第一篇

一、高校學(xué)生檔案的重要意義

1.畢業(yè)生檔案將為用人單位錄用人才提供參考憑證

作為總結(jié)畢業(yè)生在校期間生活、學(xué)習(xí)、社會實踐等活動的歷史記錄和原始資料，高校學(xué)生檔案將為用人單位提供該畢業(yè)生高考成績、家庭情況以及在大學(xué)時期的學(xué)習(xí)成績、政治表現(xiàn)、獎勵或處罰情況等等。這樣，在高校學(xué)生向用人單位進行毛遂自薦時就能夠以此來提供有效的憑據(jù)，也能夠讓用人單位全方位地了解該畢業(yè)生的基本素質(zhì)和能力特征，以此來判斷他們能否勝任該公司的工作，是否是該單位所需要的人才。

2.為用人單位開發(fā)學(xué)生潛能奠定基礎(chǔ)

畢業(yè)生在畢業(yè)之后，其檔案會同報到證存放在一起，由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位人事部門或用人單位委托的人才交流機構(gòu)，從而將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)換為人事檔案。畢業(yè)生在工作后,工作單位的人事部門將會通過檔案了解其在學(xué)校期間的思想品德、知識技能和心理素質(zhì)等情況，以此作為制訂新聘員工職業(yè)計劃的參考基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前就業(yè)背景下高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.我國高校學(xué)生檔案管理機制不順暢

當(dāng)前，我國的高校在管理畢業(yè)生檔案方面都沒有統(tǒng)一的管理機制，造成了各行其是、效率低下的狀況。一份檔案，有可能被高校檔案館所收藏，也可能被學(xué)生工作處、招生就業(yè)處等所保管，甚至是各個院系都有可能對學(xué)生的檔案進行調(diào)配和管理。這樣就容易造成學(xué)生檔案寄存無規(guī)律，管理機制不夠順暢的局面。在這個過程中就十分容易造成各行其是、互相牽扯、效率低下的局面。因為，除了檔案館之外，無論把學(xué)生的檔案放到哪個部門進行管理，都容易成為學(xué)生管理工作的附屬產(chǎn)品，造成沒有專人進行負(fù)責(zé)看管的局面。同時，如果檔案所屬部門并不相同，那么就會造成部分管理部門沒有專人進行看管、檔案沒有專門的庫房、存儲沒有必要的設(shè)施，這就會導(dǎo)致學(xué)生檔案無法受到相關(guān)部門的重視，也不可能將學(xué)生檔案的管理工作放到工作的議程上來。另外，現(xiàn)階段，填寫沒有統(tǒng)一格式要求的各高校檔案，檔案格式通常是五花八門，檔案材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)也并不統(tǒng)一。

2.高校學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠個性化

隨著當(dāng)前大學(xué)生就業(yè)形勢的日益嚴(yán)峻，眾多高校對教學(xué)內(nèi)容都不斷地進行了深化改革，深入了解對市場的需求、調(diào)整教學(xué)內(nèi)容以及教學(xué)計劃、整合專業(yè)方向，并使得自身的辦學(xué)自主權(quán)得到了擴大，最終形成了自身的獨具特色的教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)模式。這對于大學(xué)生進入社會、適應(yīng)社會等具有十分重要的作用。但是，作為展示這些教學(xué)內(nèi)容、體現(xiàn)大學(xué)生自身素質(zhì)的高校學(xué)生檔案卻并沒有受到相應(yīng)的同步重視。現(xiàn)在很多高校的學(xué)生檔案仍然使用的是之前的內(nèi)容，整體內(nèi)容千篇一律、模式陳舊，學(xué)生很多具有個性化的內(nèi)容無法正確、完整地展現(xiàn)出來，因而就更不能涵蓋學(xué)生們的綜合素質(zhì)。例如，學(xué)生的心理狀況、科技創(chuàng)新水平、社會實踐活動等等，這些內(nèi)容都是各個招聘單位十分關(guān)心和重視的內(nèi)容，但是一些高校的學(xué)生檔案由于模式老舊，所以根本無法體現(xiàn)這些特點，因而用人單位就無法獲得學(xué)生在校期間的真實表現(xiàn)。

