、檔案來源、文件文號、成文時間等非常方便的檢索途徑；提供了各級檔案館依據(jù)館藏檔案編制的專題目錄和檔案館主動向社會公布的檔案原件，用戶只需要點擊即可得到想要檢索的檔案信息。

3、檔案信息化建設(shè)的路徑

3.1加強(qiáng)檔案信息化規(guī)范和設(shè)施建設(shè)。完善或者制定相關(guān)電子文件管理及文件級目錄采集標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定，對電子文件歸檔及電子檔案管理工作要加強(qiáng)，電子文件歸檔管理平臺要盡快建成，立檔單位檔案網(wǎng)上接收工作也要初步實現(xiàn)。室藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫也要在相關(guān)的立檔單位要建立，規(guī)范電子文件管理、歸檔和收集工作，促進(jìn)電子文件的實時歸檔與移交逐步實現(xiàn)，以確保本單位形成電子檔案與電子文件的有效、完整與真實。各單位要配備與本單位電子商務(wù)、電子政務(wù)、辦公自動化系統(tǒng)等建設(shè)相適應(yīng)的，對電子文件管理和歸檔要求能夠滿足的計算機(jī)軟、硬件設(shè)備及相應(yīng)設(shè)施。

3.2完善檔案網(wǎng)站建設(shè)。豐富檔案網(wǎng)站資源，充分利用電子政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為社會公眾提供公益性信息服務(wù)，如已公開現(xiàn)行文件和開放檔案等，最大限度地實現(xiàn)檔案信息、公益性文件的社會共享，將網(wǎng)站建成交流檔案工作經(jīng)驗、檔案信息服務(wù)、宣傳檔案工作的平臺。

3.3加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。建立較完善的檔案信息安全保障體系，確保檔案信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用及管理等方面的安全，例如橫向、縱向的電子檔案使用權(quán)限控制，從而杜絕資源的非法使用；數(shù)字證書加密傳輸從而保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾浴⒁恢滦浴⒉豢傻仲囆浴Ａ硗猓㈦娮游募皬?fù)制件代替原件提供利用機(jī)制，嚴(yán)格把關(guān)未開放檔案的查閱手續(xù)。