一、網絡環境下現代檔案管理發生的變化

隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展，計算機在各行各業都有了廣泛的應用，對促進檔案工作發展也起著巨大的作用。相對于傳統的基于紙質文件的檔案管理，融入了計算機技術的現代檔案管理則主要是針對電子文件的管理。

計算機網絡的普及更是為提高檔案管理水平和服務層次提供了強有力的支持。計算機和網絡技術極大地改變了現有的檔案管理和服務模式，主要體現在以下幾個方面：

1.檔案收集、歸檔方式的改變

傳統的歸檔是將辦理完畢的具有保存價值的文件整理并移交檔案部門的過程。

而電子文件可以做到隨時產生隨時歸檔。電子文件的歸檔形式是以磁盤或光盤為介質，而且歸檔范圍也不只是具有保存價值的文件，必要時還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2.檔案檢索方式的改變和檔案館服務質量的提高

對于紙質檔案而言，為用戶提供的服務主要是以手工檢索來提供檔案借閱、出具檔案證明、檔案咨詢等，且服務的時間、地點具有一定的限制。而在網絡環境中，計算機能夠根據用戶的要求快速、準確地為其提供所需的檔案，用戶可以足不出戶，在自己方便的時候獲取信息。

3.可利用的信息資源范圍的拓寬

在傳統的檔案服務中，一個檔案館為用戶提供的資源一般僅限于本館館藏。而在網絡環境中，各個檔案館中的資源可以通過共享，有效地為用戶提供全球化的信息資源，最大限度地滿足用戶的需求，這就是所謂的“虛擬資源”服務。

二、基于互聯網的現代檔案管理和服務環境的結構

互聯網技術為把位于世界各地的檔案資源聯接在一起提供了支撐平臺。但是，目前各種檔案信息資源種類繁多，資源量大，組織形式各異。因此，如何有效地管理這些信息資源，為用戶提供優質快捷的服務是非常重要的。本文提出的基于互聯網的現代檔案管理和服務環境，將有助于這個問題的解決。下面將詳細介紹這個環境的組成結構和各部分的內容。檔案管理和服務環境包括三個部分，即檔案資源管理總線、使用者和資源。

該環境的使用者包括檔案的管理人員和用戶。管理人員負責檔案的歸檔、入庫信息的管理和日常維護，用戶則可以從任何地方通過互聯網來使用此環境，向環境提出需求，以獲取信息。

環境中的資源包括各種檔案信息，分為文件、表格、圖表、報表等，可存放于數據庫中。對于一個檔案館而言，資源又可劃分為本地資源和虛擬資源兩種，虛擬資源通過互聯網與檔案資源管理總線連接。環境的核心是檔案資源管理總線，它連接著環境的使用者和資源，其主要內容包括：

a：用戶管理模塊。負責處理用戶注冊，權限分配以及用戶個人資料的管理。

b：檔案工作人員的管理模塊。管理檔案工作人員的注冊和權限設置。

c：檔案管理模塊。此模塊用于完成各類文件的歸檔工作，即檔案工作人員使用此模塊來完成在系統中對檔案文件的增、刪、改操作，此模塊還包含其它一些對檔案進行維護的工具。

d：檔案查詢模塊。用戶對某檔案的請求必須經查詢模塊處理，才能有結果返回。因此，查詢模塊是管理系統中最為重要的組成內容。進行查詢處理時，可先在本地資源中進行查找，若找不到合適的資源，再去虛擬資源中查詢。在查詢的過程中，檔案管理和服務環境將根據用戶的權限，把合適的結果返回給用戶。

e：收費管理模塊。對于免費提供給用戶的資源，用戶只需注冊、登錄，就可以通過查詢模塊獲取需要的結果。而某些資料，可以先為用戶提供其摘要、簡介，收費管理模塊會向用戶提供全文資料的有償使用信息，比如付費方式、付費金額等，在收到資源的使用費后，付費模塊負責通知查詢模塊向用戶提交完整的資料。

f：幫助模塊。此模塊通過幫助文檔或在線幫助方式，為不熟悉環境的使用者（包括用戶和管理人員）提供有效的引導，幫助他們盡快地完成所需信息的查找和維護。

三、創建現代檔案管理和服務環境應注意的問題

為了擁有一個能夠有效管理并充分利用檔案的環境，在環境的創建過程中應注意以下幾個問題：

1.查詢操作對用戶是透明的用戶不必關心他所需要的信息到底存于何處，是怎樣在計算機中存儲的，只要提供有關信息的關鍵字，就可以獲得所需資源。環境應為用戶提供多種形式的查詢方法，比如精確查詢、模糊查詢等。

2.提供有效的權限管理不同權限的人對于同一資源的訪問結果應有所不同。比如學生成績查詢，一般人只能看到班級中學生的名單，而這個班里的學生通過輸入姓名、學號等信息就可以看到自己的成績。

3.數據庫的設計檔案文件種類多、數量大，因此，必須選擇合適的數據庫系統來存放這些信息。合理的數據庫結構設計可以方便使用者對檔案文件的管理和利用。另外，各種虛擬資源是在不同地方產生的，它們采用的數據庫系統很有可能各不相同。所以檔案資源管理總線中必須提供接口，以便不同數據庫系統之間的互操作。

4.環境應是易學、易用的此環境的使用者不一定具有豐富的計算機使用知識，因此，友好的使用界面、恰當的幫助顯得非常重要。

5.安全性的考慮因為在開放的互聯網環境中，我們提出的檔案管理和服務環境不免會受到病毒、黑客的侵擾。而檔案本身也涉及保密問題。因此，在網絡環境下，必須考慮檔案的安全性，防病毒、電子印章、電子水印等技術的使用應該受到重視。