3.高校學(xué)生對檔案重要性的意識較低、利用率較低

作為高校學(xué)生檔案的主體，畢業(yè)生無法認(rèn)識到檔案的重要性，并對檔案持無所謂的態(tài)度，這對高校檔案管理工作也將產(chǎn)生不利因素。一些畢業(yè)生在畢業(yè)之后，將檔案遺棄在當(dāng)?shù)亟逃只蛘呤侨瞬攀袌觯行┥踔吝B自己的檔案在哪里都不知道，有些甚至是自己保管等等。這都會對高校檔案管理的深度改革和發(fā)展，甚至?xí)W(xué)生的就業(yè)產(chǎn)生一定的負(fù)面影響，甚至成為晉升、出國、公考等的嚴(yán)重障礙。另外，在學(xué)生對檔案進行轉(zhuǎn)遞的過程中也會產(chǎn)生很多障礙。目前，我國還沒有統(tǒng)一的高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞十分不規(guī)范，甚至存在著一定的隨意性，也經(jīng)常會產(chǎn)生檔案不能正常轉(zhuǎn)遞、一些單位“有檔無人”“、有人無檔”甚至檔案丟失的現(xiàn)象。

三、當(dāng)前就業(yè)形勢下，高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新方法

1.加強高校對畢業(yè)生檔案的重視，完善管理體制

要提高高校對畢業(yè)生檔案管理的重視程度，首先就要增強高校相關(guān)工作人員和高校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。學(xué)生檔案關(guān)系的高校學(xué)生們的綜合素質(zhì)的教育水平、綜合體現(xiàn)高校教學(xué)質(zhì)量等。因此，如果考慮到高校的知名度和長遠(yuǎn)的利益，就必須要對高校的畢業(yè)生檔案進行重視，在平時的日常管理工作中，對學(xué)生的社會實踐、心理狀態(tài)以及日常生活進行記錄，及時收集學(xué)生所需要的歸檔材料，保證學(xué)生檔案的時效性、完整性等。其次，各個高校還要引導(dǎo)學(xué)生們對高校檔案的重視。高校應(yīng)當(dāng)利用學(xué)校的各個宣傳陣地，例如學(xué)校板報、校報、廣播、櫥窗等各類學(xué)校內(nèi)的媒體，對學(xué)生進行就業(yè)指導(dǎo)，并將大學(xué)畢業(yè)生檔案的重要性和作用對學(xué)生進行宣傳，提高學(xué)生關(guān)注自身檔案的意識，及時幫助檔案管理者們管好自己的檔案，為自己日后的就業(yè)等奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，作為一個人的“社會身份證明”，人事檔案也是每個人人權(quán)的重要組成部分，因此學(xué)生們應(yīng)當(dāng)關(guān)注自身的檔案，并要注意到檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與自身的戶籍、福利息息相關(guān)，個人的生活和事業(yè)等都與其有重要的聯(lián)系。

2.注重高校學(xué)生檔案的信息化管理，完善信息搜集

隨著信息技術(shù)在高校管理工作中的利用率越來越高，信息化管理高校學(xué)生檔案成為高校提高工作效率、服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)的重要內(nèi)容之一。另外，近些年來，眾多高校都開始不斷地進行大規(guī)模的擴招，學(xué)生檔案的數(shù)量也在逐年地增加，這也對之前的管理模式提出了挑戰(zhàn)。如果要提高高校檔案管理工作的效率，那么信息化管理勢在必行。各個高校應(yīng)當(dāng)在注重規(guī)范紙質(zhì)檔案的格式、定制統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的前提下，進一步開發(fā)電子檔案，以此來便于檔案的整理和錄入。另外，高校應(yīng)當(dāng)充分利用新設(shè)備和新技術(shù)，制訂相應(yīng)的電子注冊制度，使得學(xué)生檔案管理也能夠步入利用現(xiàn)代新的科學(xué)技術(shù)等方式，逐步實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等。

