第一篇

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低，規(guī)劃不科學(xué)

標(biāo)準(zhǔn)化程度是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化所必須的，檔案本身的復(fù)雜性、無序性要求檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，如果標(biāo)準(zhǔn)化水平低，大多數(shù)檔案沒有索引，沒有共享，必然會降低檔案的利用效率；同時，部分企業(yè)的檔案管理都是從局部到總體的管理，缺失總體的規(guī)劃，導(dǎo)致接口不順、傳遞不暢；雖然很多企業(yè)在檔案管理方面實現(xiàn)了信息化管理，但是效果并不理想，就其原因，主要是檔案管理人員缺乏對系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)質(zhì)量的正確理解，缺乏把兩者整合在一起的能力，導(dǎo)致了信息化管理和手工管理并存，甚至信息化管理反而處在從屬的位置。

2.缺乏專業(yè)的高級檔案管理人才

高級檔案管理人才除了要求具有高度的政治理論水平和較高的文化素質(zhì)，還要求掌握現(xiàn)代檔案管理的管理技術(shù)，但是現(xiàn)實的企業(yè)檔案管理人員大部分都是學(xué)歷偏低，由于身兼數(shù)職的情況存在，而且缺乏更新知識結(jié)構(gòu)以及相應(yīng)專業(yè)的檔案管理技能的培訓(xùn)等，這些情況制約了檔案管理新技術(shù)、新方法沒有得到快速的推廣，在一定程度上影響了企業(yè)信息的獲取速度，導(dǎo)致了有些方面的檔案工作展開緩慢。

二、加強企業(yè)檔案管理的思考

通過以上的討論分析，企業(yè)檔案管理工作要達到最優(yōu)化的效果，必須要擯棄以前的手工管理模式，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)開展數(shù)據(jù)的收集、分類、管理、歸檔工作，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的產(chǎn)生，傳遞、處理，留存和自動化的功能。為實現(xiàn)這個最優(yōu)化的目標(biāo)，本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面進行努力：

1.樹立員工檔案的責(zé)任意識

首先從企業(yè)各層負(fù)責(zé)人抓起，把這作為一項制度固定下來，把檔案工作作為一項日常工作規(guī)范下來，讓每一個員工都知道自己要做什么。做完事物后該留下什么。

2.改革企業(yè)檔案管理模式

企業(yè)的檔案管理以企業(yè)核心業(yè)務(wù)為主線，確立歸檔模式，拓展存檔的內(nèi)容，從產(chǎn)品周期和企業(yè)的生命周期出發(fā)，重新審視企業(yè)的檔案工作，創(chuàng)立更加完善、科學(xué)、全面的模式。

3.注重檔案管理過程

對過程更加注重，從企業(yè)經(jīng)營發(fā)展來的角度來考慮，把企業(yè)的每一個項目，每一個工作過程中，具有借鑒意義的內(nèi)容記入檔案，對企業(yè)的未來發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

4.注重對企業(yè)失誤和失敗的記錄

企業(yè)在發(fā)展過程中，不可避免地遇到一些發(fā)展中的挫敗，把這些失敗的案例歸檔整理，才能以史為鑒，不再犯錯誤。同時還要把同行業(yè)的經(jīng)營成果或者失敗的典型案例記錄下來，“他山之石可以攻玉”，吸取別人的教訓(xùn)，避免自己走相同的路。

三、加強企業(yè)檔案管理工作的路徑

1.企業(yè)檔案管理制度化

制度化是做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，實現(xiàn)企業(yè)檔案制度化就要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》精神，制定出一套適合本企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度，使檔案管理工作做到有法可依。

