一、檔案知識(shí)管理的流程

檔案登記和編碼就是對(duì)已篩選的檔案信息進(jìn)行加工的過(guò)程。檔案信息的存在方式多種多樣，這給檔案的管理和利用帶來(lái)了不便。因而，這一環(huán)節(jié)中，將檔案信息轉(zhuǎn)成可檢索利用的檔案知識(shí)時(shí)，需要制定統(tǒng)一的檔案信息分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和著錄標(biāo)準(zhǔn)，而不是簡(jiǎn)單地依據(jù)檔案的載體形態(tài)來(lái)進(jìn)行登記和編碼。其中，編碼應(yīng)該根據(jù)檔案內(nèi)容的屬性，提取其相關(guān)的內(nèi)容單元作為關(guān)鍵詞，以便不同檔案信息之間的鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)信息的共享。檔案存儲(chǔ)就是檔案知識(shí)信息保存在檔案知識(shí)庫(kù)中，隨著檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，如今完成檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的工具主要是各種檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，為防止檔案知識(shí)信息的意外受損，在這環(huán)節(jié)還要做好檔案的備份工作。檔案利用就是對(duì)檔案知識(shí)信息的使用和服務(wù)用戶(hù)的過(guò)程。檔案工作“三個(gè)體系”的提出，扭轉(zhuǎn)了過(guò)分注重檔案保存而忽視檔案利用的傾向。檔案利用的實(shí)際效果是對(duì)檔案知識(shí)管理其他環(huán)節(jié)的績(jī)效評(píng)估，在一定程度上，檔案利用是檔案鑒別、檔案登記和編碼、檔案存貯的參照點(diǎn)。同時(shí)，檔案利用也是檔案知識(shí)管理的根本目的。

二、檔案知識(shí)管理進(jìn)程中應(yīng)解決的幾個(gè)問(wèn)題

1.檔案知識(shí)表征問(wèn)題。檔案知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)依賴(lài)于檔案信息的編碼和存儲(chǔ)，即檔案知識(shí)信息的表征，有的也稱(chēng)之為檔案知識(shí)信息的知識(shí)表示。所謂的檔案知識(shí)表征就是檔案信息在系統(tǒng)或組織內(nèi)的建構(gòu)和再認(rèn)的方式。檔案知識(shí)管理最終目的是為了檔案知識(shí)信息的有效利用，因而，檔案知識(shí)信息在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)的表征形式應(yīng)符合用戶(hù)的認(rèn)知習(xí)慣，應(yīng)與用戶(hù)的記憶形式相對(duì)應(yīng)。研究表明：知識(shí)大部分以分布的形式存儲(chǔ)在大腦的神經(jīng)元之中，神經(jīng)元之間相互聯(lián)結(jié)，當(dāng)存在知識(shí)需要時(shí)，這些聯(lián)結(jié)就會(huì)相互激活，共同形成所需要的知識(shí)內(nèi)容。因此，在對(duì)檔案信息進(jìn)行編碼時(shí)，應(yīng)將檔案信息分解為不同的知識(shí)單元，并將這些知識(shí)單元登記入檔案管理系統(tǒng)，形成共同的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)前，云計(jì)算影響深遠(yuǎn)，它可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分布式表征，檔案的知識(shí)信息可以在不同的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)存儲(chǔ)，在用戶(hù)利用檔案信息時(shí)，系統(tǒng)可以進(jìn)行并行分布加工，提高檔案信息的輸出效率和精確性。同時(shí)，云計(jì)算也實(shí)現(xiàn)了檔案知識(shí)信息的云備份，即使某一節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)受損，也不影響檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.知識(shí)共享問(wèn)題。通過(guò)對(duì)檔案知識(shí)信息進(jìn)行分布式表征，依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)將離散的檔案數(shù)據(jù)集合在一起，為檔案知識(shí)共享奠定了基礎(chǔ)。然而，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就要求檔案部門(mén)構(gòu)建知識(shí)庫(kù)。知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建并非一朝一夕能夠完成，它是一個(gè)系統(tǒng)的工程。不同的檔案，構(gòu)建知識(shí)庫(kù)的方式也就不同。如，誠(chéng)信檔案就需要全國(guó)銀行系統(tǒng)共同建設(shè)；而人事檔案則是由各級(jí)人事部門(mén)和人才市場(chǎng)共同建設(shè)；檔案館的特色檔案知識(shí)庫(kù)建設(shè)卻由該檔案館獨(dú)自建設(shè)。值得一提的是，這些不同檔案的知識(shí)庫(kù)的兼容和鏈接至關(guān)重要。