3.創(chuàng)新檔案管理模式，強化就業(yè)服務(wù)功能

學(xué)生檔案的重要職責(zé)之一就是服務(wù)畢業(yè)生的就業(yè)和職業(yè)生涯發(fā)展。因此，高校在創(chuàng)新檔案的管理模式的時候，必須要立足現(xiàn)實，謀求長遠(yuǎn)。首先，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)面對當(dāng)前的就業(yè)形勢，管理工作必須具有超前性，不能夠有臨時突擊的行為，在這個過程中，我們應(yīng)當(dāng)改變過去的學(xué)生離校后再對檔案進行整理歸檔的方法，從而從根本上杜絕漏裝、錯裝、檔案轉(zhuǎn)遞不準(zhǔn)確、不及時的狀況。另外，要建立一套有效的學(xué)生檔案管理體制，保持學(xué)生檔案材料的完整性和系統(tǒng)性，各個高校要經(jīng)常聯(lián)系負(fù)責(zé)學(xué)生管理的人員，讓他們與學(xué)生進行溝通、聯(lián)系，及時收集到學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、社會實踐、心理狀況等的信息，并且及時歸檔，盡力使學(xué)生們的檔案變得科學(xué)、準(zhǔn)確、合理、全面，推進高校檔案管理工作的進一步規(guī)范化。

四、總結(jié)

總之，對于我國高校來說，培養(yǎng)對社會有用的人才是其根本任務(wù)和重要職責(zé)，而就業(yè)則是衡量高校的一條重要的生命線。其中，高校檔案管理工作在當(dāng)前就業(yè)形勢嚴(yán)峻的情況下顯得尤為重要，對學(xué)生日后的就業(yè)以及再就業(yè)、高校就業(yè)率的高低等都有著舉足輕重的作用。

作者：張濤 楊飛 單位：河北農(nóng)業(yè)大學(xué)農(nóng)學(xué)院 河北農(nóng)業(yè)大學(xué)校團委

第二篇

一、當(dāng)前高校學(xué)生檔案存在的主要問題

1.檔案管理模式的不確定性反映出對學(xué)生檔案不重視

高校學(xué)生檔案既有其他檔案所具有的的原始性、記錄性、保密性等共性特點，同時又有一定的特殊性，比如：流動性。因此，不是所有的高校都將學(xué)生檔案納入檔案館管理，有的歸口學(xué)校檔案部門管理，有的歸口各學(xué)院管理，有的歸口學(xué)生管理部門等，沒有明確的學(xué)生檔案管理所屬部門。由于管理部門的不確定性，造成學(xué)生檔案工作的“附屬性”，正是這種附屬性，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作不受重視。

2.學(xué)生檔案的收集歸檔內(nèi)容陳舊，無法滿足用人需要

現(xiàn)在的學(xué)生檔案主要由學(xué)生登記表、學(xué)年鑒定表、成績表、畢業(yè)生登記表等組成，歸檔材料千篇一律，缺乏反映學(xué)生個性化的材料，很難真正反映學(xué)生的綜合素質(zhì)狀況，很難為檔案利用單位提供相關(guān)參考，因此我們必須充實具有利用價值的材料，如學(xué)生參加社會活動的材料，能展示學(xué)生技能的材料以及反映學(xué)生心理健康的材料，實現(xiàn)檔案內(nèi)容多樣化，滿足用人單位和社會需要。

3.學(xué)生檔案利用率低，無人問津

學(xué)生入校后，檔案寄存于檔案館。很少有老師通過檔案材料來了解某些學(xué)生或選撥任用學(xué)生干部等。由于長期以來，依規(guī)章制度所收集而成的高校檔案主要供部門及領(lǐng)導(dǎo)使用，師生個人利用較少，一些反映高校民生需求的檔案材料不在歸檔的范圍，對這種情況，檔案部門需要引起重視，根據(jù)當(dāng)前的形勢，從服務(wù)民生入手，認(rèn)真研究學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)利用，最大限度地發(fā)揮其價值。