2.企業(yè)檔案管理信息化

現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營等活動都實現(xiàn)了信息化，作為企業(yè)經(jīng)營的工作之一—企業(yè)檔案管理也隨著企業(yè)的發(fā)展向信息化管理方向發(fā)展，傳統(tǒng)的手工信息管理模式已顯滯后，檔案管理信息化成了大的趨勢。要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，首先要因素是人，也就是檔案管理工作人員要求有一定的文化素質(zhì)，有一定的現(xiàn)代計算機技術(shù)素養(yǎng)，否則檔案管理信息化也是空談。所以通過培訓(xùn)等來提高檔案管理人員的水平是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的有效措施。數(shù)字化的檔案管理工作不單單是檔案管理部門工作上的創(chuàng)新，更重要的是可以與國家信息接軌，不但可以發(fā)揮信息的優(yōu)勢，還可以傳播企業(yè)的文化，營造良好的企業(yè)發(fā)展環(huán)境。

3.企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代社會，檔案管理工作已經(jīng)步入了信息化管理的時代，信息化檔案管理要求信息共享，這更要求有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進行管理，只有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，才能確保檔案管理現(xiàn)代化的各項工作有效實現(xiàn)；只有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，才能做到依法管理檔案。企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有利于提高企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，只有高質(zhì)量的檔案管理才能為企業(yè)的決策提供依據(jù)，才能有助于推動企業(yè)向前發(fā)展。

4.企業(yè)檔案管理市場化和社會化

企業(yè)檔案管理一切以市場為導(dǎo)向，市場的需求就是企業(yè)的需求，檔案信息也要環(huán)繞市場來建檔；在企業(yè)檔案市場化的同時，部分企業(yè)處于節(jié)約資源的目的，將全部或者部分檔案管理工作交由社會上的檔案服務(wù)機構(gòu)來完成，社會檔案服務(wù)機構(gòu)能為企業(yè)提供形式更豐富，范圍更廣的服務(wù)，從未來發(fā)展趨勢上看，企業(yè)檔案管理社會化是大趨勢。

四、總結(jié)

總之，現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理不能再停留在傳統(tǒng)的資料收存與查閱上，而是要在信息化下，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，依法存檔，檔案管理也要與市場和社會接軌，把檔案管理工作做好。

作者：黎曉英 單位：中國有色集團（廣西）平桂飛碟股份有限公司

第二篇

一、我國企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

目前，我國企業(yè)的硬件設(shè)施已經(jīng)非常完備，很多單位也都配備了較為完善的檔案室或檔案館，檔案管理人員也具有一定的專業(yè)素質(zhì)。但是，我國企業(yè)的檔案管理工作所存在的問題還有很多，如更新周期長、信息資源少、使用率低以及特色不明顯等。因此，企業(yè)應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，采取積極有效的措施，推進檔案管理的信息化建設(shè)。針對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)主要是建設(shè)和完善檔案數(shù)據(jù)庫，同時加強電子檔案的入檔和管理工作。檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)主要是建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及部分全文數(shù)據(jù)庫，推進現(xiàn)有檔案資源以及特殊檔案資源的信息化進程，而在此過程中，最為重要的就是實現(xiàn)對檔案資源的全部錄入和網(wǎng)上查詢。

二、加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.要建立科學(xué)安全的檔案管理制度

要想實現(xiàn)檔案信息的資源共享，就要建立健全企業(yè)的安全管理制度，完善檔案資源的安全管理措施，從各個環(huán)節(jié)杜絕虛假信息。由于檔案管理工作具有一定的服務(wù)性，所以作為企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該最大限度的開發(fā)檔案信息，從而使檔案信息的利用率得到最大發(fā)揮，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

2.檔案信息化建設(shè)要做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

在檔案信息化建設(shè)的過程中，做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是非常重要的，這也是檔案管理工作是否達到現(xiàn)代化水平的基本標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在制定內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系時，應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展需求和特點，按照國家信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進行完善和補充。檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)該在符合國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對檔案的相關(guān)文件、內(nèi)容、項目、格式以及數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等有一個統(tǒng)一規(guī)定，同時還要統(tǒng)一對管理軟件、數(shù)據(jù)指標(biāo)、硬件中文檔的格式等進行要求，從而解決檔案資源在共享時需要轉(zhuǎn)換或無法讀取等問題，使實際操作簡單方便。

