一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理意識(shí)較為單薄

如今，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者仍然沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，過于重視企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益而忽視了檔案管理，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地收集文件材料、沒有有效利用其實(shí)用價(jià)值。同時(shí)，許多企業(yè)存在著“業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)、檔案歸檔案”的工作現(xiàn)象，無法將檔案工作同其他內(nèi)容有效聯(lián)系起來，并且，部分企業(yè)缺乏主觀能動(dòng)性，僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)檢驗(yàn)考察而進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案管理工作，沒有將檔案工作擺到夯實(shí)基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度。

（二）管理與服務(wù)脫節(jié)

現(xiàn)代化企業(yè)多元化發(fā)展，其信息種類也更為豐富，但如今一些企業(yè)的檔案門類過于簡(jiǎn)單，一些企業(yè)檔案信息只注重文書與戶籍檔案等，忽視了與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展有關(guān)的資料的系統(tǒng)收集，導(dǎo)致檔案工作無法全面有效地發(fā)揮。其次，部分企業(yè)檔案管理由于保護(hù)不善導(dǎo)致資源流失。此外，許多企業(yè)在具體工作中并沒有積極利用檔案工作，忽視了檔案資料所體現(xiàn)出的價(jià)值，沒有利用檔案資料來為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供有效參考的習(xí)慣，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源的閑置。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)缺乏

就現(xiàn)狀而言，許多基層企業(yè)的檔案管理人員為辦公室人員兼任，毫無專業(yè)知識(shí)，有的管理人員只掌握立卷歸檔的基本知識(shí)，并且變動(dòng)過于頻繁，導(dǎo)致檔案管理過于混亂，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。并且由于企業(yè)在日常的辦事流程當(dāng)中自主性大，例如一些項(xiàng)目審批往往先斬后奏，造成檔案管理失控，手續(xù)不完整，導(dǎo)致檔案資料缺失，重要文件與審批手續(xù)不全。同時(shí)，有些管理人員的工作責(zé)任性不強(qiáng)，導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性與客觀性差，漏洞百出，無法適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案工作的需要。

（四）企業(yè)檔案工作主體不明確

當(dāng)前有許多企業(yè)的檔案工作主體觀念存在著變差，部分企業(yè)將人事檔案當(dāng)成了企業(yè)檔案管理工作的全部，但忽視了企業(yè)自身發(fā)展所需要的整體信息價(jià)值。檔案主體的明確性是企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵因素，而主體的錯(cuò)位則導(dǎo)致了企業(yè)檔案的有效開發(fā)與利用受到影響。

二、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的建議

企業(yè)檔案工作在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)與社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用越來越大，每一個(gè)檔案工作者需要針對(duì)其現(xiàn)狀以及存在的問題，積極探討新的方式，強(qiáng)化責(zé)任與服務(wù)意識(shí)，推進(jìn)檔案管理信息化與資源集約化，做好新時(shí)期的檔案管理工作，從而使檔案管理發(fā)揮其最大價(jià)值，現(xiàn)具體談?wù)剮c(diǎn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新建議。

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，健全機(jī)構(gòu)

企業(yè)檔案工作貫穿于企業(yè)的各個(gè)部門與層次，是企業(yè)的信息資源，因而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要將檔案管理例如企業(yè)管理工作的重要日程，提升對(duì)其重視程度，同其他工作同安排、同研究，定期召開檔案工作會(huì)議，協(xié)調(diào)并部署檔案工作中的問題。同時(shí)，需加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)管理建設(shè)，落實(shí)責(zé)任制，保障檔案工作的基本專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并將其列入企業(yè)發(fā)展計(jì)劃當(dāng)中。此外，挑選責(zé)任心強(qiáng)與整體素質(zhì)高的員工擔(dān)任檔案日常工作，積極宣傳檔案工作制度，認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家與行業(yè)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，提升責(zé)任意識(shí)與自覺性，保證檔案工作的質(zhì)量。

（二）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

如今隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，工作管理信息化逐漸普遍。而企業(yè)檔案工作也需要朝著信息化模式不斷完善。首先，在文件管理上，可以利用相關(guān)的軟件對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)收集、整理與編制檢索等，從而大大提升工作效率。同時(shí)可以為檔案編研工作提供更為方便的服務(wù)。而目前一些檔案管理軟件通用性不高，缺乏信息管理相關(guān)功能，并且不能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化。因而企業(yè)需建立起一個(gè)檔案一體化系統(tǒng)，將辦公自動(dòng)化與檔案管理融為一體，例如利用掃描儀將檔案徹底數(shù)字化，建立起網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷提升檔案工作的共享性、服務(wù)性與規(guī)范性。

（三）服務(wù)創(chuàng)新

同傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)相比，信息時(shí)代下文件檔案服務(wù)工作更具全面性與靈活性，有了更大的創(chuàng)新與發(fā)展空間。針對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新，首先，要樹立起信息服務(wù)的理念，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)，因而檔案管理人員需要對(duì)信息的來源于信息共享保持高度重視，需不間斷地保持信息的新鮮程度，了解檔案用戶的潛在需求，針對(duì)性地規(guī)劃出服務(wù)內(nèi)容與形式。同時(shí)，在信息服務(wù)的方式上，要充分考慮用戶信息需求，為用戶提供一個(gè)專門的信息利用平臺(tái)，過濾掉用戶不需要的信息，幫助用戶快速、準(zhǔn)確地得到想要的信息。促進(jìn)檔案服務(wù)的人性化與主動(dòng)性。此外，需建立起信息專題，深層加工信息形成信息產(chǎn)品，促進(jìn)信息資源的共享，突出企業(yè)用戶權(quán)益。

（四）提升人員素質(zhì)，改善管理質(zhì)量

企業(yè)檔案部門需建立起專業(yè)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，要求檔案管理人員具備現(xiàn)代檔案管理所需要的知識(shí)，例如計(jì)算機(jī)、信息管理與經(jīng)營(yíng)管理等，并且要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作與各類專業(yè)知識(shí)，促進(jìn)其適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作。同時(shí)，要改善管理質(zhì)量，必須要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，例如增強(qiáng)員工激勵(lì)機(jī)制，適當(dāng)?shù)匾M(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，推行聘任合同制，對(duì)管理人員實(shí)行擇優(yōu)上崗，發(fā)揮出員工的潛力。此外，要促進(jìn)管理人員更新觀念，促使他們對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生更積極的認(rèn)識(shí)，讓他們了解到檔案工作的重要性以及自身對(duì)企業(yè)的重要作用，而不是傳統(tǒng)的所謂的“倉(cāng)庫(kù)保管員”，從而提升工作積極性與責(zé)任感，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)發(fā)揮更大的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)管理中的作用不可替代，新形勢(shì)下，檔案管理工作者必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提升自身專業(yè)與綜合素質(zhì)，利用信息技術(shù)大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，并積極探索創(chuàng)新檔案管理理念與方式，使其與企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新保持一致，從而發(fā)揮企業(yè)檔案管理的最大作用與價(jià)值。

作者：郝曉燕 單位：神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室