一、企業(yè)海外工程業(yè)務(wù)多元化經(jīng)營的特點(diǎn)

我國在海外開展工程承包業(yè)務(wù)的主體大多為國內(nèi)企業(yè)，但在這一前提下又包含著多種業(yè)務(wù)開展方式。主要有：以國內(nèi)企業(yè)為主體、在國外成立分支公司并申請當(dāng)?shù)仄髽I(yè)資質(zhì)開展業(yè)務(wù)（這也是目前最主要的一種方式），以技術(shù)合作形式開展業(yè)務(wù)、以項(xiàng)目組為主體單獨(dú)開展業(yè)務(wù)、與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)或者外企合作開展業(yè)務(wù)、以勞務(wù)公司國際勞務(wù)大分包的形式以及與國內(nèi)在海外開展其他國際業(yè)務(wù)的公司合作等。

二、多元化經(jīng)營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在多元格局背景下，由于工程特點(diǎn)、業(yè)主情況、當(dāng)?shù)卣叻ㄒ?guī)等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。

1．多元化特點(diǎn)要求對原有檔案管理方法必須進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整

多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經(jīng)濟(jì)援助工程、使領(lǐng)館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點(diǎn)，同時(shí)還要符合我國商務(wù)部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業(yè)建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區(qū)執(zhí)行的工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及檔案留存的種類和標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。比如，執(zhí)行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項(xiàng)目和使領(lǐng)館項(xiàng)目則以國內(nèi)工程承包合同為基礎(chǔ)依據(jù)。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整的迫切需求。

2．多元化特點(diǎn)要求對原有檔案管理制度必須進(jìn)行改革完善

各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據(jù)，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業(yè)雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內(nèi)工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應(yīng)的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業(yè)調(diào)整現(xiàn)有檔案管理制度就顯得尤為迫切

3．多元化特點(diǎn)要求必須加強(qiáng)海外工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

海外工程檔案管理存在的另一個(gè)突出問題是檔案管理人員的數(shù)量需求和專業(yè)素質(zhì)難以適應(yīng)檔案工作需要。境外項(xiàng)目大多實(shí)行崗位輪換制度，從而導(dǎo)致檔案管理人員的不穩(wěn)定，同時(shí)還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業(yè)水平低下的情況。以中國甘肅國際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作總公司為例，目前在海外16個(gè)國家有各種大小在建項(xiàng)目70多個(gè)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在這70多個(gè)項(xiàng)目中配有專兼職檔案管理員的只有11個(gè)，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領(lǐng)館項(xiàng)目，中國政府援建加納職校項(xiàng)目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項(xiàng)目，安哥拉公司承建的TPA一期項(xiàng)目和國家培訓(xùn)學(xué)院項(xiàng)目等。而其余項(xiàng)目的檔案管理人員要么職責(zé)不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現(xiàn)狀勢必嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項(xiàng)目，其共同特點(diǎn)是重大項(xiàng)目，并且承接項(xiàng)目的公司實(shí)力強(qiáng)，人員充足、管理規(guī)范。

4．多元化特點(diǎn)要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平

在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業(yè)，有限的翻譯人員多被安排在經(jīng)營崗位，主要參與投標(biāo)資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業(yè)務(wù)人員兼任，而這些業(yè)務(wù)人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業(yè)務(wù)，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業(yè)人員僅有1名。復(fù)雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。

5．多元化特點(diǎn)要求必須處理好紙質(zhì)檔案的收集歸檔與歸國保管問題

多元化背景下，各公司在海外開展業(yè)務(wù)的點(diǎn)多面廣，在海外設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)種類多樣，機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、規(guī)模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機(jī)構(gòu)管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導(dǎo)致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴(yán)重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當(dāng)中，只有部分較為重要的技術(shù)資料，而涉及工程項(xiàng)目的規(guī)劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現(xiàn)場形成的機(jī)械安全備案表、材料設(shè)備出廠質(zhì)量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠(yuǎn)，許多重要的紙質(zhì)檔案資料歸國保管也存在種種困難。

三、多元化經(jīng)營條件下加強(qiáng)海外工程檔案管理的對策

1．充分認(rèn)識海外工程檔案管理工作的重要性

海外工程檔案真實(shí)記錄了企業(yè)海外經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動的全過程，對企業(yè)當(dāng)前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的重要依據(jù)。海外工程管理關(guān)乎國家形象和企業(yè)利益，從施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面到一線員工，都要充分認(rèn)識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應(yīng)貫穿于項(xiàng)目的投標(biāo)、報(bào)價(jià)到竣工驗(yàn)收的全過程。因此，在各項(xiàng)技術(shù)業(yè)務(wù)開展的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)完成檔案資料的收集歸檔工作。

2．重視海外工程檔案管理人員配備和責(zé)任落實(shí)

海外施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)海外施工隊(duì)伍的實(shí)力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應(yīng)如此。對于技術(shù)組或者項(xiàng)目組等人員較少的施工機(jī)構(gòu)，則應(yīng)酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓(xùn)。同時(shí)，各海外工程機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任制，健全和完善相應(yīng)的考核機(jī)制，重點(diǎn)項(xiàng)目可考慮與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂檔案管理目標(biāo)責(zé)任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實(shí)行嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。

3．根據(jù)多元化業(yè)務(wù)特點(diǎn)對海外工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類

多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側(cè)重，要根據(jù)多元化的業(yè)務(wù)特點(diǎn)科學(xué)合理地區(qū)分核心檔案與一般檔案，并根據(jù)不同業(yè)主的要求、工程來源和種類等特點(diǎn)區(qū)分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實(shí)用的文件材料分類制度。同時(shí)，要建立健全規(guī)范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅(jiān)持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據(jù)多元化業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定不同的管理辦法，建立科學(xué)適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。

4．充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)做好海外工程檔案工作

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業(yè)務(wù)背景下海外工程檔案管理面臨的實(shí)際問題，要求我們重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及電子技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。首先，要借助計(jì)算機(jī)做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網(wǎng)絡(luò)傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網(wǎng)絡(luò)傳回總部，避免紙質(zhì)檔案運(yùn)輸?shù)睦щy。最后，要建立各公司和各項(xiàng)目的電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高海外工程檔案的現(xiàn)代化管理水平。

四、小結(jié)

總之，我們應(yīng)當(dāng)不斷探索多元業(yè)務(wù)背景下海外工程檔案管理的規(guī)律性和多樣性，以優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)于企業(yè)海外建設(shè)工程的發(fā)展。

作者：楊淑娥 單位：中國甘肅國際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作總公司