3.加強檔案信息資源方面的建設(shè)

檔案信息的資源建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心問題，如果沒有足夠可用的檔案信息資源作為基礎(chǔ)，那么檔案管理信息化建設(shè)的效率和速度便無從談起。信息資源是檔案的優(yōu)勢所在，而這一優(yōu)勢的生命力就在于信息的規(guī)模，只有成規(guī)模的信息才能使檔案具有豐富的內(nèi)容，從而滿足用戶的各種需求。因此，檔案管理信息化建設(shè)的主要精力應(yīng)放在檔案信息資源的開發(fā)上，使檔案信息盡快成規(guī)模，同時，必須要以資源管理作為有力支撐。

4.加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案管理人員應(yīng)自覺培養(yǎng)自我學(xué)習(xí)的能力，對檔案管理方面的專業(yè)知識也要加強學(xué)習(xí)。目前的科技發(fā)展要求檔案管理人員必須要掌握新技術(shù)，以適應(yīng)新時期的檔案管理工作，這就需要加強檔案管理人員對新信息的獲取能力，進而正確評估信息，并進行合理的加工利用。在單位用人方面，要確保職位分配合理，運用熟練掌握計算機技術(shù)的員工，并將檔案管理工作與計算機技術(shù)相結(jié)合，并定期培訓(xùn)他們的實際操作技能。

5.使網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)充分發(fā)揮作用

企業(yè)應(yīng)不斷拓寬檔案信息的渠道，完善檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，認(rèn)真核實收集來的信息數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)庫進行及時更新，以保障數(shù)據(jù)庫的時效性和安全性。在此過程中，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，加強檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)科技建設(shè)，最終建成一個網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案資源的共享，使檔案的管理工作更加高效、便捷，從而促進檔案管理的信息化建設(shè)。

三、結(jié)語

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前社會發(fā)展與科技進步的必然要求，各個企業(yè)在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要根據(jù)單位發(fā)展的實際需求，制定出一個總體規(guī)劃，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)好，同時加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，將提高檔案管理工作效率和保證檔案資源完整且具有時效性作為主要目的，最終使檔案管理工作適應(yīng)時發(fā)表展，達到信息化管理的目標(biāo)。

作者：周立明 單位：九臺市糧油衛(wèi)生檢驗監(jiān)測站

第三篇

一、檔案意識的培養(yǎng)

1.檔案管理者

檔案管理者是企業(yè)檔案管理好壞的關(guān)鍵和核心。只有管理人員的檔案意識提高了，才能為實現(xiàn)檔案科學(xué)正規(guī)化管理提供可能。目前，大多數(shù)國有企業(yè)檔案管理的專門人員在檔案意識上還很薄弱，他們中大多由黨政辦公室分管文書、行政等工作的人員兼任，受過檔案專門教育人員不多，身兼數(shù)職的現(xiàn)狀使他們很少接受檔案培訓(xùn)，增強檔案意識和提高業(yè)務(wù)水平的機會有限。這為科學(xué)管理檔案帶來了很大難度。強化檔案意識是國企檔案管理首要解決的問題。加強檔案管理者意識，可以通過制度機制、管理機制、激勵機制、業(yè)務(wù)培訓(xùn)機制、競賽機制等手段實現(xiàn)。專職檔案管理者檔案意識的增強，能夠帶動各部門兼職檔案員業(yè)務(wù)觀念和管理水平的提高，良好的檔案意識有利于從文件形成之初做好歸檔文件的信息采集工作，確保日后完整收集，規(guī)范整理和移交的一整套流程的有效開展。

