1醫(yī)學(xué)院校設(shè)備采購現(xiàn)狀分析

醫(yī)學(xué)院校設(shè)備采購管理平臺(tái)的開發(fā)，能夠加速學(xué)校信息化的進(jìn)程，為學(xué)校節(jié)約管理成本，實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購和管理環(huán)節(jié)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。學(xué)校的設(shè)備使用者可根據(jù)需要進(jìn)行采購計(jì)劃與相關(guān)材料的提交，并隨時(shí)登錄系統(tǒng)查看計(jì)劃執(zhí)行的情況，并與每個(gè)環(huán)節(jié)的操作人員進(jìn)行即時(shí)的溝通與交流，進(jìn)行相關(guān)材料的修正或補(bǔ)充。通過系統(tǒng)還可查看采購執(zhí)行的狀態(tài)與結(jié)果，最終達(dá)到提高工作效率和管理效益的目的。

2醫(yī)學(xué)院校設(shè)備采購管理平臺(tái)的建立

2.1采購管理平臺(tái)功能模塊

設(shè)備采購管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)是針對采購實(shí)際情況而建立。將相關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)中，存儲(chǔ)到指定數(shù)據(jù)庫內(nèi)，并能根據(jù)需要隨時(shí)從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出相關(guān)信息。為方便不同環(huán)節(jié)相應(yīng)角色用戶使用，采用基于工作流的技術(shù)對整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行了相應(yīng)的功能分解，以確定系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。通過功能分析將平臺(tái)分為以下12個(gè)功能模塊，其設(shè)備采購管理平臺(tái)功能流程如圖1所示。

2.2采購管理平臺(tái)主要功能

(1)基礎(chǔ)信息模塊。管理員導(dǎo)入項(xiàng)目信息，如項(xiàng)目年度、項(xiàng)目名稱和項(xiàng)目批復(fù)金額等，設(shè)備信息如設(shè)備名稱、零配件、批復(fù)數(shù)量和采購數(shù)量等，供應(yīng)商信息如聯(lián)系人、聯(lián)系電話和電子郵箱等。

(2)打包分包模塊。管理員進(jìn)行招標(biāo)前的打包分包，選擇相應(yīng)項(xiàng)目，復(fù)選設(shè)備名稱進(jìn)行打包，自動(dòng)生成打包序號(hào)，同時(shí)可以顯示相應(yīng)分包金額和未打包設(shè)備。

(3)招標(biāo)結(jié)果模塊。對招標(biāo)成功的分包錄入招標(biāo)結(jié)果，將中標(biāo)金額和型號(hào)、原產(chǎn)地、品牌和中標(biāo)商等信息自動(dòng)生成采購合同編號(hào)，同時(shí)發(fā)送郵件通知中標(biāo)商簽訂政府采購合同。

(4)簽訂采購合同模塊。錄入采購合同簽訂時(shí)間，注明采購合同類型為外貿(mào)或內(nèi)貿(mào)。

(5)付款模塊。根據(jù)采購合同編號(hào)和付款性質(zhì)自動(dòng)計(jì)算付款金額、生成付款三聯(lián)單。

(6)外貿(mào)合同處理模塊。對進(jìn)口設(shè)備錄入外貿(mào)合同編號(hào)、外貿(mào)合同簽訂時(shí)間等外貿(mào)合同信息以及減免稅單號(hào)、減免稅截止期等免稅信息后模塊可根據(jù)需求生成免稅一覽表。

(7)到貨處理模塊。對于進(jìn)口設(shè)備，輸入外貿(mào)合同編號(hào)后自動(dòng)生成并打印進(jìn)口設(shè)備接收單；驗(yàn)收后根據(jù)合同編號(hào)定位到該設(shè)備，記錄收貨人、到貨時(shí)間等信息；可控制設(shè)備的供貨進(jìn)度。

(8)固定資產(chǎn)處理模塊。輸入設(shè)備代碼后可記錄固定資產(chǎn)編號(hào)、驗(yàn)收狀態(tài)等信息。

(9)結(jié)算模塊。輸入采購合同編號(hào)后可記錄結(jié)算時(shí)間、結(jié)算狀態(tài)等信息。

(10)協(xié)議采購模塊。導(dǎo)入項(xiàng)目信息，錄入采購合同，可記錄驗(yàn)收時(shí)間、資產(chǎn)編號(hào)及報(bào)銷狀態(tài)等信息。在此模塊中可以對項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度和協(xié)議供貨設(shè)備情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。

(11)查詢統(tǒng)計(jì)模塊。包括執(zhí)行進(jìn)度查詢、多條件查詢和任意條件查詢，其中執(zhí)行進(jìn)度查詢項(xiàng)可對招標(biāo)進(jìn)度、支付進(jìn)度、到貨進(jìn)度、驗(yàn)收進(jìn)度、結(jié)算進(jìn)度及外貿(mào)合同進(jìn)度等環(huán)節(jié)進(jìn)行查詢。條件查詢根據(jù)不同用戶賦予的不同權(quán)限，生成各種查詢結(jié)果和統(tǒng)計(jì)表格。

(12)數(shù)據(jù)維護(hù)模塊。只有系統(tǒng)管理員具有訪問權(quán)限，通過此模塊可以對平臺(tái)的基礎(chǔ)信息進(jìn)行增、刪、改、查等操作，對訪問用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。通過設(shè)備采購管理平臺(tái)，各設(shè)備使用人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和職能部門相關(guān)人員均可上網(wǎng)瀏覽或查詢采購信息，了解采購項(xiàng)目的執(zhí)行狀態(tài)；歷史數(shù)據(jù)為采購過程提供價(jià)格、已有設(shè)備數(shù)量等參照功能。統(tǒng)計(jì)分析功能可以根據(jù)用戶權(quán)限的不同對數(shù)據(jù)庫相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)，并生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。設(shè)備采購管理平臺(tái)注重細(xì)節(jié)和實(shí)際應(yīng)用，如自動(dòng)檢驗(yàn)分包內(nèi)中標(biāo)金額總額與分包中標(biāo)金額相等，否則顯示錯(cuò)誤等細(xì)節(jié)；在每個(gè)模塊內(nèi)部設(shè)計(jì)了針對性強(qiáng)的查詢功能，力圖對設(shè)備采購的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行高速有效地管理。（本文來自于《中國醫(yī)學(xué)裝備》雜志。《中國醫(yī)學(xué)裝備》雜志簡介詳見。）

3結(jié)語

新建立的設(shè)備采購管理平臺(tái)界面友好、系統(tǒng)性強(qiáng)，通過控制采購的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備采購全流程的動(dòng)態(tài)管理和數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計(jì)，極大地方便了設(shè)備采購管理工作，促進(jìn)了設(shè)備采購管理的信息化水平。同時(shí)，設(shè)備采購管理平臺(tái)有待進(jìn)一步完善，在今后的計(jì)劃整合項(xiàng)目申報(bào)、進(jìn)口申請等環(huán)節(jié)需與固定資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)庫進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購和設(shè)備管理全過程的信息化管理和監(jiān)控，更好地發(fā)揮對醫(yī)學(xué)院校教學(xué)、科研的支撐和服務(wù)功能，為醫(yī)學(xué)院校的發(fā)展建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。

作者：黃松 王旭 趙志強(qiáng) 王磊 康建明 劉志成 單位：首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處 首都醫(yī)科大學(xué)生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)院