3.資源集成問(wèn)題。由于在檔案知識(shí)管理過(guò)程中遵循了分布式知識(shí)表征的方法和途徑，因而實(shí)現(xiàn)了不同檔案信息的可鏈接性，為檔案知識(shí)信息的共享奠定了基礎(chǔ)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，廣大民眾對(duì)于檔案信息的需要也呈多樣性的趨勢(shì)。然而，傳統(tǒng)的檔案管理依據(jù)檔案的載體形態(tài)及檔案信息的屬性進(jìn)行分別管理，造成了不同檔案之間存在著人為的鴻溝和壁壘，不僅不利于檔案的管理，更不利于用戶(hù)的使用。檔案的知識(shí)管理消除了這樣的障礙，對(duì)檔案知識(shí)信息內(nèi)容進(jìn)行分布式表征，可以將不同載體、不同內(nèi)容、不同功能的檔案信息整合在一起，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集成管理。當(dāng)然，檔案資源集成管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。當(dāng)前，檔案資源管理系統(tǒng)也五花八門(mén)，不同類(lèi)型的系統(tǒng)之間兼容性較差，容易造成“信息孤島”現(xiàn)象，也不利于檔案知識(shí)信息的一站式服務(wù)。因此，實(shí)施檔案知識(shí)管理，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的集成，而且要管理系統(tǒng)的軟硬件的表征的一致性，這樣知識(shí)管理才能落到實(shí)處。

三、檔案知識(shí)管理對(duì)檔案服務(wù)的啟示和影響

1.樹(shù)立了“以用戶(hù)為中心”的檔案管理理念。知識(shí)管理本質(zhì)上就是通過(guò)對(duì)知識(shí)對(duì)象的加工，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)造和增值。檔案部門(mén)通過(guò)實(shí)施知識(shí)管理，可以促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的加工和利用，從而加快我國(guó)檔案事業(yè)“三個(gè)體系”建設(shè)的步伐。檔案知識(shí)管理扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)檔案管理以藏為本的管理理念，樹(shù)立了“以用戶(hù)為中心”的管理理念。如今“，以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀理念已經(jīng)深入檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案知識(shí)管理的各個(gè)流程也應(yīng)體現(xiàn)“以用戶(hù)為中心”的原則。其一，檔案知識(shí)管理的流程應(yīng)與人類(lèi)獲取知識(shí)和利用知識(shí)的過(guò)程是一致的，應(yīng)充分考慮人們的知識(shí)建構(gòu)的特點(diǎn)；其二，要能夠理解檔案信息用戶(hù)的知識(shí)獲取習(xí)性。用戶(hù)在獲取信息的過(guò)程中，希望能夠經(jīng)歷較少的步驟，較容易地獲取所需信息。因而，檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，應(yīng)根據(jù)用戶(hù)的需要來(lái)引導(dǎo)整個(gè)界面的設(shè)計(jì)，應(yīng)使用嵌入式技術(shù)和分布式數(shù)據(jù)可技術(shù)，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)檢索檔案信息和獲取信息的一站式服務(wù)；其三，應(yīng)重視用戶(hù)的參與和互動(dòng)過(guò)程。檔案知識(shí)管理不僅僅是提供可檢索、可獲取的檔案知識(shí)庫(kù)，還應(yīng)提供用戶(hù)和檔案部門(mén)、用戶(hù)之間交流互動(dòng)的平臺(tái)，不僅能夠更好地服務(wù)檔案用戶(hù)，還可及時(shí)反饋檔案管理過(guò)程的不足，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理的可持續(xù)發(fā)展；其四，注重用戶(hù)的情感體驗(yàn)。愉悅、積極的情緒可以促進(jìn)用戶(hù)的身心健康，也可提高檔案服務(wù)的效能。不論虛擬的，還是現(xiàn)實(shí)的檔案服務(wù)，檔案工作者都應(yīng)注重服務(wù)的細(xì)節(jié)，一言一行、字里行間都顯露著你的態(tài)度，對(duì)于用戶(hù)也產(chǎn)生著潛移默化的影響，影響著他們的態(tài)度和情感。值得注意的是，在遇到問(wèn)題時(shí)，檔案工作者應(yīng)本著“以用戶(hù)為中心”的原則，不能簡(jiǎn)單地將造成問(wèn)題的原因歸咎于用戶(hù)，要有同理心，能夠設(shè)身處地地替用戶(hù)著想，能夠理解用戶(hù)所處的情境。

