1農(nóng)業(yè)科技檔案工作存在的問題
1.1科技檔案分散,資源浪費(fèi)巨大
黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院2012年承擔(dān)各級(jí)各類大項(xiàng)目157項(xiàng),其中國家級(jí)大項(xiàng)目44項(xiàng),國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目3項(xiàng),全年審定和登記作物新品種35個(gè),獲得各類成果獎(jiǎng)項(xiàng)66項(xiàng);2011年承擔(dān)各級(jí)各類大項(xiàng)目55項(xiàng),其中國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目5項(xiàng),全年審定和登記作物新品種31個(gè),獲得各類成果獎(jiǎng)項(xiàng)66項(xiàng);2010年承擔(dān)各級(jí)各類大項(xiàng)目91項(xiàng),全年共審定和登記作物新品種36個(gè),獲得各類成果獎(jiǎng)項(xiàng)46個(gè)。僅從這3a的統(tǒng)計(jì)數(shù)字來看,黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研項(xiàng)目多、成果多,相應(yīng)的就會(huì)產(chǎn)生大量的科技檔案,如此龐大的科研項(xiàng)目和科技成果由全院30個(gè)分院和研究所共同完成,在科研工作中形成的科技檔案也分散在30個(gè)分院和研究所,無法發(fā)揮這些科技檔案的集成效應(yīng),造成資源的巨大浪費(fèi)。
1.2農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔率低
一是科研工作管理體制不完善,有些單位科研管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié),科研檔案歸檔率低;二是農(nóng)業(yè)科研工作周期長,檔案來源比較分散,沒有收集或沒有全部收集到檔案室統(tǒng)一保管,造成檔案資源流失;三是有的科技人員視科研檔案為個(gè)人財(cái)富,不愿意、不放心將科研資料交由檔案管理人員管理,致使檔案工作難以開展,甚至造成科研檔案斷檔。
1.3科技檔案整理與保管不規(guī)范
有的單位將耗費(fèi)人力物力形成的科技檔案散放在檔案柜里,甚至是多年的科技檔案堆放在一起,沒有經(jīng)過登記整理,容易造成檔案損毀,更不利于檔案的開發(fā)利用。
1.4科技檔案開發(fā)利用有限
科研檔案管理存在重保管、輕利用的問題,而檔案的價(jià)值在于利用,檔案沒有提供利用服務(wù)就是死檔案,其價(jià)值和潛力就體現(xiàn)不出來。
1.5科技檔案管理方式落后
21世紀(jì)已進(jìn)入信息時(shí)代,但基層的檔案管理工作顯然沒有跟上時(shí)代的步伐,管理方法和手段落后,還是傳統(tǒng)的手工操作,計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用處于起步階段。
2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案工作的具體措施
2.1加強(qiáng)科技檔案收集和管理力度
科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,是科技檔案工作的基本原則。在檔案管理工作中,檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵,沒有檔案的收集工作,就不能把在生產(chǎn)、科研活動(dòng)中形成的科技檔案作為國家的財(cái)富集中保管起來。我國檔案法規(guī)定,對(duì)國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有。科技檔案的收集工作是保證科技檔案完整、準(zhǔn)確的重要措施。黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)科技檔案的收集應(yīng)從研究課題項(xiàng)目的任務(wù)下達(dá)開始,經(jīng)過各階段試驗(yàn),至最后總結(jié)、成果鑒定、推廣示范的整個(gè)過程,材料收集整理后由各分院、研究所檔案員定期向黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案室移交,以保證檔案的完整、系統(tǒng)和有效利用。科技檔案的收集工作還必須把好質(zhì)量關(guān),除做好科技文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作,還要特別加強(qiáng)接收歸檔的驗(yàn)收工作,確保歸檔科技文件的質(zhì)量。
2.2加強(qiáng)各科研院所檔案管理工作的合作
全院30個(gè)分院、研究所的科技檔案管理工作基本上是各自為政,沒有形成一種上下聯(lián)動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),院機(jī)關(guān)檔案室要加強(qiáng)對(duì)下屬單位檔案工作的管理,全面履行檔案機(jī)構(gòu)的職能。科研處對(duì)全院科研工作起管理作用,對(duì)全院的項(xiàng)目申請(qǐng)和科研成果應(yīng)有全面的了解,科研處要協(xié)助院機(jī)關(guān)檔案室做好全院科研檔案管理工作,每年向院機(jī)關(guān)檔案室提交前一年全院的科研項(xiàng)目清單,包括項(xiàng)目申請(qǐng)單位、項(xiàng)目內(nèi)容、項(xiàng)目年限、課題主持人等,以便對(duì)各分院、研究所的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。各科研院所要把檔案工作列入科研計(jì)劃、科研課題、科技成果管理工作中,把科研檔案的形成、積累、歸檔等工作納入科技人員職責(zé)范圍,并作為科技人員晉級(jí)、授獎(jiǎng)和評(píng)、聘技術(shù)職稱的依據(jù)之一[2]。
2.3完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù),而且是日常管理工作的操作指南[3]。檔案工作人員要按照科技檔案管理規(guī)范的要求將黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的科技檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔。整理是科技檔案實(shí)施科學(xué)管理的基礎(chǔ),其實(shí)質(zhì)是對(duì)科技檔案進(jìn)行有序的組織,經(jīng)過科學(xué)整理,科技檔案能夠保持內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系以及信息的準(zhǔn)確揭示,從而易于科技工作者了解和熟悉所管理的科技檔案,能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用。此外,檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),掌握并落實(shí)檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步加強(qiáng)和完善科研檔案管理制度體系。
2.4加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)利用
檔案管理工作的主要目的是為了利用,檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑,如果檔案得不到利用,就不能達(dá)到為科研和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的目的。首先,通過編制檔案檢索工具,提高檔案利用效率,積極開發(fā)檔案信息資源;其次,利用多種形式廣泛宣傳,擴(kuò)大科技檔案的利用范圍;第三,要進(jìn)行利用農(nóng)業(yè)科技檔案推動(dòng)科技成果轉(zhuǎn)化,使農(nóng)業(yè)科技檔案應(yīng)用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn);最后要通過檔案編研工作,提高檔案利用效能,檔案編研工作是對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選、分類和整合,形成科技成果簡介、數(shù)據(jù)分析、綜合性述評(píng)、專題匯編等編研成果,幫助檔案利用者在更短的時(shí)間內(nèi)對(duì)某一問題有更加全面的了解[4]。
2.5運(yùn)用現(xiàn)代化的方式方法管理農(nóng)業(yè)科技檔案
傳統(tǒng)的檔案管理完全是手工操作,管理方法和手段落后,效率低下。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)突飛猛進(jìn),給檔案工作增添了新的動(dòng)力。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案進(jìn)行加工處理,將其制成檔案信息數(shù)據(jù)庫,使之能夠通過光磁介質(zhì)進(jìn)行保管保存與提供利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的深度開發(fā)與廣泛利用,為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)[5]。利用互聯(lián)網(wǎng),實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,向科研人員和廣大農(nóng)民提供檔案信息的查詢服務(wù),使檔案利用者借助于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢,并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。這就要求農(nóng)業(yè)科技檔案管理者必須與時(shí)俱進(jìn),努力學(xué)習(xí)新知識(shí)新技能,熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,提高檔案信息化服務(wù)水平。
作者:李艷芳 安詠梅 單位:黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院