本文作者：張友冬 單位：湖南省懷化市城建檔案館

欠發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案管理機(jī)構(gòu)檔案利用的主體主要為建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、司法機(jī)關(guān)及裝修、維修、維權(quán)、辦證的公民，主要是為城市總體規(guī)劃的編制、建設(shè)項(xiàng)目的選址與建設(shè)、工程改建擴(kuò)建、項(xiàng)目審計(jì)、建筑物的維修、建筑房地產(chǎn)業(yè)的資質(zhì)申報(bào)、產(chǎn)權(quán)的確認(rèn)、訴訟案件的辦理等工作提供利用服務(wù)，城建檔案的潛在價(jià)值還沒得到全面挖掘。依賴手段落后。欠發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案管理機(jī)構(gòu)雖然也添置了一些現(xiàn)代化的管理設(shè)備，但管理方式與傳統(tǒng)方式差別不大。就提供利用而言，還是通過紙質(zhì)的檔案信息登記目錄來手動(dòng)查閱，其耗時(shí)之長(zhǎng)、效率之低可想而知。而且長(zhǎng)期手工調(diào)用，極易使原件遭到磨損、損壞，縮短其利用年限。服務(wù)的層次低。因?yàn)榫幯心芰τ邢蓿约俺墙n案信息化程度低，許多欠發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案管理機(jī)構(gòu)城建檔案信息資源開發(fā)的產(chǎn)品少且層次低，社會(huì)提供利用主要是提供檔案原件借閱、檔案復(fù)制品、提供咨詢、出具檔案證明等。服務(wù)的方式是被動(dòng)的、滯后的、單向的或無向的，是典型的守株待兔式的等人上門式服務(wù)，存在著低效、低層次、受人為因素影響大的缺點(diǎn)。而高層次的服務(wù)利用，如舉辦檔案展覽、出版檔案文獻(xiàn)匯編、提供檔案信息參考資料、編輯檔案文獻(xiàn)電視片等城建檔案增值服務(wù)很少。

法制意識(shí)淡泊，館藏資源不足。豐富的館藏是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。近年來，欠發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案事業(yè)雖然得到長(zhǎng)足發(fā)展，但相比社會(huì)發(fā)展對(duì)城建檔案的需求而言，城建檔案資源依然顯得“囊中羞澀”。有一部分建設(shè)單位其從事基建工作的管理、技術(shù)類人員，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)，檔案法制意識(shí)淡薄，重建設(shè)、輕檔案的思想突出，只注重工程的投資、規(guī)模、質(zhì)量等問題，對(duì)建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實(shí)等重視不夠，建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書制度和認(rèn)可制度沒有得到很好的落實(shí)，致使大量的城建檔案不能及時(shí)進(jìn)館，甚至被損毀、遺失等違法行為也頻繁發(fā)生。淡泊的法制意識(shí)嚴(yán)重影響欠發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案資源建設(shè)。其次是館藏單一的現(xiàn)象突出，也影響了利用工作。根據(jù)對(duì)一些城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)館城建檔案主體的調(diào)查顯示，絕大部分是建設(shè)工程竣工檔案。即使在建設(shè)工程檔案方面，重點(diǎn)工程、市政工程、地下管線工程等城建檔案卻難于收集。于是，這些城建檔案管理機(jī)構(gòu)館藏基本是房屋建筑工程檔案。此外，由于歷史原因，其它載體檔案如聲像檔案奇缺，村鎮(zhèn)建設(shè)檔案幾乎是空白。若長(zhǎng)此下去，欠發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案管理機(jī)構(gòu)將漸漸成為工程竣工資料檔案館。結(jié)構(gòu)單一的館藏勢(shì)必影響檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮。再次是一些區(qū)縣城建檔案工作都起步晚，為了擴(kuò)大館藏?cái)?shù)量，還存在館藏質(zhì)量不高的問題，其結(jié)果勢(shì)必影響城建檔案信息資源的保存價(jià)值和利用率。開放力度不夠，宣傳工作較少。隨著社會(huì)民主與法制進(jìn)程的不斷推進(jìn)，社會(huì)各界檔案意識(shí)也在不斷提升。盡管《中華人民共和國政府信息公開條例》已明確規(guī)定，四類政府信息應(yīng)當(dāng)主動(dòng)公開，公民、法人或者其他組織可以主動(dòng)向政府申請(qǐng)獲取所需要的政府信息，但檔案保密意識(shí)是根深蒂固的，影響檔案開放利用。據(jù)調(diào)查，城建檔案在社會(huì)開放利用率仍處于相當(dāng)?shù)偷臓顩r，大約不足10％。相比之下，歐美一些發(fā)達(dá)國家檔案開放率超過７0％。究其原因，一是由于社會(huì)公眾長(zhǎng)期接觸的公開出版物為圖書、報(bào)刊（而檔案是不能向社會(huì)廣泛發(fā)行的），因此很自然地對(duì)檔案知之甚少；二是由于檔案部門封閉保守，市場(chǎng)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)館（室）藏檔案的內(nèi)容、成分以及查檔的途徑、方法宣傳報(bào)導(dǎo)較少；三是檔案人員“保密保險(xiǎn)”、“利用危險(xiǎn)”等陳舊觀念還未根本改變。常常把保守檔案機(jī)密與開放開發(fā)利用檔案信息資源對(duì)立起來，使保密擴(kuò)大化、絕對(duì)化。以上種種原因?qū)е铝嗣癖妼?duì)城建檔案管理機(jī)構(gòu)充滿了神秘感，很大程度上限制了城建檔案開發(fā)利用工作。而欠發(fā)達(dá)地區(qū)由于受到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展滯后的影響，城建檔案工作更是處于一種封閉或半封閉狀態(tài)，思想觀念陳舊，條條框框多，檔案開放開發(fā)利用率遠(yuǎn)低于發(fā)達(dá)地區(qū)。

