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談人事檔案管理的必要性

2021-4-10 |

一、人事檔案管理與利用之問題癥結

沒有遵守統一規范制度。單位從領導到科員,對檔案管理這件事都認為是小事,從來沒有說認真按照上級部門要求,認真對檔案進行規范化的統一整理,沒有相應的配套程序或者規定,大大影響了檔案資料的更新和利用效率。檔案利用率有限。很多人認為檔案管理就是單純的保管,其實這種想法是大錯特錯的,而是包括一系列的服務內容的,包括檔案信息的開發利用。

現今,單位人事檔案信息都沒有被好好的利用起來,一般情況下,只在黨員發展、職位晉升等情況下才用的著,沒有充分起到人事檔案的作用。未實現科技管理。現在是一個科技時代,單位沒有把信息技術這個科技產物很好的與檔案管理完全結合起來,通常只是簡簡單單發揮了檔案材料的目錄的錄入作用,人事檔案管理信息化的作用始終沒有能夠被開發。

二、對癥下藥

領導看重。領導一句話,頂過半邊天。單位領導對人事檔案管理這個事必須充分重視起來,要加強相關方面的意識,要對人事檔案的作用有充分的認識。另外,要對人事檔案管理這項工作有充分的部署,要設立機構,安排專門人員從事相關管理,做到有計劃,有落實,有檢驗,對檔案管理工作者要加強關心和了解,要讓他們也得到同等福利待遇和升遷機會。這些必將提高相關人員的工作績效,使他們有更好的工作心態,從而促進人事檔案管理。

撥款到位。對人事檔案管理工作,要適當給予項目經費,要把它列入每年的經費預算之中,并且要安排專門的地方,盡量讓三室分開,并且配置齊去濕去塵儀器,裝好防盜防火設備,做到硬件設施杠杠的。要實現專業化。對相關人員入職時要提高入職門檻和入職標準,必須是招專業人員來進行人事檔案管理這項工作,不要由人力資源相關人員兼著做,這樣可以提高檔案管理的水平,保證檔案工作的長效性。其次,要提高檔案管理人員的理論素質、業務素質、道德素質。

檔案管理人員應該不斷學習最先進的管理知識,將它應用于實際工作中去,同時要不斷結合單位實際情況,創新工作方式方法,提高業務能力。最后,要有良好的道德素質,做好檔案管理工作,要有責任心,對每份人事檔案都應仔細仔細再仔細,確保資料齊全真實,管理得當。單位應當制定相應的規章制度,定期檢查。對檔案的報送、收集、整理、資料是否完備、表達是否準確等方面都要經過細致檢查,這些過程都要制定相應的標準,不能人為恣意的發揮主觀能動性,一切按程序按制度來。

實現科技化管理。應當及時更新檔案管理技術,將檔案管理與信息技術有效結合。把相關的存儲技術、防護技術等等都用上,提高工作效率和工作質量,延長人事檔案的壽命。

三、結語

只要做好以上幾點,我相信我們人事檔案管理與利用必將大大改觀,上述問題必定能夠迎刃而解,充分發揮人事檔案管理的作用。

作者:曾愛武 單位:荊州市人力資源和社會保障信息中心

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