2.檔案利用者

檔案利用是提高檔案管理水平，改進檔案服務(wù)的推動力。國有企業(yè)檔案大多是涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始資料，主要服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部。在檔案利用者中，絕大部分是企業(yè)決策者、各部門管理者，以及從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的專業(yè)技術(shù)人員。他們經(jīng)常需要利用檔案數(shù)據(jù)用作現(xiàn)實活動的參考和依據(jù)。利用者如果有較強的檔案意識，廣泛利用檔案數(shù)據(jù)開展工作，無形中強化了檔案管理者的工作意識，增強了檔案工作人員對檔案的重視程度。而科學(xué)規(guī)范的檔案管理，檔案價值的大力宣傳和體現(xiàn)，有助于更多利用者了解檔案，利用檔案，最大限度實現(xiàn)檔案的信息價值。管理與利用是相輔相成、辯證統(tǒng)一的關(guān)系。檔案利用者意識的提高，有利于檔案工作者加強和改進檔案工作方法，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平“，挖掘各種適銷對路的檔案信息”，探索提供檔案個性化服務(wù)和特色服務(wù)。

二、檔案管理質(zhì)量的提高

1.上級部門的監(jiān)督指導(dǎo)

據(jù)了解，國有企業(yè)檔案工作人員大多不是檔案專業(yè)學(xué)歷出身，未受過系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)性工作能力不強。他們本身也想把檔案管理好，但苦于沒有機會進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和深造，缺乏專業(yè)人員的工作指導(dǎo)。而各級檔案行政部門著重針對黨政機關(guān)、企業(yè)及各級綜合、專門檔案館進行宏觀監(jiān)管，對國有企業(yè)的具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案服務(wù)工作建議相對不足。新時期檔案工作特點要求檔案行政部門必須轉(zhuǎn)變職能，加強對國企檔案工作的指導(dǎo)力度，尋找適合國企檔案管理工作的切入點，積極采取措施加以幫扶和引導(dǎo)。檔案行政部門要加強對國企檔案的特點分析，在強化共性的同時注重突出個性，探索適合各自企業(yè)發(fā)展需要和關(guān)注重點的特色檔案管理和服務(wù)建設(shè)，積極幫助企業(yè)檔案人員了解掌握現(xiàn)代化的管理手段和方法。要經(jīng)常通過走訪調(diào)查、研究座談等方式加強與企業(yè)的溝通交流，及時發(fā)現(xiàn)管理中的問題提出改進建議，形成“以行政執(zhí)法為主要職能、以規(guī)范業(yè)務(wù)為基本要求、以協(xié)作活動為主要方式、以目標(biāo)管理為手段”的國企檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作新思路。

2.本單位檔案管理規(guī)章制度

健全的檔案管理規(guī)章是做好檔案工作的依據(jù)。國有企業(yè)要以國家和地方檔案行政部門檔案工作法律法規(guī)為指導(dǎo)，結(jié)合本單位實際情況，制訂適合自身工作特點和需要的檔案管理制度。要對企業(yè)文件材料歸檔范圍、保管期限、利用權(quán)限、借閱手續(xù)等作出明確具體規(guī)定，形成國企檔案管理有法可依、有法必依、違法必究的全新局面。要努力構(gòu)建國企檔案管理制度創(chuàng)新體系，與時俱進，將最新的檔案管理理念、方式和手段融入進企業(yè)檔案管理制度中“，用檔案管理規(guī)章制度來指導(dǎo)規(guī)范現(xiàn)代企業(yè)的檔案活動，以實現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理價值的增值”。

3.檔案工作者業(yè)務(wù)水平的提高

由于人們大多將檔案管理看做無技術(shù)含量、人員素質(zhì)要求不高的工作，許多國有企業(yè)的檔案管理崗位成為壓縮編制、減員增效或者分流其他部門多余人員的主要對象。這種檔案管理人員專業(yè)不對口的現(xiàn)象造成了企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與檔案管理工作的要求不相適應(yīng)。另外“，國有企業(yè)檔案人員大多是身兼多職，檔案業(yè)務(wù)生疏，不具備單獨開展檔案工作的能力”，他們較少機會接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，也缺乏對計算機、圖書、情報、法律等相關(guān)知識的了解和運用，這也是檔案管理人員缺乏對檔案科學(xué)管理的因素之一。

