一、改善軟硬環境，提高檔案管理的時效性

由于一些單位未嚴格執行檔案管理制度，加上檔案管理人員自身素質不高，使得他們在做檔案基礎工作時，往往漏洞百出，甚至發生檔案資料填寫錯誤的事情。這些因素的存在，給正常的檔案管理帶來了很多負面影響，甚至直接影響到檔案資料的時效性。面對檔案管理上存在的弊端，我們必須要認真加以改正，要嚴格按照檔案管理制度和條例來做好各項工作，使檔案室的設置趨向于合理、科學化，檔案管理堅持系統化、規范化的原則，杜絕非檔案管理人員進入檔案室，進而保證檔案室的安全及資料的完整性。

二、加強專業知識學習，提高檔案管理人員的能力

要想使單位的檔案管理走向正規化、科學化，最大限度地發揮出檔案作為信息資源的重要作用，主要取決于檔案管理人員的綜合素質。單位在選拔檔案管理人才時，不能只注重文化素質的要求，同時還要加大對他們在思想政治、職業道德等方面的教育，促使他們提高對檔案管理重要性的認識。檔案管理人員上崗前，一是必須進行必要的專業知識培訓和學習，提高他們對檔案管理的工作能力，增強他們的責任意識，改進他們的工作理念。二是通過專業培訓，使檔案管理人員熟悉和掌握現代化檔案管理的思路和手段，充分利用網絡信息資源，優化檔案管理程序，進而保證檔案管理走向科學化、系統化。三是必要時，可以通過“請進來、走出去”的辦法，拓寬檔案管理人員的視野，增加檔案管理人員相互間的橫向交流。

三、細化檔案資料收集，提高檔案資料的完整性和可靠性

無論是個人檔案，還是集體檔案，對領導做出正確決策、人事任免、處理重大問題都能起到重要的參考作用。因此，在日常工作中，檔案管理人員務必要重視對各類資料的收集整理，確保檔案資料的連貫性和完整性。做到了這些，對于檔案管理人員來說，基本上就算盡職了。檔案既然作為一種信息資源，對資料的準確性、完整性要求是非常高的。這就要求檔案管理人員在工作中要具備“三到”，即：心到、眼到，手到。心到就是對檔案重要性有深刻的認識，從思想上達到重視的目的；眼到就是對各種資料的真偽要善于辨別，對發現有疑點的資料要及時向有關領導匯報，進而與資料的來源方進行溝通，確保資料的準確性；手到就是要對各種資料進行必要的整理、歸納，包括對文件柜的合理設置，這樣做，便于自己或他人進行查閱。另外，檔案管理人員還可以利用電腦、打印機等現代化辦公手段，將重要的檔案資料進行掃描、復制，制作成電子文檔加以備份，以提高檔案資料的有效利用率。

四、轉變檔案管理理念，提高檔案資料的利用率

在過去，一般文字或圖片等資料一旦被作為檔案來管理，那么就等于是被打入了冷宮，想要再見天日簡直比登天還難。但隨著信息化時代的到來，人們對信息資源越來越重視，對信息資源的需求也越來越多，這就給我們的檔案管理人員提出了一個新的挑戰，必須要注意轉變檔案管理理念，積極發揮檔案作為信息資源所起到的交流和溝通作用。當我們在對某項工程進行技術論證時，免不了要去檔案室查找原始資料。這時候，檔案管理人員就要面臨嚴峻的考驗。如果對方在未履行相關手續，或未得到有關領導的許可，檔案管理人員應拒絕為其提供一切服務；但如果對方借閱檔案資料的手續齊全或得到了領導的認可，這時候檔案管理人員就必須要嚴格執行有關制度和辦理查閱檔案資料的手續，積極配合對方查找資料。在對方對檔案資料有疑問時，管理人員必須要提供熱情、周到的服務，根據自己對資料的掌握情況，給對方一個合理的、有說服力的解答。

五、總結

綜上所述，我們不難看出，單純依靠傳統的檔案管理模式，已經不適應于現代社會的快節奏和辦公自動化，必須要借鑒和運用現代信息技術和先進的管理理念和方法，并做到將傳統與現代有機結合，將過去神秘的檔案引向公開和開放，積極發揮資源共享、資源被開發的作用，以此來滿足社會快速發展和人們對信息資源的強烈需求。隨著時間的推移，工作經驗的積累，相信未來的檔案管理將日趨完美，檔案信息軟件的開發與利用也會被更多的人所重視，到那時，檔案管理現代化水平會有質的飛躍。

作者：王子玉 單位：中共通化市委黨校