信息化程度低，服務(wù)手段落后。近年來，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的普及，許多欠發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案管理機(jī)構(gòu)購置了現(xiàn)代化設(shè)備，但是將這些現(xiàn)代化設(shè)施應(yīng)用于城建檔案管理的還比較少。據(jù)統(tǒng)計(jì)，由于經(jīng)費(fèi)、人才等因素的限制，我國中西部地區(qū)有相當(dāng)一部分城建檔案信息化工作剛剛才起步，有些甚至還只是一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，大約40％左右的地州市級(jí)城建檔案館、70％左右的縣級(jí)城建檔案室沒有建立獨(dú)立的門戶網(wǎng)站。即使建立了網(wǎng)站，大部分也沒有連接城建檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案查詢數(shù)據(jù)庫，也無法實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。落后的服務(wù)手段是滿足不了社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)城建檔案利用的需求。經(jīng)費(fèi)投入不足，利用費(fèi)用較高。由于財(cái)政經(jīng)費(fèi)投入不足，為維護(hù)運(yùn)轉(zhuǎn)，我國檔案管理機(jī)構(gòu)特別是各專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)、部門檔案管理機(jī)構(gòu)往往實(shí)行有償服務(wù)，收取較高的服務(wù)費(fèi)，相比西方發(fā)達(dá)國家檔案利用費(fèi)用就比較少，甚至以免費(fèi)利用為主。較高的利用服務(wù)費(fèi)用也是影響檔案利用的一個(gè)重要因素。業(yè)素養(yǎng)不高，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)。近年來，無論是發(fā)達(dá)地區(qū)還是欠發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案從業(yè)人員中呈現(xiàn)年輕化、高學(xué)歷化、高職稱化的趨勢(shì)。但不可否認(rèn)的是，基層城建檔案人才隊(duì)伍現(xiàn)狀不容樂觀。一個(gè)最突出的問題就是專業(yè)性差。目前，在基層也不乏一些城建檔案“專家”，但大多也只能算是“土專家”，更有甚者是從其他崗位直接就過渡到城建檔案崗位，只是通過后期的培訓(xùn)和自學(xué)來彌補(bǔ)了一定的專業(yè)缺限，沒有什么專業(yè)素養(yǎng)可言。真正高學(xué)歷的檔案、計(jì)算機(jī)、工程專業(yè)人才在基層城建檔案部門相當(dāng)稀缺，而能夠同時(shí)具備城建檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代信息技術(shù)，還能掌握一些工程技術(shù)、外語知識(shí)且具備編研能力的復(fù)合型人才，在這些地區(qū)可謂是鳳毛麟角。其次是基層隊(duì)伍不穩(wěn)定。欠發(fā)達(dá)地區(qū)基層城建檔案人才流動(dòng)性大，變動(dòng)比較頻繁，專職工作人員普遍偏少。這一現(xiàn)象在縣級(jí)檔案城建部門表現(xiàn)尤為突出。實(shí)踐證明，專業(yè)素養(yǎng)不高、變動(dòng)比較頻繁的隊(duì)伍是做不好城建檔案利用工作的。

管理體制落后。經(jīng)過多輪行政機(jī)構(gòu)的改革后，地方建設(shè)行政主管部門職能迅速縮小。在機(jī)構(gòu)改革前，作為建設(shè)系統(tǒng)行政主管部門的建委，負(fù)責(zé)建設(shè)系統(tǒng)規(guī)劃、環(huán)保、房地產(chǎn)、城市公用事業(yè)等部門的歸口管理，機(jī)構(gòu)改革后，建設(shè)行政管理由統(tǒng)一變?yōu)榉稚ⅲ瓪w口管理部門大部分已直屬當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)。盡管國家有相關(guān)法規(guī)明確規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，并按照程序在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門移交建設(shè)工程項(xiàng)目檔案。但在具體實(shí)施過程中，除了一般的建設(shè)工程由于要工程備案而必須取得建設(shè)工程檔案合格證需要嚴(yán)把關(guān)外，其他的檔案門類，由于跨系統(tǒng)、跨部門行政管轄，特別是與城市安全息息相關(guān)的電力、通信、地下管線等重要工程項(xiàng)目檔案很難及時(shí)接收進(jìn)館。如地下管線工程檔案，從歸屬和流向上講無疑屬城建檔案，但從目前的管理體制來看，十幾種地下管線分屬不同的主管部門，所以給地下管線工程檔案的收集、利用服務(wù)帶來困難。地方分散性的行政機(jī)構(gòu)體制，使得與城市建設(shè)息息相關(guān)的城建檔案資源難以得到及時(shí)收集與集中的保管，這樣勢(shì)必影響城建檔案的利用。