1科研課題檔案同一保管期限內(nèi)每年度按時間順序編號

我校的科研課題檔案，以前同一保管期限的檔案按年度序采用大流水編號方法。過去因按立項時間歸檔編號，有的已立項科研課題因特殊情況取消或中斷了研究，預留的案卷號就成了空號;有時有的科研課題已經(jīng)歸檔編號很長一段時間了，又交來一部分科研課題文件，無法編入其相應(yīng)的順序內(nèi)，經(jīng)常改動編號，造成了編號無序、混亂現(xiàn)象。現(xiàn)以結(jié)題年度為依據(jù)歸檔，劃分保管期限后，同一保管期限內(nèi)每年都從“1”開始編小流水號，簡單明了。對因各種原因未及時歸檔的文件，可隨時編入其結(jié)題年度內(nèi)，不影響其它順序號的準確性。采用新的編號方法后，使科研課題檔案便于統(tǒng)計和利用。

2科研課題檔案卷內(nèi)文件以件為單位裝訂整理

科研課題檔案的立卷原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，進行系統(tǒng)整理，便于保管和利用。從檔案的原始性特點看，保持檔案的原有形態(tài)，更便于利用。科研課題檔案分階段形成的文件載體不同，紙質(zhì)文件規(guī)格大小、薄厚不一，也有許多是成冊成套的文件。以前每個科研階段的文件訂在一起，有的過厚，遮擋文字，影響查閱，需要復制時還得拆卷，對檔案的損壞非常嚴重;另外，檔案裝訂也不夠規(guī)范。裝訂方法是否合理直接影響案卷的質(zhì)量。現(xiàn)卷內(nèi)文件按件為單位裝訂整理，采用傳統(tǒng)的線裝方法，統(tǒng)一了打孔位置。裝訂孔位于頁面左側(cè)距邊線15mm處，上下位置按頁面長度取中，每針固定80mm。以A4紙為例:上下長度297mm，取中點在150mm，這樣打孔點分別在70mm、150mm、230mm處，每件在裝訂時都用尺量，不允許有重份、倒翻現(xiàn)象，線結(jié)系活扣，便于拆開復印，利用方便。這樣卷內(nèi)所有文件都整齊劃一，結(jié)實美觀;對成冊成套的文件保持其原有自然形態(tài)，避免再裝訂時打孔裁剪造成損傷。以件為單位裝訂整理便于卷內(nèi)文件的補充和調(diào)整，利用時只需提供所需部分，安全、保密，且復制方便。

3科研課題檔案卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁號

以前每卷內(nèi)各階段形成的所有文件，均編寫大流水號，有的文件原來有頁號，又重新編寫，破壞了原貌。我校的科研課題檔案每卷都有五六百頁，最多可達一千八百余頁，如果重新編寫頁碼，工作量很大。改進后，卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁號，成冊成套的文件原有頁號的不再重新編號，每件文件在右上角蓋歸檔章，標明件號、頁數(shù)，累加后是該卷的總件數(shù)、頁數(shù)，簡單方便，減少了工作量。對立卷歸檔后又形成的文件材料可隨時加入相應(yīng)的案卷中，只需在備考表中注明，量多的可裝盒排列其后。按老方法已歸檔的科研課題檔案，現(xiàn)在因報獎和推廣應(yīng)用形成的新材料，不能加入原卷的，可根據(jù)形成的年度單獨組卷，只需在備考表和案卷目錄上注明，形成互見號，以便利用時查找。

科研課題檔案是檢驗科研質(zhì)量、評價科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要憑證和依據(jù)。我校的科研課題檔案是教職人員在科研實踐和教學管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等。我校的科研工作的開展情況，從科研經(jīng)費、人員投入、科研成果等各方面都能從科研課題檔案中予以體現(xiàn)，從而作出客觀、公正的評價。科研課題檔案也是我校科研人員辛勤勞動的成果，在晉升職務(wù)職稱、調(diào)整工資、表彰獎勵的考核中起到了真憑實據(jù)的作用。我校是教育和培養(yǎng)醫(yī)學領(lǐng)域?qū)ｉT人才的基地，科研課題檔案可為教師編寫教案提供大量素材，科研課題檔案與教學實踐緊密結(jié)合，把新論點、新技術(shù)、新經(jīng)驗充實到教材中，傳授給學生，是造就高質(zhì)量人才，提高我校教學質(zhì)量的重要保證。

4總結(jié)

我校的科研課題檔案經(jīng)改進后較為科學規(guī)范，為今后的工作打下了良好基礎(chǔ)。在科研課題檔案管理工作中，要嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》和《科學技術(shù)檔案管理規(guī)定》的要求，結(jié)合我校實際，運用檔案理論知識，解決工作中的新問題，創(chuàng)造有我校特色的管理方法，使科研課題檔案為我校各項工作的開展和進步，發(fā)揮更大的作用。

作者：弓春菊 王學娟 楊陽 姚大明 單位：承德醫(yī)學院