4.管理方式落后，工作效率和準(zhǔn)確率有待提高

大多數(shù)高校學(xué)生檔案以紙質(zhì)檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術(shù)手段都滯后于信息時代。這種落后的管理方式與高校擴招的現(xiàn)實極不協(xié)調(diào)，使得管理人員的工作量加大，僅檔案信息查詢和整理兩項工作都疲于應(yīng)付，加之每年畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞時間緊，涉及面廣，要合理的設(shè)置轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，確保檔案快捷、準(zhǔn)確、可靠。如果檔案的收集、整理不及時，服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，檔案利用和轉(zhuǎn)遞等工作無法及時、準(zhǔn)確地實現(xiàn)，不利于學(xué)生就業(yè)，不利于信息的開發(fā)利用。

5.學(xué)生檔案意識差，對檔案不聞不問

近年來，大學(xué)畢業(yè)生對自己的檔案不聞不問現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，原因是隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展、人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，特別是組織人事政審工作相對減少，加之像私企、民企、外企等一些沒有人事主管權(quán)的用人單位，導(dǎo)致畢業(yè)生忘記了自己的檔案，長期不過問，待將來政審、調(diào)資、出具證明、職稱晉升等需要以檔案材料為依據(jù)時，才想起來找，但是由于時間長，單位變動多等因素，常常是不知檔案去向，只好回原所在高校補辦，也只能補辦其中個別的材料，大部分材料無法補辦，給自己的帶來無法彌補的損失。

二、高校學(xué)生檔案建設(shè)構(gòu)想

對高校檔案工作而言，關(guān)注民生、服務(wù)民生就是要以師生員工的需要為導(dǎo)向，盡快建立方便師生員工的檔案利用體系，充分發(fā)揮檔案工作在解決民生問題中的重要作用。因此高校檔案部門要認(rèn)真了解師生的需求，有針對性地開展民生檔案工作，更好地發(fā)揮檔案事業(yè)在服務(wù)民生和社會和諧方面的積極作用。

1.樹立以生為本的檔案管理意識

在廣大師生員工中，應(yīng)采取多種途徑宣傳，讓大家知道檔案工作不是可做可不做，而是必須認(rèn)真地做精做好，讓學(xué)生認(rèn)識到檔案不是可有可無的，必須認(rèn)真對待和關(guān)注自己的檔案去向，避免因檔案托管地的不明確或多次變動工作單位，常常造成檔案丟失或不知去向。由于學(xué)生檔案中的有些重要材料不能補辦，給自己帶來不必要的損失。我們應(yīng)從方便學(xué)生利用的角度并結(jié)合實際來思考，做好一些重要材料的存檔工作，以滿足將來學(xué)生或用人單位利用的需要。

2.規(guī)范學(xué)生檔案管理，合理拓展歸檔范圍

各高校應(yīng)結(jié)合自己學(xué)校的特點，制定出適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的學(xué)生檔案管理制度，力爭管理規(guī)范化，把檔案材料的收集工作作為各學(xué)院學(xué)生工作好壞的一項評價內(nèi)容。同時學(xué)生檔案材料的收集要完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整。要擴大學(xué)生檔案材料的收集范圍，充實檔案內(nèi)容。改變現(xiàn)在單純接收學(xué)生登記表、入黨志愿書、畢業(yè)登記表等做法，目前歸檔材料只記錄學(xué)生思想政治方面的基本情況，不能充分反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，無法為用人單位提供選擇的依據(jù)，將接收范圍擴大到與學(xué)生關(guān)系密切的個人資料，例如表現(xiàn)學(xué)生個性特點的材料，學(xué)生參加各類活動的材料等，盡量全面地記錄學(xué)生在校表現(xiàn)，讓檔案更好地為學(xué)生服務(wù)，成為人才選用的說明書。

