本文作者：郭麗華 單位：山東淄博高新區(qū)城建檔案管理辦公室

轉(zhuǎn)變觀(guān)念

數(shù)字化管理首先沖擊的是我們的思想觀(guān)念。通過(guò)實(shí)現(xiàn)觀(guān)念的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新形勢(shì)下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機(jī)遇，走出城建檔案管理新路子。我們經(jīng)歷了城建檔案工作從依靠經(jīng)濟(jì)行政手段向依法管理的轉(zhuǎn)變，檔案實(shí)體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)的轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)由單一向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變。思想觀(guān)念轉(zhuǎn)變了，就能推進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作的順利開(kāi)展。

轉(zhuǎn)變工作內(nèi)容和工作目標(biāo)

在新的管理形式下，工作中心從過(guò)去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€(gè)多元化的、適應(yīng)發(fā)展需求的數(shù)字城建檔案館，建立一個(gè)城建檔案信息集散中心。建立一個(gè)具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當(dāng)前城建檔案館的工作目標(biāo)。

保障技術(shù)人員的需求

數(shù)字化管理需要大量新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，對(duì)人員素質(zhì)的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷變化，在同等設(shè)備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術(shù)，每個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)問(wèn)題都會(huì)影響到工作的進(jìn)度。綜合性人才的需求，特別是計(jì)算機(jī)人才的需求更加強(qiáng)烈。城建檔案館要從對(duì)檔案館人員需求的多樣性、變化性出發(fā)，建立培養(yǎng)高素質(zhì)人才機(jī)制，從根本上保證數(shù)字化的管理的順利實(shí)施。紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并行是走向數(shù)字化管理必經(jīng)的一個(gè)階段，全國(guó)城建檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展迅速，但仍是針對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，接收、管理真正意義上的電子檔案才剛剛起步，在電子文件管理中一些關(guān)鍵性的問(wèn)題未解決之前，實(shí)行二元并存的管理方式在實(shí)踐仍要不斷發(fā)展完善。城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。我們有必要對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析和研究，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。所以，新管理方式將通過(guò)自動(dòng)化管理手段，實(shí)現(xiàn)提高工作效率、簡(jiǎn)化工作程序的目的；通過(guò)管理內(nèi)容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的最大開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，達(dá)到適應(yīng)市場(chǎng)需求，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。

一要提高工作效率，簡(jiǎn)化工作程序。城建檔案館主要業(yè)務(wù)工作是圍繞檔案管理進(jìn)行的，建立基于檔案業(yè)務(wù)管理的信息化系統(tǒng)，充分運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、打印等工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。改變了目前檔案館有些工作周轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)、程序多、工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)、準(zhǔn)確率低、工作繁瑣的現(xiàn)象，尤其是檔案接收、著錄環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，造成的人力、物力浪費(fèi)。將以往的手工作業(yè)交給計(jì)算機(jī)，將信息處理交給網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)電子數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入系統(tǒng)，并可通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段直接查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)，從而獲得最新的最準(zhǔn)的工作信息，大大提高工作效率。二是通過(guò)與上級(jí)電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉(zhuǎn)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)任意地塊與歷史數(shù)據(jù)的有效查詢(xún)，為城市規(guī)劃、管理工作提供最便利、最快捷的服務(wù)。三是合理利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的銜接。完善各項(xiàng)功能，對(duì)聲像檔案、地下管線(xiàn)檔案、地理地形檔案等新類(lèi)型檔案的信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步整合檔案信息，優(yōu)化信息源，發(fā)揮城建檔案在數(shù)字城市建設(shè)中的重要作用。四是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。通過(guò)信息化系統(tǒng)使業(yè)務(wù)工作中的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化得以貫徹，實(shí)現(xiàn)指導(dǎo)、接收、保管各環(huán)節(jié)的科學(xué)化管理，克服人為因素給工作帶來(lái)的不確定性，保證入館檔案實(shí)體及其信息的質(zhì)量。

五是通過(guò)建立電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，推廣應(yīng)用相關(guān)的城建檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)信息管理的提前介入，使檔案、信息同時(shí)進(jìn)館。從源頭抓起，達(dá)到準(zhǔn)確信息，節(jié)約資源的目的，促進(jìn)檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實(shí)、可靠、完整的文件和檔案，從根本上改變由檔案館來(lái)進(jìn)行數(shù)字化的被動(dòng)局面。六是實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的根本轉(zhuǎn)變，隨著城建檔案館服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的需要，深層次服務(wù)與利用成為當(dāng)前城建檔案服務(wù)的主體與發(fā)展方向。提供利用方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，發(fā)生了根本的改變，用戶(hù)從網(wǎng)上查詢(xún)城建檔案的需求日益增加，開(kāi)發(fā)建立高速互動(dòng)、突出本行業(yè)特點(diǎn)的網(wǎng)站，成為城建檔案館由被動(dòng)服務(wù)變主動(dòng)服務(wù)的一個(gè)主要途徑，成為城建檔案館為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一個(gè)重要窗口。數(shù)字化管理是城建檔案發(fā)展的大趨勢(shì)、大方向，在深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀(guān)的今天，我們更要按照這個(gè)方向來(lái)走。因此，在不斷調(diào)整數(shù)字化管理構(gòu)思的同時(shí)，更應(yīng)該抓好城建檔案數(shù)字化管理意識(shí)的提高和普及，只有這樣，才能保證城建檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。