1設(shè)備全生命周期管理模式優(yōu)勢

1.1能夠保證完整、準(zhǔn)確卻具有時(shí)效性

高校儀器設(shè)備全生命周期管理因?yàn)榫哂薪y(tǒng)一性，因而能夠利用數(shù)據(jù)庫將信息及時(shí)更新或者是共享，可以在多個(gè)數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行。這樣大大方便了職能部門之間對信息的獲取，可以隨時(shí)獲取完整而且準(zhǔn)確的信息。這樣也就為高校儀器設(shè)備全生命周期管理下的采購管理提供了可靠的技術(shù)支持。例如，全生命周期管理的實(shí)施，當(dāng)需要對貴重儀器進(jìn)行設(shè)備購置論證時(shí)，就可以直接通過這個(gè)管理系統(tǒng)提供的信息，來了解學(xué)校在用的設(shè)備和已經(jīng)購置的同類的設(shè)備的情況，而且可以了解到采購的設(shè)備在使用過程中的折損以及保養(yǎng)維修的情況，同時(shí)還能夠了解到產(chǎn)品的性能，為以后的采購管理提供參考，能夠有效節(jié)約成本，避免資源浪費(fèi)。

1.2節(jié)約管理成本，提高管理效率

高校采取設(shè)備全生命周期管理模式，是一種具有一體化特性的信息管理模式，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)和信息處理功能。學(xué)校的相關(guān)管理部門能夠?qū)@些信息進(jìn)行綜合處理，使信息和數(shù)據(jù)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，且處理的速度非?？?，能夠節(jié)約成本，提高管理效率。

1.3能有效提高管理效益

學(xué)校采用全生命周期管理模式后，校內(nèi)的各個(gè)職能部門能夠及時(shí)了解到學(xué)校設(shè)備的采購情況，各個(gè)部門可以相互監(jiān)督，共同進(jìn)步，從而保證了在管理流程中不會(huì)出現(xiàn)失誤或者疏忽現(xiàn)象，從而能夠有效提升管理效益。

2高校儀器設(shè)備采購管理的現(xiàn)狀

實(shí)行動(dòng)態(tài)管理模式是目前高校在設(shè)備采購方面普遍采用的管理方式，主要是依靠多個(gè)管理系統(tǒng)完成設(shè)備周期的階段管理工作，相對獨(dú)立，設(shè)備信息共享性差，這種方式效率比較低。

3高效設(shè)備管理的存在的問題

3.1管理數(shù)據(jù)不能共享，難以實(shí)現(xiàn)跟蹤管理

目前，由于各大高校的設(shè)備管理系統(tǒng)的識別編碼沒有統(tǒng)一，這就導(dǎo)致了設(shè)備管理的數(shù)據(jù)不能夠及時(shí)得到交換和共享。尤其是在計(jì)劃階段和采購階段，因?yàn)橛休^多的不確定性和較多變化等客觀性原因存在，也就使“論證系統(tǒng)”和“采購系統(tǒng)”等管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很難與“資產(chǎn)管理系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)共享，因此，目前在對某臺設(shè)備進(jìn)行全生命周期的追蹤管理時(shí)，需要?jiǎng)佑枚鄠€(gè)管理系統(tǒng)，還需進(jìn)行數(shù)據(jù)的人工核實(shí)，既不方便，也容易出現(xiàn)差錯(cuò)。而資產(chǎn)管理系統(tǒng)與學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之間也大多未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換共享，這也是不少學(xué)校資產(chǎn)的實(shí)物賬與財(cái)務(wù)賬之間存在不同程度偏差的主要原因。

3.2綜合統(tǒng)計(jì)功能差，效率低

因?yàn)楣芾硐到y(tǒng)中數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)之間有一定的差距，這就降低了統(tǒng)計(jì)結(jié)果的可靠性。而如今的高?，F(xiàn)有的管理系統(tǒng)沒有跨數(shù)據(jù)庫綜合查詢的功能，還僅僅是依靠人工來進(jìn)行。如高校在進(jìn)行貴重儀器設(shè)備購置論證時(shí)，相關(guān)部門需要事先了解其他同類設(shè)備的擁有和分布情況，以及使用率的相關(guān)數(shù)據(jù)，以避免重復(fù)購置。而要獲得這些數(shù)據(jù)，需要在多個(gè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢、核實(shí)后，再人工進(jìn)行數(shù)據(jù)合并、統(tǒng)計(jì)，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率低下，而且難以保證數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。