3.建立多部門協(xié)同的檔案工作體系

檔案管理部門在加強自身檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時，要加強對涉及檔案形成部門，如學(xué)院、教務(wù)等部門的檔案資源進行指導(dǎo)，明確各部門形成的材料的歸檔時間和收集歸檔要求，做到及時歸檔，確保檔案材料的齊全、完整、安全。要構(gòu)建多部門協(xié)同的檔案工作體系，建立學(xué)生信息平臺，實現(xiàn)學(xué)生信息的實時傳遞，確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性，最終實現(xiàn)全校招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網(wǎng)絡(luò)管理。同時，開發(fā)適合學(xué)校特點的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，采取紙質(zhì)和電子檔案相結(jié)合的形式來管理學(xué)生檔案，利用校園網(wǎng)發(fā)布畢業(yè)生檔案去向信息等，同時檔案管理者可以根據(jù)師生的需求，把利用率高的學(xué)生檔案優(yōu)先進行整理、編目，方便師生利用。

4.增強服務(wù)意識，改進服務(wù)方式

為了便于查閱利用，可將檔案利用服務(wù)目錄編制成手冊發(fā)放到各部門，告知大家檔案館可以提供哪些服務(wù)，哪些問題可以通過什么方式解決，這樣既提高師生員工對檔案工作的認(rèn)識，又增加大家對檔案工作者的理解。盡快建立起方便師生的檔案利用體系，為有特別需要的群體開辟“綠色通道”，將“以人為本”的服務(wù)理念牢牢貫穿于檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，開創(chuàng)高校學(xué)生檔案工作的新局面。

5.強化宣傳，提高師生檔案意識

檔案工作者應(yīng)采取多種途徑開展檔案宣傳教育活動，做好咨詢服務(wù)工作。利用多種渠道向師生宣傳有關(guān)學(xué)生檔案的知識，讓廣大師生充分認(rèn)識到學(xué)生檔案的重要性，以及在今后的就業(yè)、生活等方面的重要作用。建議對畢業(yè)生進行檔案強化教育，讓每位畢業(yè)生都了解檔案在未來工作和生活中的作用，通過宣傳，達(dá)到幫助畢業(yè)生選擇檔案托管部門，關(guān)注自己檔案去向的目的，避免給自己將來帶來不必要的麻煩。

作者：楊蕾 單位：湖北工業(yè)大學(xué)

第三篇

一、高校學(xué)生工作檔案管理存在的主要問題

（一）業(yè)務(wù)管理不規(guī)范

當(dāng)前，雖然許多高校按照我國檔案法的要求，加強了對學(xué)生工作檔案的管理，但仍然有一些高校因各種原因，檔案管理工作還不規(guī)范，沒有納入科學(xué)管理、法制管理軌道。在工作中，學(xué)生工作檔案管理人員往往根據(jù)各自的分工、個人的理解存放檔案，如其分管團學(xué)、招生就業(yè)工作，那么其歸檔時往往以自己分管的工作內(nèi)容為線索進行歸檔。另外，有些高校存在亂拿學(xué)生工作檔案、使用后不原樣歸位的現(xiàn)象，使得一些原先整理好的學(xué)生工作檔案移位、丟失。

（二）管理制度不健全

從目前高校學(xué)生工作檔案管理的現(xiàn)狀來看，其仍然存在著管理制度不健全的問題，尤其是對基層學(xué)生工作檔案的管理缺乏有效的制約機制。首先，一些高校往往只重視各項學(xué)生活動的組織落實，而忽視對學(xué)生工作檔案的收集和整理，使得一些學(xué)生活動的原始資料因得不到及時歸檔，而失去其應(yīng)有的科學(xué)性和參考指導(dǎo)性。其次，很多高校學(xué)生工作檔案記錄學(xué)生學(xué)習(xí)成績等格式化的材料過多，而記錄培養(yǎng)成長過程中素質(zhì)拓展、心理健康和誠信教育方面的材料相對較少。第三，隨著數(shù)字化時代的到來，檔案記錄的形式更加豐富，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，而且還有電子文檔、圖片資料、視頻文件、實物材料等。然而，有些高校學(xué)生工作的檔案管理體系和分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，缺乏科學(xué)的管理制度，使得有些檔案管理人員保密意識差、顧此失彼，在換崗時沒有及時交接檔案管理工作，造成管理脫節(jié)。

