現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問題

檔案管理意識薄弱，重視程度不足。大部分醫(yī)院檔案管理仍然沿襲傳統(tǒng)的管理方式，重視質(zhì)量管理，忽視管理效益的提高。尤其對于中小型醫(yī)院而言，這部分醫(yī)院缺乏檔案管理專業(yè)人才，只簡單地讓衛(wèi)生技術(shù)人員兼任檔案管理崗位，加之醫(yī)院忽視對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得檔案管理在醫(yī)院管理中被置于無足輕重的地位。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性認(rèn)識程度不足，尚未從根本上明確檔案工作內(nèi)容、性質(zhì)和任務(wù)，致使檔案管理工作明顯滯后于醫(yī)院的發(fā)展，抑制了檔案工作新局面的開創(chuàng)。

檔案管理機(jī)制落后。現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理普遍存在檔案內(nèi)容界定不清、管理機(jī)制不健全、管理范圍不明確等情況。在醫(yī)療衛(wèi)生體制深化改革的形勢下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理機(jī)制日益凸顯其弊端。就宏觀管理而言，醫(yī)院檔案管理具備一定特殊性，與其他行業(yè)檔案相比存在較大差異。醫(yī)院檔案管理不僅要接受被單位的領(lǐng)導(dǎo)，還要接受上級檔案主管業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)。所以，在確定醫(yī)院檔案管理內(nèi)涵、工作人員業(yè)績考核以及檔案發(fā)展方向等方面，使得醫(yī)院與上級業(yè)務(wù)部門出現(xiàn)了一些矛盾。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的建立，醫(yī)院的檔案管理未被納入到此范圍內(nèi)，呈現(xiàn)在各自為陣的混亂管理局面。

檔案管理投入不足。隨著信息時(shí)代的到來，建立網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)勢在必行，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理體系過渡。然而，一些醫(yī)院將大部分資金均投入到了醫(yī)療設(shè)備購置方面，造成了嚴(yán)重的資金短缺，加上政府的投入相對不足，從而導(dǎo)致醫(yī)院對檔案管理信息化建設(shè)的資源投入極為有限，在一定程度上制約了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。當(dāng)前，醫(yī)院的業(yè)務(wù)量增大，各種數(shù)據(jù)信息也隨著劇增，致使檔案管理的工作量也隨之增大，若不加快檔案管理信息化建設(shè)，勢必影響檔案管理工作效率，不利于檔案資料的高效利用。

檔案工作人員的素質(zhì)偏低。大部分醫(yī)院檔案工作人員的綜合素質(zhì)偏低、業(yè)務(wù)能力不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，檔案工作人員配備的隨意性大，多數(shù)工作人員是從行政、護(hù)理或其他部門借調(diào)過來任職的，這部分人員不具備專業(yè)的檔案管理知識，臨時(shí)工作觀念較強(qiáng)，缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)，并且崗位流動(dòng)性也較大；其二，檔案工作人員很少接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其對于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，如信息安全防護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等缺乏應(yīng)用能力；其三，大部分檔案工作人員并非專業(yè)出身，學(xué)歷偏低，理論水平、專業(yè)素質(zhì)和文化程度等方面參差不齊，致使檔案管理隊(duì)伍出現(xiàn)了專業(yè)知識老化、知識面過窄、知識結(jié)構(gòu)不合理等狀況，難以適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展。

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對策

提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好醫(yī)院檔案工作的重要保證，所以有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)使領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識到檔案管理的重要性和潛在價(jià)值，使檔案作為醫(yī)院管理工作的重要信息資源和依據(jù)，從提高檔案管理水平的角度出發(fā)提高醫(yī)院管理水平。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理納入到重要議事日程中來，將其作為關(guān)系到醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的重要事項(xiàng)來抓，以促進(jìn)檔案事業(yè)與醫(yī)院事業(yè)的同步規(guī)范和發(fā)展。

建立健全檔案管理制度。為了確保檔案管理工作有序開展，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理特點(diǎn)、職能、任務(wù)制定檔案管理規(guī)章制度。一方面，建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，定期對檔案管理工作的進(jìn)展、發(fā)展情況進(jìn)行研究，以解決檔案工作實(shí)際問題的為主要工作內(nèi)容。如，解決人員、經(jīng)費(fèi)、檔案辦公用房問題等；另一方面，建立主管檔案工作的辦公室主任崗位責(zé)任制和專職檔案員工責(zé)任制，對單位的歸檔、立卷、指導(dǎo)和利用進(jìn)行規(guī)范，主要包括以下內(nèi)容：其一，建立檔案收集、規(guī)范、整理、保管、借閱、利用等各項(xiàng)工作的工作制度，確保檔案管理向制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展；其二，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真收集材料，全面掌握每一項(xiàng)工作的內(nèi)容進(jìn)度和產(chǎn)生文件資料的具體情況；其三，在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，確保檔案資料完備，同時(shí)落實(shí)兼職檔案員責(zé)任制，對檔案材料的收集、積累和整理工作負(fù)責(zé)，定期將檔案資料移交到綜合檔案室，確保檔案收集的完整性。

建立科學(xué)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)，依托先進(jìn)的設(shè)備配置和現(xiàn)代化管理技術(shù)將檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)和每道程序均納入到信息化管理的范圍內(nèi)，從檔案收集、整理到最后歸檔均由計(jì)算機(jī)參與作業(yè)完成，進(jìn)而確保檔案工作條理清晰、程序合理、沒有缺漏。此外，建立傳統(tǒng)歸檔與電子文檔的相結(jié)合的管理系統(tǒng)，使傳統(tǒng)檔案管理與電子信息檔案管理各自發(fā)揮優(yōu)勢，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)日常工作，并構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，提供檔案查詢服務(wù)和閱覽服務(wù)，以此提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，避免檔案管理重復(fù)性建設(shè)。

提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案人員要具備良好的職業(yè)道德，通過刻苦鉆研不斷提高自身綜合素質(zhì)，以適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。為了提高檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)，可從以下兩個(gè)方面著手：其一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在配備檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循德才兼?zhèn)涞脑瓌t，配備政治素質(zhì)、思想素質(zhì)、文化素質(zhì)較高的人員，提高檔案工作人員的事業(yè)心和責(zé)任感，培養(yǎng)檔案工作人員甘愿奉獻(xiàn)的精神；其二，加強(qiáng)在職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。檔案工作具備較強(qiáng)的專業(yè)性，其內(nèi)容變化和知識的更新速度較快，為了滿足檔案工作的發(fā)展需求，醫(yī)院要針對性地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案人員樹立正確的檔案管理觀念，提高檔案人員綜合素質(zhì)，確保檔案工作有序開展。

本文作者：牟莉 單位：黑龍江富裕縣中醫(yī)院