1估時作業(yè)成本法

1．1估時作業(yè)成本法實施步驟

估時作業(yè)成本法繞開了作業(yè)成本法中昂貴、耗時且主觀的作業(yè)調(diào)查工作，在不引起效益損失的前提下，解決了作業(yè)成本法存在的主要問題。它利用時間方程自動將資源耗費分配給成本對象，只需兩個參數(shù)即可完成成本核算:單位時間費用成本;與成本對象相關(guān)的作業(yè)所消耗的時間(如以分鐘計)。因此，估時作業(yè)成本法相對傳統(tǒng)作業(yè)成本法實施起來更快、更便宜，也更容易。估時作業(yè)成本法實施的具體步驟主要如下:第一，估計單位時間費用成本。管理人員先識別組織內(nèi)的資源組，并計算出每個資源組的成本;再根據(jù)經(jīng)驗和觀察直接估計每個資源組的實際產(chǎn)能，在圖書館業(yè)務(wù)運行方面，實際產(chǎn)能表現(xiàn)為員工的工作時間。通常情況下，管理人員可以根據(jù)經(jīng)驗估計實際產(chǎn)能為理想產(chǎn)能的80%～85%，之所以這樣考慮，是因為員工有部分時間用來到達、離開、休息、交流、會議與培訓(xùn)。每個資源組的成本費用除以員工的實際產(chǎn)能得到單位時間費用成本。第二，確定每單位作業(yè)耗用的時間。管理人員可以通過調(diào)查、與員工交談、計量等方法確定完成每單位作業(yè)所需的時間數(shù)，在計算單位作業(yè)時間數(shù)時也允許存在一定的誤差。第三，計算單位作業(yè)費率。單位作業(yè)費率經(jīng)濟含義為某項作業(yè)的單位作業(yè)成本，將上述兩步得出的兩項變數(shù)相乘，即可算出單位作業(yè)費率。

1．2估時作業(yè)成本法的優(yōu)勢

估時作業(yè)成本法主要應(yīng)用于呈繳本管理、圖書采購、館際互借、定題檢索等業(yè)務(wù)。其優(yōu)勢如下:

1．2．1估時作業(yè)成本法的核算依賴于每單位作業(yè)耗用時間的估算，而不再依賴于時間分配的百分比，核算結(jié)果也相應(yīng)的更加客觀。如對于采購圖書業(yè)務(wù)，不是估算用于采購圖書的時間百分比，而是估算采購每本書所用的時間。

1．2．2估時作業(yè)成本法可以把不同作業(yè)類型的差異融入時間方程，簡化復(fù)雜的組織過程。例如圖書排架作業(yè)，在采用作業(yè)成本法時，為確認一本書排架成本，需將資源成本按照成本動因排架圖書數(shù)量分配給圖書排架作業(yè)。而一本書的排架成本也可能取決于其他因素，如該書是否為圖書館員工已知圖書，理論上可以將此作業(yè)分解為“已知圖書排架”和“未知圖書排架”兩個作業(yè)。而作業(yè)的分解相應(yīng)地增加了每個子作業(yè)的作業(yè)成本動因確定的難度。而應(yīng)用估時作業(yè)成本法可將已知和未知的圖書排架之間的差別納入圖書排架作業(yè)的時間方程，而不是通過區(qū)分兩個子作業(yè)實現(xiàn)差異。如假設(shè)實證研究表明，一本書排架需要2分鐘，為未知圖書尋找必要信息也需要2分鐘，則時間方程如下:一本書排架所需時間(分鐘)=2+2(如需查找更多信息)。

1．2．3估時作業(yè)成本法便于高校圖書館聯(lián)盟成本核算。聯(lián)盟運作效率的核算一直是個難題，因為將各館成本數(shù)據(jù)從其財務(wù)報表中剝離并整合十分繁瑣。估時作業(yè)成本法可以采訪那些參與聯(lián)盟作業(yè)的會員圖書館員工以確定關(guān)鍵作業(yè)，并要求每位被訪問者確定其花費在特定作業(yè)中的時間。然后根據(jù)不同的員工工資和相關(guān)費用，計算各作業(yè)的單位作業(yè)費率以及作業(yè)的總成本，大大簡化核算過程。

1．2．4估時作業(yè)成本法還可以很容易地更新模型以反映業(yè)務(wù)的變化。當增加作業(yè)時，不必重新調(diào)查員工，只需估算新作業(yè)的時間耗費;當資源價格改變時，相應(yīng)更新單位時間費用成本;當作業(yè)效率改變時，只需修正對單位作業(yè)時間的估計，省去了重新調(diào)查、估算工作的時間和成本。