（三）管理人員素質(zhì)不高

許多高校沒有配備專職的學(xué)生工作檔案管理人員，其基本上是由各部門信息員、各院系輔導(dǎo)員兼任，而由于他們身兼多職、工作繁忙，對檔案工作缺乏相應(yīng)的了解與認(rèn)識，使其往往存在檔案專業(yè)知識不精通、知識結(jié)構(gòu)不合理、管理意識不明晰、創(chuàng)新意識不突出等諸多問題。一些學(xué)生工作檔案管理人員不注重對學(xué)生工作各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料進行收集積累，而只注重結(jié)論性、成果性資料的積累，使得學(xué)生工作的一些檔案不完整。另外，一些高校學(xué)生工作檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏專業(yè)理論功底，管理意識不強，對檔案信息不能進行深層次的研究和開發(fā)，從而制約了檔案的現(xiàn)代化管理。

（四）管理手段單一

目前，一些高校檔案管理人員在進行學(xué)生工作檔案材料收集的過程中，不能夠隨著時代的發(fā)展而改進工作方法和手段，仍然延續(xù)傳統(tǒng)的管理手段，特別是沒能真正把反映社會對人才的衡量指標(biāo)和學(xué)生成長軌跡、關(guān)注的側(cè)重點有機地結(jié)合起來，往往在學(xué)生畢業(yè)前才整理歸納學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、綜合測評、獎懲情況、思想政治表現(xiàn)、身心素質(zhì)等學(xué)習(xí)和活動情況。另外，部分高校沒有使用檔案管理系統(tǒng)軟件，不能夠借助計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)學(xué)生工作檔案信息資源的共享。

二、加強學(xué)生工作檔案管理的對策

當(dāng)前，加強高校學(xué)生工作檔案管理，確保檔案信息資料的準(zhǔn)確、真實和完整，是高校檔案管理工作中一項極其重要的工作，必須認(rèn)真對待。筆者認(rèn)為，實踐中我們要通過以下幾個方面加強和改進學(xué)生工作的檔案管理。

（一）提高認(rèn)識，創(chuàng)新管理理念

檔案工作是高校整體工作中不可缺少的重要組成部分。高校只有不斷提高學(xué)生工作檔案管理人員特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對這項工作重要性的認(rèn)識，才能切實搞好這項工作，而如果高校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生工作檔案管理缺乏認(rèn)識，就很難給予其足夠的重視和支持，那么檔案機構(gòu)的設(shè)立、人員的配備和設(shè)備的購置等也就難以得到保證。由此可見，提高高校學(xué)生工作檔案管理人員特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識，是搞好高校學(xué)生工作檔案管理的先決條件。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生工作檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，培養(yǎng)檔案管理意識，熟悉檔案歸檔范圍，杜絕檔案工作說起來重要、做起來次要、忙起來不要的實用主義短期行為。其次，針對部分檔案管理人員對學(xué)生工作檔案管理的重要性認(rèn)識不足、支持不夠的現(xiàn)狀，高校必須創(chuàng)新管理理念，通過網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳櫥窗等途徑，不僅普及檔案管理的基礎(chǔ)知識、宣傳做好檔案工作的重大意義，而且還要讓學(xué)生了解個人檔案的歸檔內(nèi)容，進而形成協(xié)調(diào)統(tǒng)一、上下一致的學(xué)生工作檔案管理體系。

