一、知識(shí)管理與高校檔案館管理

1.高校檔案館知識(shí)管理的內(nèi)涵和特點(diǎn)

高校檔案館是信息管理的組織機(jī)構(gòu)，所從事的是與知識(shí)相關(guān)的業(yè)務(wù)。因此知識(shí)管理背景下的高校檔案館管理是以知識(shí)管理的理念和方法為指導(dǎo)思想，有效組織、整合、記錄、挖掘、創(chuàng)新檔案館內(nèi)、外知識(shí)資源，將知識(shí)與技術(shù)密切結(jié)合，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的重組、再造、共享，最終實(shí)施開放型、針對(duì)型、多樣型、知識(shí)密集型服務(wù)的過程。由此看來，高校檔案館知識(shí)管理囊括了檔案信息知識(shí)資源、人力資源、檔案館設(shè)施、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)資源。其特點(diǎn)概括如下：檔案館知識(shí)管理以檔案信息管理為基礎(chǔ)，是檔案信息管理的繼續(xù)和延伸;檔案館知識(shí)管理是使知識(shí)增值、創(chuàng)造新知識(shí)并逐漸向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的管理;檔案館知識(shí)管理通過人的行為能力使信息資源與技術(shù)結(jié)合達(dá)到最佳狀態(tài);檔案館知識(shí)管理以用戶滿意為根本宗旨，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)配送、知識(shí)共享為最終目標(biāo)。

2.高校檔案館實(shí)施知識(shí)管理的現(xiàn)實(shí)意義

傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體的管理，實(shí)體檔案數(shù)量大、種類多、載體多樣、內(nèi)容分散，多以孤本形式存于檔案庫房，不利于檔案的有效利用。高校檔案館開展知識(shí)管理能把信息與信息、信息與人聯(lián)系起來，從而進(jìn)一步把握知識(shí)之間的內(nèi)在關(guān)系，形成完整的檔案信息知識(shí)系統(tǒng)。

（1）知識(shí)管理有利于促進(jìn)高校檔案館的可持續(xù)發(fā)展

知識(shí)管理是以知識(shí)為核心的管理，包括顯性知識(shí)管理和隱性知識(shí)管理。檔案館顯性知識(shí)管理是借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)現(xiàn)有實(shí)體資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)化和有序化的處理，建立起內(nèi)容豐富全面、調(diào)用便利快捷的信息知識(shí)庫的過程，強(qiáng)調(diào)人與文檔、人與工作之間的關(guān)系。檔案館隱性知識(shí)管理是以“人”的知識(shí)和智慧為工具，通過個(gè)體之間相互交流、討論，充分表現(xiàn)員工的聰明才智，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，強(qiáng)調(diào)人與人之間的關(guān)系。知識(shí)管理為檔案館內(nèi)、外互相學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享創(chuàng)造了新途徑，有利于建立學(xué)習(xí)型的檔案組織，能夠使檔案館隱性知識(shí)最大程度地顯化，不斷創(chuàng)新知識(shí)和傳播知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，有效提升檔案館的生存發(fā)展、服務(wù)能力，推動(dòng)高校檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

