本文作者：孫藝文 單位：云南省昆明市石林彝族自治縣城建檔案室

要做好城建檔案管理工作，首先要建立健全管理機(jī)構(gòu)和管理制度

有效的管理機(jī)構(gòu)，是管理工作的前提和保障。作為一個(gè)縣級(jí)的城建檔案室，本人經(jīng)歷了從兼職管理到專職管理再到專管機(jī)構(gòu)管理的歷程，從不被人理解到有所認(rèn)識(shí)到理解到重視最后到得到尊重的曲折歷程，其中可以說(shuō)是充滿了辛酸和感概。其中最大的感概就是，管理機(jī)構(gòu)的建立和管理體制主客觀的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障，當(dāng)初剛開始開展這項(xiàng)工作時(shí)，大多數(shù)人不理解，認(rèn)為是多此一舉。后來(lái)在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和關(guān)心下，成立了城建檔案室，并制定了檔案的收集整理、閱卷歸檔、管理利用制度，這項(xiàng)工作才算是逐步走向正軌，到后來(lái)，隨著城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，城建檔案在城市建設(shè)中得到廣泛利用，人們對(duì)城建檔案也從被動(dòng)服從到理解配合，現(xiàn)在很多建設(shè)單位是主動(dòng)咨詢，要求提交管理。可以想見，如果沒(méi)有相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，就難以有健全的管理制度，也就無(wú)法形成檔案的有效收集和利用了。

與時(shí)俱進(jìn)，做好城建檔案的信息化管理工作

與時(shí)俱進(jìn)是每一個(gè)國(guó)家工作人員在日常工作中應(yīng)具備的基本素質(zhì)，包括工作理念、工作制度、工作方法，在城建檔案管理中同樣如此。隨著城市建設(shè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，城建檔案無(wú)論從數(shù)量上還是類別上均有了巨大變化，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)新的形勢(shì)和要求，檔案管理工作也面臨著改革完善的要求。電子信息化管理電子信息化管理就是城建檔案管理工作現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，它具有多種功能，從目前的科技水平來(lái)看，電子信息化應(yīng)用于城建檔案管理方面，主要有以下功能：存貯、補(bǔ)充、修改和調(diào)整城建檔案檢索目錄及內(nèi)容。輸出城建檔案內(nèi)容，提供、查閱并按照要求進(jìn)行出具和打印材料等。編制各種類別和城建檔案材料的登記、統(tǒng)計(jì)表冊(cè)。對(duì)所貯城建檔案信息進(jìn)行分析比較、綜合判斷、排列統(tǒng)計(jì)，按需要提供有關(guān)城建檔案方面的情況，作為所需部門決策參考。對(duì)特殊需要的部門和領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)采用與電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相連接的終端，閱讀城建檔案內(nèi)容，提供遠(yuǎn)程的服務(wù)，免除借用的來(lái)往之勞。實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。在檔案室配有電子屏幕和觸摸查詢?cè)O(shè)施。在瞬息萬(wàn)變的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，根據(jù)不同查檔者的要求，做好檔案咨詢和信息服務(wù)。

建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立城建檔案新途徑，提高城建檔案的查全率、查準(zhǔn)率和檢索速度，提高服務(wù)質(zhì)量等等。電子計(jì)算機(jī)在城建檔案管理中的功能是很廣泛的，可以預(yù)見，隨著城建檔案提供利用工作的深入發(fā)展和電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)的完善，其功能將會(huì)得到更充分的發(fā)揮。城建檔案管理工作信息化必須具備以下條件：培養(yǎng)熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才，普及電子計(jì)算機(jī)知識(shí)，使專業(yè)技術(shù)人員和管理人員相結(jié)合。打好管理科學(xué)化的基礎(chǔ)，建立健全各種規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、系統(tǒng)。建立適應(yīng)信息化管理的城建檔案管理體系。從目前城建檔案館計(jì)算機(jī)的應(yīng)用情況看，最需要解決的是著錄與標(biāo)引。一個(gè)完整的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)其工作流程可歸納為：檔案數(shù)據(jù)的收集——檔案前處理工作——檔案數(shù)據(jù)的錄入——檔案數(shù)據(jù)的存貯——檔案數(shù)據(jù)的加工——檔案數(shù)據(jù)整理——檔案信息的輸出利用。可以看出檔案前處理工作即著錄、標(biāo)引是整個(gè)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，檔案前處理工作是由檔案部門將收集到的檔案進(jìn)行分析、加工、組織，最終將原始的檔案信息轉(zhuǎn)換成適合于輸入到計(jì)算機(jī)的形式的過(guò)程。即形成計(jì)算機(jī)語(yǔ)言的過(guò)程，這項(xiàng)工作不僅難度大，質(zhì)量要求高，而且工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)，是一項(xiàng)比較復(fù)雜的技術(shù)很強(qiáng)的工作。