（二）建立健全管理制度，規(guī)范和完善檔案工作

首先，建立學(xué)生工作檔案的收集補充、定期移交歸檔制度。學(xué)生工作檔案的管理人員要根據(jù)學(xué)生專業(yè)、年級、班級的特點，對學(xué)生工作檔案分門別類、規(guī)范存放，明確歸檔材料的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、渠道和時間，以確保學(xué)生工作檔案材料的全面系統(tǒng)、真實準(zhǔn)確。其次，學(xué)生工作檔案管理人員要按照工作要求對檔案進行分類、著錄、編目和標(biāo)引，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案信息資源建設(shè)和開發(fā)打好基礎(chǔ)。另外，為了保證學(xué)生工作檔案管理保存的規(guī)范和利用的有序，檔案保存空間要科學(xué)合理，以使各種質(zhì)地的檔案有科學(xué)合理的保存空間，減少因溫度、灰塵等原因造成檔案的失效。第三，高校可以根據(jù)學(xué)生管理部門設(shè)置少、學(xué)生工作檔案管理人員兼職多的特點，采取靈活多樣的管理方式，如建立院系立卷歸檔制度，即輔導(dǎo)員只負(fù)責(zé)各類文件材料的整理工作，主要保證歸檔文件材料的齊全完整，而將其他檔案整理工作交給學(xué)生管理部門的檔案人員去完成，以保證學(xué)生工作檔案材料的及時歸檔。

（三）加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

首先，高校學(xué)生工作檔案管理人員必須具有堅定的政治立場和正確的政治方向，以保證學(xué)生工作檔案管理向正確的方向發(fā)展。其次，檔案管理人員要具有極高的綜合素質(zhì)。當(dāng)前，隨著學(xué)生工作檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)要求的不斷加強，必然要求檔案管理人員的知識面不能局限于檔案工作本身，其更要掌握一定深度和廣度的其他知識，具備完成檔案管理工作的能力和促進檔案事業(yè)不斷發(fā)展的良好業(yè)務(wù)素質(zhì)。實踐中，學(xué)生工作檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的強弱直接關(guān)系到檔案歸檔工作的質(zhì)量。再次，高校要通過定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題業(yè)務(wù)講座、參加業(yè)務(wù)研討會等靈活多樣的形式，有計劃地對學(xué)生工作檔案管理人員進行培訓(xùn)，從而不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力。另外，檔案管理工作連續(xù)性強，許多工作需要檔案人員通過長時間的學(xué)習(xí)、積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)、逐步完善。因此，高校必須保證檔案工作人員崗位的穩(wěn)定，積極解決他們在工作生活中遇到的實際問題，以使其能夠安心本職工作。

（四）完善軟硬件設(shè)施，加強檔案信息化建設(shè)

檔案信息的數(shù)字化和檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化已成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢。新形勢下，隨著高校招生規(guī)模的逐步擴大，學(xué)生工作檔案管理的難度將越來越大。為此，高校要完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，而學(xué)生工作檔案管理人員則要根據(jù)檔案管理工作的客觀規(guī)律進行科學(xué)管理，努力做到管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。首先，學(xué)生工作檔案管理人員要通過計算機管理檔案，這樣做既簡化了檔案整理程序，又極大地促進了檔案的開發(fā)和利用。其次，學(xué)生工作檔案管理人員不僅要通過計算機對紙質(zhì)檔案目錄進行分類存檔，而且要對部分電子檔案進行同步收集，并通過刻錄光盤的形式對每年的紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案進行保存，以確保學(xué)生工作檔案的完整。第三，高校學(xué)生工作檔案管理人員要利用文檔一體化系統(tǒng)，改革傳統(tǒng)的事后收集模式，在學(xué)生工作資料形成之時就收集第一手材料，這樣做一方面能夠?qū)Ω鲗W(xué)年的學(xué)生工作檔案進行及時整理，另一方面又可以提高學(xué)生工作檔案管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

作者：段園園 單位：周口師范學(xué)院