國有企業(yè)要將檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)納入整個企業(yè)人才培養(yǎng)計劃中，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進修學(xué)習(xí)等方式提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。企業(yè)還可以“引進和培養(yǎng)現(xiàn)代管理人才，通過招聘懂檔案管理、法律、會外語、精計算機的復(fù)合型人才改變目前檔案管理部門知識結(jié)構(gòu)不合理、年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況”，提升檔案部門管理人員的整體層次。作為檔案工作者個人，也要加強自身業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，在不斷學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念和技術(shù)方法的同時，擴大知識領(lǐng)域，掌握計算機操作、公文寫作、檔案法律法規(guī)等常識，熟悉企業(yè)管理狀況及生產(chǎn)經(jīng)營流程，用多領(lǐng)域知識指導(dǎo)檔案工作實踐，將檔案服務(wù)與企業(yè)生產(chǎn)有機結(jié)合，使檔案工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

三、檔案信息化建設(shè)

1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。目前，省、市級綜合檔案館以及城建、科技等專門檔案館已經(jīng)致力于將館藏檔案進行數(shù)字化整理的系統(tǒng)工程，并取得了顯著的成績。而在許多國有大型企業(yè)中，這項工作尚未開展或進展緩慢，仍主要采用傳統(tǒng)調(diào)閱檔案的利用方式，這不僅威脅紙質(zhì)檔案壽命，同時也降低了檔案利用效率，不利于檔案信息資源的最大限度開發(fā)。國有企業(yè)要認(rèn)清整個檔案管理事業(yè)現(xiàn)狀，積極跟上發(fā)展步伐，將對企業(yè)發(fā)展有重大作用的文書、產(chǎn)品科研、基建設(shè)備等類別檔案率先進行數(shù)字化處理，切實保障企業(yè)利益，為使檔案能夠提供長遠(yuǎn)、高效的信息利用服務(wù)而努力。

2.數(shù)字檔案管理

計算機產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動越來越依賴數(shù)字化。無論從設(shè)計、生產(chǎn)到銷售，企業(yè)活動中的各個環(huán)節(jié)都離不開計算機的參與，期間形成了大量的數(shù)字信息。這些記錄生產(chǎn)經(jīng)營活動的電子文檔，是現(xiàn)代化企業(yè)檔案館藏的重要組成部分。數(shù)字檔案以其特有的優(yōu)越性將成為未來檔案事業(yè)的主流對象。建立科學(xué)的數(shù)字檔案管理體系是檔案管理的趨勢和發(fā)展方向。國有企業(yè)要了解數(shù)字檔案的地位和優(yōu)勢，努力掌握科學(xué)的管理方法，制訂相關(guān)管理制度，加大人力、物力投入，促進電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保證數(shù)字檔案的安全保管和有效利用。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用

所謂網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用，就是將檔案提供利用的服務(wù)體系由傳統(tǒng)型向網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變。這是時發(fā)表展的產(chǎn)物，也是檔案利用需求的進步。企業(yè)要實現(xiàn)檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化，就要積極組建本單位檔案管理與利用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及門戶網(wǎng)站，依托互聯(lián)網(wǎng)資源將企業(yè)有價值的檔案信息通過權(quán)限設(shè)定有針對性地向本單位和社會特定用戶開放，及時查詢企業(yè)信息，為單位生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)及銷售等活動服務(wù)。另外，在國有企業(yè)改革不斷深入的大環(huán)境下，企業(yè)要注重加強檔案的特色服務(wù)。檔案部門要以本單位生產(chǎn)、科研等特色檔案信息資源為基礎(chǔ)，加大深層次開發(fā)力度，充分利用含有情報競爭價值的檔案為管理者提供行業(yè)動態(tài)跟蹤信息、競爭對手及企業(yè)自身動向信息，及時準(zhǔn)確預(yù)測法規(guī)導(dǎo)向、市場需求、對手威脅等環(huán)境因素，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者作出正確的生產(chǎn)和銷售決策提供優(yōu)質(zhì)高效的信息利用服務(wù)。

作者：唐瑩 單位：遼寧石油化工大學(xué)