因此，從事這項(xiàng)工作的人員必須具備較高的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，要掌握一定的標(biāo)引技術(shù)和方法。我們還應(yīng)積極探索檔案信息數(shù)字化新途徑。網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)與檔案信息數(shù)字化相結(jié)合是城建檔案管理的必然趨勢(shì)，檔案數(shù)字化是城建檔案管理的發(fā)展方向，開辟檔案原文計(jì)算機(jī)管理的新領(lǐng)域、創(chuàng)建網(wǎng)上檔案館為城市建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展和數(shù)字化檔案管理提供證據(jù)、信息和記憶的管理，保證真實(shí)、可靠、完整、可用的城市建設(shè)文件與檔案信息在電子、數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下達(dá)到積累、共享與交流。其他載體信息的管理對(duì)不同載體和形式的檔案要采用不同的管理方法，最好做到專人負(fù)責(zé)，專業(yè)人員管理一門或一種檔案。管理人員要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的培訓(xùn)，取得相關(guān)的資格等。不同載體的檔案整理要遵循不同的原則，但總的要遵循基本建設(shè)程序，按照呈報(bào)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收四個(gè)基本形成階段，進(jìn)行分門別類的系統(tǒng)整理，使其保持內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系又有始有終、成龍配套，達(dá)到完整、準(zhǔn)確地揭示城市建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌的目的，同時(shí)又便于保管和提供利用。

做好城建檔案的保密工作

城建檔案的利用是城建檔案工作的最終目的。城建檔案作為一種重要的科技信息資源，是城市建設(shè)機(jī)制良好運(yùn)行的基石，也是檔案事業(yè)全面發(fā)展的重要組成部分。做好檔案的保密工作尤其重要，要注意以下幾點(diǎn)：檔案保管過(guò)程中的保密工作做好檔案保管期限與保密期限的區(qū)分劃分工作。做好檔案密級(jí)的劃分調(diào)整工作。檔案利用過(guò)程中的保密制度做好制度建設(shè)。做好監(jiān)督措施。做好檔案開放中的保密工作做好檔案的審查工作。做好檔案的解密工作。

做好城建檔案的宣傳教育工作

加強(qiáng)城建檔案工作管理，首先必須提高人們的檔案社會(huì)意識(shí)，消除重建設(shè)輕檔案，重使用輕管理思想。城建檔案管理工作從無(wú)到有，從單一到全面，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，經(jīng)歷了相應(yīng)的發(fā)展過(guò)程，在大多數(shù)人都對(duì)城建檔案工作有所認(rèn)識(shí)的今天，仍然有部分人對(duì)城建檔案缺乏全面的認(rèn)識(shí)和了解，這就需要我們加大城建檔案管理和利用的宣傳、教育工作，須知檔案社會(huì)意識(shí)薄弱會(huì)出現(xiàn)建設(shè)管理工作與建設(shè)檔案利益相脫節(jié)，規(guī)劃收資不歸檔，建設(shè)施工不查檔，建設(shè)完畢不建擋，城建管理不利用檔案等。這實(shí)質(zhì)是只顧眼前利益，不顧長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的集中反映。因此，做好宣傳工作，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，是關(guān)系到人們的正常生產(chǎn)、生活和造福子孫后代的大事，功在當(dāng)代，利在千秋。

城建檔案管理的學(xué)習(xí)研究和科學(xué)利用

檔案管理是一門科學(xué)，城建檔案管理同樣如此，作為綜合檔案的一個(gè)組成部分，它與其它檔案管理工作具有相當(dāng)?shù)墓残裕鐧n案的收集、整理、立卷、歸檔，甚至利用、保管，與其它檔案分別不大。但作為一門專業(yè)檔案，它又具有相當(dāng)專業(yè)素質(zhì)要求，在管理中具有一定的特殊性。作為一名城建檔案管理工作者，除了要掌握檔案管理通用的基礎(chǔ)知識(shí)外，還必須對(duì)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、測(cè)繪、建筑、施工等一系列專業(yè)知識(shí)有相應(yīng)的了解，才能做到檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，才能建立科學(xué)、完整的檔案檢索系統(tǒng)。這就決定城建檔案工作者要強(qiáng)化專業(yè)檔案的學(xué)習(xí)，對(duì)檔管理方法、管理系統(tǒng)的研究，從而建立既符合國(guó)家規(guī)范要求又能充公分結(jié)合地方實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理的目的是使之得到有效利用。要使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮作用，就要有全面完整規(guī)范的檔案。城建檔案的科學(xué)利用，包括建立城建檔案的查閱制度、城建檔案的借用、復(fù)印等制度，要做到城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮效益，又要防止有人利用檔案作出危害社會(huì)的形為。