一、基層疾控中心疫苗庫存管理存在問題
(一)管理意識薄弱,會計核算不規范
疾控中心為財政全額撥款的事業單位,財產物資的管理意識淡薄,疫苗庫存管理存在缺陷和疏漏,具體表現在:一類疫苗由國家無償調撥,基層疾控中心只在數量上做三欄式備查登記,未納入財務核算體系;各基層疾控中心的二類疫苗核算方法不統一,難以真實、準確地反映疫苗收支存等情況,缺乏縱向與橫向可比性;未建立完善的疫苗定期與抽查盤點制度,而是根據財務賬面數來盤點庫存,盤點流于形式,對于發生的盤盈、盤虧等情況未及時查明原因,不作相應處理,容易造成漏盤,賬實不符,也容易滋生腐敗。
(二)技術手段落后,管理方式欠佳
疫苗數量和種類的增加,加大了疫苗管理的復雜程度,傳統的手工管理模式工作量大,易出錯,既嚴重影響工作的效率效果,又未能實時掌握庫存的動態信息,顯然已經不能滿足實際工作需要。財務和后勤僅僅依據業務部門提供的出入庫清單進行核算與監督,缺少對疫苗庫存的有效監管。
(三)缺少采購計劃,報損審批不嚴
基層疾控中心不能及時、準確地掌握疫苗庫存和需求情況,沒能設置合理的安全庫存量:對疫苗需求估計過量,會出現疫苗積壓、批號過期報廢等現象,造成資源浪費與財產損失,對疫苗需求估計不足,會出現疫苗斷貨,無法滿足公眾對疫苗接種需求的情況發生;疫苗管理過程中會出現破損、過期等現象,對于這些疫苗疾控中心往往處置不規范,報廢缺少嚴格的逐級審批程序,難以追究相應崗位管理人員的責任。
二、改進疫苗庫存管理的對策與建議
(一)設置合理分工,明確崗位職責
為保證疫苗庫存管理安全,應加強基層疾控中心對疫苗庫存的監管,設置合理分工,明確各崗位的工作職責,把疫苗倉儲和物流管理分離給后勤部門負責,由財務部門負責核算、監督,業務科室則專門負責疫苗的使用指導、采購、調撥。這不僅能起到科室之間相互制約、相互監督的作用,也能實現相關職能科室之間的有效制衡;建立健全疫苗庫存安全管理制度,在月末、季末、年末定期和不定期地進行實地盤點,分批次,按種類地填寫盤點表,并與財務數據核對,及時發現庫存管理中存在的問題,一旦出現舞弊情況,嚴厲查處并督促整改,甚至追究相關人員的法律責任。
(二)增強管理意識,規范疫苗核算
單位領導應重視庫存管理工作,并以內部控制制度的形式加以規范,將疫苗庫存管理制度化。基層疾控中心相關人員應加強業務培訓和繼續教育,主動學習新知識,不斷提升疫苗管理人員素質,以適應新形勢的要求。一類疫苗雖為國家免費調撥,但管理上不容忽視,應納入財務管理核算;二類疫苗收入應全額、及時上繳財政非稅專戶,以準確核算二類疫苗進銷存及其成本、利潤情況。管理與核算規范化,保證在賬薄、報表、備查簿中真實反映、監控疫苗的實際情況,利用疫苗庫存信息做好數據分析工作,為決策提供依據,進一步提升財務管理水平。
(三)利用網絡化信息管理手段管理好疫苗庫存
利用計算機網絡信息技術替代手工是疫苗庫存管理的必然趨勢,基層疾控中心應建立信息化庫存管理系統,實施網絡化信息管理與信息資源共享,促進單位間信息的有效傳遞,提高疫苗庫存管理水平和工作效率。電算化需要根據職責分工對操作權限、信息使用、信息管理、信息安全、信息維護等方面進行明確規定。在具體操作上,應先對系統進行調試和維護,錄入單位信息和各類疫苗庫存初始化數據,收到疫苗后,與采購單認真核對疫苗的數量、金額、生產廠家、批號、失效期、規格、劑量等信息,生成本級庫存的入庫單,并錄入系統。一類、二類疫苗應分開錄入,信息必須填寫完整,以提高數據準確性、有效性。庫存電算化管理不僅方便查詢疫苗的批次、種類、出入庫數量與金額等情況,也有利于數據預測、分析、匯總,有效杜絕舞弊的發生,為疫苗的事后管理提供有利條件。
(四)加強疫苗用量的預見性,嚴格審批程序
為保證合理的疫苗供應量,管理人員必須準確預測疫苗需求數量,以適當儲備、保證需要、避免浪費為基本原則,適時調整計劃,從本地區實際出發,實事求是,講求實際效果,并在上級疾病預防控制機構的指導下,采取自下而上,層層審核的辦法;監控疫苗有效期,堅持“先進先出”、“近效期先出”的原則,對質量異常或過期疫苗采取果斷措施,將其隔離、停止發貨,避免過期疫苗流向市場。疫苗的被盜、破損、報廢應形成書面報告,走正規審批流程,分析破損、報廢的原因,明確責任,提出改進建議,且向上級行政部門報告、備案。過期、破損疫苗應記錄下種類、批號、數量、出庫等信息,由疫苗生產廠家收回后統一銷毀,不得擅自處理。
三、結束語
隨著基層疾控中心不斷發展壯大,中心領導和科室對疫苗的庫存管理更加重視,內部控制制度也日趨完善。疾控中心應在上級部門的業務指導下,從與省、市、縣(區)級疾控中心經驗交流中,逐步發現管理中存在的問題,并不斷探索,通過合理合法途徑加以解決,以規范疫苗庫存管理,建立健全行政事業單位內部各項管理制度,切實提高疾控系統的管理水平。
作者:周曄 單位:杭州市江干區疾病預防控制中心