（2）知識(shí)管理有利于提升高校檔案館的組織應(yīng)變能力

傳統(tǒng)的高校檔案館管理是以館藏檔案實(shí)體為中心的管理，服務(wù)是坐等用戶、被動(dòng)的、手工式的服務(wù)，這使得檔案館缺乏現(xiàn)代社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)力，無法適應(yīng)現(xiàn)代用戶多樣化信息需求。知識(shí)管理背景下的用戶需求由信息單元向知識(shí)單元轉(zhuǎn)變，這要求檔案館必須改變傳統(tǒng)的管理方法和服務(wù)模式，將用戶需求同信息資源結(jié)合起來，加強(qiáng)檔案館的整體應(yīng)變能力和組織協(xié)調(diào)能力的管理。首先，知識(shí)管理能提升高校檔案館的管理功能。高校檔案館知識(shí)管理將管理中的“人與人”“、人與物”結(jié)合起來，加強(qiáng)組織內(nèi)部人與人、人與信息之間關(guān)系，使組織內(nèi)部協(xié)調(diào)更加有效，信息交流更加及時(shí)，對(duì)外界的反應(yīng)更加靈敏。其次，知識(shí)管理促使高校檔案館服務(wù)主動(dòng)化。高校是人才濟(jì)濟(jì)的殿堂，這對(duì)檔案館管理和服務(wù)提出更深層次的要求，要求高校檔案館在深入研究用戶需求，分析用戶需求傾向基礎(chǔ)上，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)項(xiàng)目，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，使偶爾用戶變?yōu)榻?jīng)常用戶，潛在用戶變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)用戶，真正實(shí)現(xiàn)“以用戶為中心”的知識(shí)服務(wù)。再次，知識(shí)管理保障了檔案信息資源共享。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和知識(shí)傳播手段的日趨成熟，高校檔案館努力營(yíng)造知識(shí)共享環(huán)境，利用現(xiàn)代信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能傳輸技術(shù)等，實(shí)施信息知識(shí)轉(zhuǎn)移，擴(kuò)大了知識(shí)共享范圍，深化了知識(shí)共享的深度。

（3）知識(shí)管理有利于提升高校檔案館的核心競(jìng)爭(zhēng)力

高校檔案館實(shí)施知識(shí)管理既是知識(shí)創(chuàng)新管理又是知識(shí)服務(wù)管理。檔案管理的單位向檔案知識(shí)元轉(zhuǎn)變，通過對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行組織、存儲(chǔ)、共享和創(chuàng)新，構(gòu)建以滿足用戶知識(shí)需求為目標(biāo)的靈活的檔案知識(shí)服務(wù)體系。高校檔案館通過館員為學(xué)校的教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)服務(wù)，創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，有效提升檔案館的信譽(yù)度和知名度，形成高校檔案館獨(dú)特的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、高校檔案館實(shí)施知識(shí)管理的策略

1.構(gòu)建基于知識(shí)管理的檔案館管理機(jī)制

知識(shí)管理理論為現(xiàn)代檔案管理和服務(wù)構(gòu)建了全新的理論平臺(tái)。構(gòu)建基于知識(shí)管理的檔案館管理機(jī)制是高校檔案館開展知識(shí)管理保障。首先，建立有效的學(xué)習(xí)機(jī)制，構(gòu)建知識(shí)型檔案館。基于知識(shí)管理的檔案館學(xué)習(xí)機(jī)制，將促使檔案館成為一個(gè)終身學(xué)習(xí)、全員學(xué)習(xí)、全過程學(xué)習(xí)、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)為特征的學(xué)習(xí)型組織，館員之間，館員和用戶之間互相學(xué)習(xí)和交流，使學(xué)習(xí)成為日常的、自覺的事情。其次，構(gòu)建有效、健全的溝通機(jī)制，促進(jìn)知識(shí)交流。良好的工作氛圍和人際關(guān)系，有利于部門之間、上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)關(guān)系的形成。檔案館要結(jié)合本館實(shí)際情況，豐富溝通方式，營(yíng)造良好的溝通氛圍。一方面要充分發(fā)揮傳統(tǒng)交流形式的作用，如檔案館開展定期培訓(xùn)、座談、檔案知識(shí)競(jìng)賽、檔案櫥窗等，實(shí)施定制式的溝通交流；另一方面通過現(xiàn)代信息技術(shù)保證館員自由溝通，如通過網(wǎng)絡(luò)視頻、網(wǎng)絡(luò)論壇、QQ聊天、微博、微信等形式促進(jìn)館員之間的溝通。再次，建立有效的信息服務(wù)反饋機(jī)制。用戶和檔案館之間是相互依賴、利益共存的共同體，檔案館及時(shí)捕捉用戶需求心理傾向，分析檔案利用中存在的問題，采納用戶意見，調(diào)整檔案管理方向，有助于及時(shí)解決問題，彌補(bǔ)工作中的失誤。