1．2．5估時作業(yè)成本法便于管理層審查未利用產(chǎn)能，以用于決定是否需要以及如何減少后期未利用資源的成本。

2估時作業(yè)成本法在高校圖書館的應(yīng)用步驟

2．1估計單位時間費用成本

成本數(shù)據(jù)來自于大學(xué)的財務(wù)以及人力資源主管。該館有7名全職員工，根據(jù)工資等級將分成A類員工(從事圖書館管理工作)、B類員工(從事行政支持工作)和C類員工(從事接待工作)，A、B、C類員工工資與分攤的間接成本費用總和分別為94，060、47，512、39，486歐元，每年每人實際產(chǎn)能為80，256分鐘〔80%×(220工作日×7．6h每天)〕。通過總成本與實際產(chǎn)能相除，得到ABC三類員工的每分鐘時間費用成本依次為:1．172、0．592、0．492歐元。

2．2作業(yè)分析與時間方程

相關(guān)的作業(yè)數(shù)據(jù)通過直接觀察以及與行政工作人員、圖書館管理人員面談獲得，確定圖書采購過程可分解為以下5個作業(yè)。為推導(dǎo)出時間方程，需用秒表記錄所有相關(guān)作業(yè)所耗費的時間。3．2．1選擇/通知作業(yè)。假設(shè)圖書館僅在線獲得最新出版物的信息，由A類員工負責處理以下步驟:在線閱讀出版物信息平均需要29秒;核查館內(nèi)是否有收藏需要31秒;如某本圖書通過確認以郵件方式向?qū)W校教員推薦需要59秒。

2．2．2處理采購請求作業(yè)。教員發(fā)送采購請求，圖書館回復(fù)需要56秒;如閱讀并回復(fù)圖書館本不建議采購的采購請求將花費額外的31秒;對于此類采購請求，圖書館收集信息會額外需要56秒;額外采購圖書需圖書館管理層批準，需要56秒;最后將采購信息轉(zhuǎn)交給下單人員，需要53秒。以上步驟由A類員工完成。

2．2．3下單作業(yè)。下單所需標準時間為14秒;額外調(diào)查需要31秒;采用某軟件程序下單包括4個步驟:由B類員工手工處理訂單需要79秒;A類和B類員工同時登錄到下單軟件中，每位用時59秒;B類員工通過下單軟件，對該訂單進行處理166秒;A類員工及圖書館部門領(lǐng)導(dǎo)確認訂單16秒;如圖書信息缺失時，需B類員工搜索及添至下單軟件，用時101秒。

2．2．4發(fā)票處理作業(yè)。A類員工批準一張發(fā)票需要29秒;B類員工進一步處理該發(fā)票用時17秒，如需復(fù)印發(fā)票需要8秒;B類員工確認發(fā)票與訂單信息是否相符需要73秒;A類員工登錄到下單軟件需要59秒，編寫收貨回執(zhí)并收檢發(fā)票需要73秒。

2．2．5處理關(guān)閉作業(yè)。由C類員工處理:郵件通知提出采購請求的教員圖書到達88秒;附加額外信息14秒。

2．3計算單位作業(yè)費率(以處理采購請求作業(yè)為例)

將A類員工的單位時間費用成本與表1該作業(yè)時間方程相乘，得到單位作業(yè)費率最大為4．923。將該作業(yè)過程分為標準活動與可選擇活動，分析該作業(yè)最大及最小單位作業(yè)成本。同理計算其余四種作業(yè)單位作業(yè)費率并相加得到每本圖書采購成本。

3結(jié)論及建議

作業(yè)成本法方法在核算作業(yè)分類明確、重復(fù)性強的業(yè)務(wù)時表現(xiàn)良好;而估時作業(yè)成本法則適用于設(shè)備成本高、作業(yè)確定較困難的環(huán)境，因此在高校圖書館數(shù)字化建設(shè)中，估時作業(yè)成本法更加適用。我國高校圖書館可借鑒國外圖書館及相關(guān)機構(gòu)成本管理的經(jīng)驗，在圖書館成本核算中采用估時作業(yè)成本法等管理會計學(xué)的先進成果，通過估算成本對象相關(guān)的作業(yè)所消耗的時間和單位時間費用成本，更加簡便、精確地對圖書館成本進行核算。

作者：楊朝暉 單位：天津醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校圖書館