2.檔案知識(shí)管理使得檔案信息個(gè)性化服務(wù)成為可能。個(gè)性化信息服務(wù)是指能夠滿(mǎn)足用戶(hù)個(gè)體信息需求的一種服務(wù)，也就是說(shuō)，用戶(hù)可以根據(jù)自己的需要，自己設(shè)定信息的來(lái)源方式、表現(xiàn)形式等或通過(guò)對(duì)用戶(hù)個(gè)性、使用習(xí)慣的分析而主動(dòng)地向用戶(hù)提供其可能需要的信息服務(wù)。檔案知識(shí)管理使得檔案信息有序組織，也可根據(jù)知識(shí)單元進(jìn)行組合，形成不同的檔案知識(shí)主題。用戶(hù)可根據(jù)自己的認(rèn)知需要，確定自己的檔案信息需求，并從檔案知識(shí)庫(kù)中找到自己所需要的知識(shí)。隨著Web2.0甚至于Web3.0的廣泛應(yīng)用，用戶(hù)在獲取信息的同時(shí)，可根據(jù)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)來(lái)編輯、修正、補(bǔ)充檔案知識(shí)庫(kù)的相關(guān)內(nèi)容，這樣的互動(dòng)不僅有利于檔案知識(shí)管理的完善，更為主要的是讓用戶(hù)確立了自身的主體地位。此外，檔案工作人員也可根據(jù)用戶(hù)的身份信息、知識(shí)背景以及其過(guò)去信息索取痕跡，明確其可能的檔案信息需求，通過(guò)RSS技術(shù)進(jìn)行個(gè)性化檔案信息服務(wù)推介。簡(jiǎn)而言之，檔案知識(shí)管理的實(shí)施改變了檔案數(shù)據(jù)的存在方式和加工方式，使得檔案信息個(gè)性化服務(wù)變成現(xiàn)實(shí)，促進(jìn)整個(gè)檔案事業(yè)的更大發(fā)展。總之，檔案知識(shí)管理的實(shí)施是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然，也是提高檔案利用水平的有效路徑。在實(shí)施檔案知識(shí)管理過(guò)程中，應(yīng)遵循“以用戶(hù)為中心”的原則，根據(jù)用戶(hù)的知覺(jué)習(xí)慣，將檔案知識(shí)信息分解為一個(gè)個(gè)小的知識(shí)單元，分布存儲(chǔ)于管理系統(tǒng)內(nèi)，從而實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享和使用，也使得檔案信息個(gè)性化服務(wù)成為可能。

作者：高國(guó)華 單位：蘇州大學(xué)檔案館