2.重視檔案信息資源知識(shí)管理，創(chuàng)設(shè)有效的知識(shí)管理內(nèi)容

知識(shí)管理背景下的檔案信息資源須有序化、數(shù)字化、知識(shí)化，因此檔案館重視檔案信息資源的知識(shí)管理，創(chuàng)建有效的知識(shí)管理內(nèi)容是檔案館實(shí)施知識(shí)管理的關(guān)鍵。首先，重視館藏檔案信息知識(shí)管理，促進(jìn)顯性知識(shí)系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化。對(duì)數(shù)量龐大、種類繁多、內(nèi)容分散的館藏檔案信息有針對(duì)性地加工、提煉，使無序的信息變得有序，使固化的信息變得活化，形成特有的檔案館精品信息，促進(jìn)信息知識(shí)的形成。為更好地為學(xué)校師生服務(wù)，南京信息工程大學(xué)檔案館重視檔案信息資源的知識(shí)管理，精心提煉館藏信息，構(gòu)建了學(xué)校歷年機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、歷年畢業(yè)生基本信息、歷年畢業(yè)生學(xué)位論文信息等精品信息，為檔案館實(shí)施知識(shí)管理奠定了良好的基礎(chǔ)。其次，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，構(gòu)建知識(shí)化的數(shù)字檔案產(chǎn)品。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)施知識(shí)服務(wù)，檔案數(shù)字化產(chǎn)品是知識(shí)服務(wù)的實(shí)施對(duì)象，因此高校檔案館應(yīng)有計(jì)劃、有步驟地加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，形成具有知識(shí)價(jià)值的數(shù)字化檔案產(chǎn)品。再次，挖掘特色檔案信息資源，構(gòu)建個(gè)性化、定制化的知識(shí)產(chǎn)品。特色檔案信息資源體現(xiàn)鮮明的館藏特色和學(xué)科、專業(yè)特色，將特色檔案編撰成為系統(tǒng)性、知識(shí)性強(qiáng)的專題，形成適合用戶需求的、量身定做的知識(shí)產(chǎn)品。

3.重視人力資源管理，培養(yǎng)知識(shí)型館員

高校檔案館是知識(shí)密集型機(jī)構(gòu)，館員是信息加工和分析的主要實(shí)施者，是知識(shí)的創(chuàng)造者。知識(shí)管理背景下的檔案館員素質(zhì)決定了知識(shí)管理的深度，影響了知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)造。檔案館實(shí)施知識(shí)管理離不開專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)面廣、能力強(qiáng)和善于組織、挖掘、傳播知識(shí)能力的館員。首先，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，合理配置人力資源。檔案館結(jié)合工作需要，根據(jù)館員個(gè)體專業(yè)水平，對(duì)檔案館管理層、館員隊(duì)伍成員進(jìn)行合理配置，優(yōu)化部門人員結(jié)構(gòu)，充分調(diào)動(dòng)館員的工作積極性和知識(shí)創(chuàng)造性。其次，鼓勵(lì)館員不斷學(xué)習(xí)，培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力的知識(shí)型館員。檔案館應(yīng)積極營(yíng)造學(xué)習(xí)的氛圍，加強(qiáng)館員在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育，補(bǔ)充和更新知識(shí)，優(yōu)化館員知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)能勝任知識(shí)管理的創(chuàng)造型、開拓型、復(fù)合型的知識(shí)館員。再次，培養(yǎng)館員的合作意識(shí)，組建知識(shí)型團(tuán)隊(duì)。檔案館要以人為本，重視館員的自身發(fā)展，營(yíng)造一種能讓知識(shí)自由流動(dòng)的交換環(huán)境，鼓勵(lì)知識(shí)的創(chuàng)新與共享，促進(jìn)部門之間、館員之間的交流合作，建立開放信任、團(tuán)結(jié)向上的知識(shí)型團(tuán)隊(duì)。

作者：郭崇蘭 單位：南京信息工程大學(xué)檔案館