一、文明單位創建檔案管理現狀與發展趨勢

當前全國各地文明單位考評重心已從“評時”向“平時”轉變，按統一標準進行日常檔案的規范化收集整理，能全面、真實、準確地反映創建成果，因此創建檔案的日常管理應引起足夠重視。隨著當今環保問題日益凸顯，文明單位電子化考核的呼聲日益高漲，一些地方開展了電子化考核，積累了寶貴的經驗，例如安徽省蕪湖市的文明創建動態管理系統，實現了檔案電子化、網絡化以及管理的動態化，受到中央文明辦的充分肯定。文明單位創建檔案從紙質模式走向電子模式將是大勢所趨。

二、文明單位創建檔案管理標準化研究

（一）創建檔案管理標準化研究現狀

文明單位創建活動經過多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺相應的精神文明創建活動管理辦法，為文明單位創建活動健康發展提供了規范性文件依據。各單位主要依據當地的此類規范性文件所附考評體系，按照本單位成文或不成文的“標準”來整理創建檔案，有些檔案部門由于自身是文明單位，對創建檔案格外重視，檔案整理科學規范。

（二）創建檔案管理模式系統解決方案

1.檔案運行“四心質量環”模式

一是用心策劃。年初根據創建主管部門和上級有關創建要求，結合本單位實際制訂文明創建檔案工作計劃。對于臨時增加的創建工作要求，應及時吸納到檔案工作計劃中。二是專心實施。單位應創造條件讓專（兼）職文明創建檔案工作人員能專心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過程中應用心思考，善于總結經驗。文明單位間可開展檔案工作交流活動，以共同提高檔案管理水平。三是細心檢查。單位創建領導機構負責人應對創建檔案工作開展情況的檢查工作進行部署，負責檢查的部門應對照考評體系和上級有關要求，對文明創建檔案進行認真細致的審核，有建立質量管理體系的單位可將文明創建檔案工作的檢查納入內部審核和管理評審，檢查是否符合計劃的預期效果，重在查找問題，識別改進機會。四是精心改進。對于第三環節發現的好的經驗做法加以總結，對查找出來的問題應逐條糾正并提出預防措施，以保持檔案管理工作有序運轉。

2.檔案整理標準化模式

一是紙質模式的標準化。根據統一、簡化、協調、優化的標準化原則，對檔案裝具及其索引標簽、卷內材料目錄，材料分類與編號規則等制定相關標準予以規范。二是電子模式的標準化。在電子模式下，各種文件、證書、照片、音像資料均應形成電子文檔。按標準化原則，對應考評體系各級指標建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱按各級指標名稱命名，并按級別嵌套，將電子文檔存放到對應的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規范文件名的命名規則，對諸如編號、年份代號、標題名稱等予以標準化，以便電子查考檢索。文檔名稱按“兩位數序號：文檔主題”命名，如“01：創建領導小組文件”，宜在正文頁腳插入文檔名稱（居右），在瀏覽時可起到提示作用。采用電子模式，不僅節約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質檔案進而節約有限的實體空間，堪稱綠色創建。

3.檔案管理網絡化模式

各地文明創建主管部門可考慮實行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎上，建立文明創建的網絡平臺,向管轄范圍內的文明單位開放，通過在線指導、審核文明單位按時上傳日常創建檔案資料實現檔案管理網絡化，從而實現文明創建常態化。在功能設計上，可以讓文明單位自身的工作人員或領導通過登錄專門的賬號，查閱本單位的創建檔案。各地文明創建主管部門也可及時發現檔案工作的好做法好經驗，通過這個平臺予以推廣，促進文明創建水平的整體提升。檔案管理的網絡化也有利于考評工作更加公開透明、公平公正，為考評工作的標準化打下扎實的基礎。

三、結語

東漢班固在《白虎通•卷八•三教》中說道“教者，效也，上為之，下效之。”文明檔案創建能否實現低碳化、標準化和網絡化，關鍵在于處在“上位”的機構或人員從頂層設計層面來推動，處于“下位”的文明單位必一呼百應，如此“上行”而“下效”，相信文明單位創建檔案管理一定會掀開嶄新的一頁。

作者：曾潔巧 單位：福建省標準化研究院