3.3不利于部門溝通協(xié)作，容易產(chǎn)生管理漏洞

在高校中，設(shè)備全生命周期各階段的管理工作是由學(xué)科建設(shè)規(guī)劃部門、招投標(biāo)管理部門、設(shè)備管理部門、財(cái)務(wù)管理部門分工協(xié)作完成的。由于不能在同一個(gè)管理信息系統(tǒng)中運(yùn)作，這些職能部門之間有時(shí)會(huì)因工作信息不暢而出現(xiàn)管理流程中的漏洞，造成工作進(jìn)度滯后。例如，設(shè)備購置計(jì)劃通過論證后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)入計(jì)劃實(shí)施階段，但可能由于某些原因一些部門往往不能及時(shí)監(jiān)測計(jì)劃實(shí)施的具體情況，這就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)職能部門不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，也就無從談解決措施了。就是因?yàn)檫@些設(shè)備和相關(guān)部門工作配合問題，導(dǎo)致無法正常進(jìn)入采購程序，在管理上易出現(xiàn)漏洞。

4加強(qiáng)設(shè)備采購管理的措施及建議

加強(qiáng)學(xué)校設(shè)備采購管理就是要對儀器設(shè)備的全生命周期進(jìn)行有效管理。即對準(zhǔn)備期、采購期、使用期和處置期這四個(gè)階段進(jìn)行管理，在這些階段的使用過程中對設(shè)備及時(shí)管理和調(diào)撥。

4.1提高信息質(zhì)量

信息是儀器設(shè)備全生命周期管理的核心要素之一。利用信息技術(shù)，完整記錄設(shè)備的詳細(xì)信息，同時(shí)為供應(yīng)商、廠商、使用單位、使用地點(diǎn)和使用人員日志建立信息檔案，實(shí)現(xiàn)對設(shè)備全過程的效益分析和現(xiàn)狀分析、供應(yīng)商質(zhì)量評估、用戶擁有和使用分析，為學(xué)校設(shè)備配置決策提供數(shù)據(jù)支持。為了提高信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，設(shè)備管理信息系統(tǒng)必須與學(xué)校其他管理信息系統(tǒng)共享和交換數(shù)據(jù)，如人力資源、財(cái)務(wù)、校園信息、招投標(biāo)、科研、房地產(chǎn)等管理系統(tǒng)。設(shè)備管理信息系統(tǒng)即時(shí)共享這些系統(tǒng)中已有的基礎(chǔ)信息，如責(zé)任人、使用人、中標(biāo)信息、科研項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)來源、校園房屋等信息，可以全方位地對設(shè)備進(jìn)行定位，更準(zhǔn)確地與其他部門進(jìn)行工作同步與合作。

4.2強(qiáng)化實(shí)物管理

①加強(qiáng)實(shí)物驗(yàn)收。設(shè)備一旦采購進(jìn)校，必須進(jìn)行現(xiàn)場開箱驗(yàn)收，建立完備的驗(yàn)收檔案和入庫臺賬，包括實(shí)物拍照、驗(yàn)收報(bào)告、電子標(biāo)簽等，采用電子檔案管理模式。②在設(shè)備使用過程中，制定并執(zhí)行維修保養(yǎng)計(jì)劃，定期對設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備始終處于完好狀態(tài)，能夠隨時(shí)服務(wù)于教學(xué)和科研，使設(shè)備發(fā)揮最大效能，提高使用效率。職能部門掌握設(shè)備狀態(tài)后需要及時(shí)跟進(jìn)相應(yīng)舉措，對于設(shè)備使用狀態(tài)和效益良好的使用單位，可放寬核準(zhǔn)下年度采購計(jì)劃；反之則嚴(yán)格審批，必要時(shí)可將儀器調(diào)撥至其他單位。

5結(jié)語

近年來，各高校都在探索優(yōu)化儀器設(shè)備管理機(jī)制，制定并形成切實(shí)可行的措施和途徑，最大化發(fā)揮儀器設(shè)備對于教學(xué)科研的支撐作用。設(shè)備管理與財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)協(xié)同性，實(shí)行設(shè)備全生命周期管理，這是資產(chǎn)管理視角下對高校儀器設(shè)備管理提出的新要求，不僅有利于儀器設(shè)備的管理，還將推動(dòng)其他相關(guān)職能部門的管理改革與創(chuàng)新，促進(jìn)學(xué)校的改革和發(fā)展。隨著教育部新的財(cái)務(wù)制度的實(shí)施，高校將開始關(guān)注設(shè)備折舊，并將貫穿于設(shè)備全生命周期過程中。創(chuàng)新儀器設(shè)備管理模式，有利于加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，提高資產(chǎn)的使用效益，積累固定資產(chǎn)更新資金，促進(jìn)高等教育事業(yè)健康有序地發(fā)展。

作者：張永彩 單位：廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院