本文作者：楊杰 單位：朝陽縣建設局

造成城建檔案質量問題的原因

城建檔案是以某個建設項目或一個單位工程為獨立對象，是每個項目或單位工程建設活動中產生的文件材料，其中包括工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收等部分，每個部分又包括多個歸檔文件，少則四五項，多則二十幾項。如工程檔案C類施工文件的內容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結構工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃氣工程施工文件；C4通風空調工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個部分又由具體的文件圖表組成。數量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對較高，這類檔案又不可能完全使用標準的檔案用紙。另外，建設工程是一項特殊的生產，建筑實體龐大且固定，工程環節多，涉及面廣，因而檔案會有相對較長的形成周期。所以在漫長的形成周期內，對于紙質檔案如不嚴加保護，高質量的建設工程檔案是難以保證的。

施工、監理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質量問題埋下了隱患。有些施工、監理公司沒有專業的建設工程檔案技術人員進行管理，公司為節省開支，選擇技術員作為兼職檔案員負責檔案工作，不僅工作量大，而且不夠專業。加之，檔案的形成階段主要在施工、監理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒有科學地填制相關表格文件，那么形成的檔案往往不符合國家統一標準，不利于城建檔案館（室）的長期或永久保存。

現今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質量監督站人員兼職管理，專業人才太少，不利于城建檔案管理工作向專業化方向發展。另外，在檔案員報送檔案時，由于檔案數量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數量少、檔案內容太多，有些問題在接收檔案時并未及時發現，整理時才會暴露問題，但此時的報送手續已完畢，無從追補。

提高城建檔案質量的對策

基于上述影響城建檔案質量的三點原因，筆者認為提高城建檔案的質量應從以下三個方面著手解決。社會檔案意識是指人們對檔案的認識水平以及社會上對檔案的普遍認識程度。這種意識越增強，對檔案的利用需求就越大，檔案的實現價值就越高，對于社會的服務能力就會增強。所以，一定要培養社會城建檔案意識，引導社會各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強宣傳，提高人們對城建檔案重要性的認識。城建檔案來源于城市建設工程，記錄的是建筑活動中的元數據，不僅有助于對建筑物監督考核，更為日后的建設決策提供科學的依據。各級政府部門要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專業素質和職業道德修養，要將宣傳工作落到實處，提高全民的社會城建檔案意識。

形成階段的保護工作針對施工、監理部門忽視檔案管理的現狀，相關部門應該建立規范化管理標準，將檔案管理與工程建設有機地協調起來，并把檔案的管理工作納入到工程質量的評定體系之中，按照工程進度及時收集整理，也要考核檔案文件的完備性、準備性以及真實性。要將制定好的管理規范下發給各個工程公司，要求公司嚴格按照標準報送。另外，還要建立健全建設工程檔案的報送制度。城建檔案的報送要嚴格遵循國家級、省市級規范要求，對城建檔案的報送、整理要嚴把質量關，以提高城建檔案歸檔質量的管理水平。要及時收集整理工程文件，按規定將編制合格的工程檔案及時向城建檔案保管部門移交。同時，也要結合地域特點制定有地方特色的管理制度。

城建檔案在城市建設和發展的過程顯得極為重要，全國各地均在努力加快城建檔案館（室）的建設工作，根據《全國城建檔案2010年工作總結及2011年工作要點》的統計，目前遼寧省共17個縣級市，27個縣城，共計44個縣（市）。截至2010年底，設置獨立城建檔案館（室）的縣（市）有25個，占57%。未設置獨立城建檔案館（室）的為19個縣（市），在城建、規劃、建設等主管部門內部機構負責城建檔案收集、管理工作，另有獨立設置的區檔案館（室）15個。其實，加快城建檔案館（室）建設的步伐還應做到：加大資金投放力度，保障城建檔案管理的基礎設施建設，并且配備專業技術人員，使得城建檔案管理工作更趨專業化、科學化。解決城建檔案的質量問題是一項長期而且艱巨的任務，不僅需要各部門的通力合作，更需要全體城建檔案從業人員的共同努力。