本文作者：鄒曉軍 林玲 高軍 單位：塔里木大學

檔案管理員由教學秘書兼職，由于大多沒有經過專業培訓，不懂檔案管理業務和要求，嚴重地影響了教學檔案管理工作的規范化、標準化。[1]1.3電子教學檔案安全問題突出。在網絡環境下，影響檔案信息安全的因素很多，一方面來自操作系統因素、硬件設備因素和網絡黑客等[2]，另外一方面，檔案管理人員隨意插用移動存儲介質，拷貝他人文件，失泄密事件時有發生。因此，必須高度重視校園網絡信息的安全問題。

缺乏對原始檔案的管理。教學檔案來源比較廣泛，而且非常雜。既有上級部門的通知、通告、教學任務等，又有教師的教學日歷、電子教案、教學大綱等，還有學生的個人信息表、學生成績表等，從而產生了大量的草稿性的、原始的電子檔案，但二級學院的檔案管理人員認為經過修改、整理后的電子教學檔案才具有歸檔性，對原始的電子教學檔案用后就刪，無從體現電子教學檔案原始性、真實性和完整性。以學生成績為例，很多教學秘書認為教務管理系統中有就可以了，沒有及時進行備份，由于操作系統崩潰，使數據丟失，這就會造成無法挽回的損失。

加強全員檔案意識。首先主管教學領導要樹立檔案意識，加強對電子教學檔案的監督、檢查；其次要樹立教職工檔案意識，確立檔案的價值觀和效益觀，實行由二級學院各部門和教職工立卷歸檔責任制，把每個人的電子教學檔案的建立納入年終考核范圍，以養成隨時進行檔案歸檔的好習慣。最后作為檔案管理人員的教學秘書要提高檔案管理尤其是電子檔案管理素養，積極對電子檔案進行整理、歸檔，更好的為教育教學服務。

建設和完善二級學院電子檔案管理制度。依據國家有關檔案管理的標準，結合二級學院自身特點，制定電子教學檔案管理的各項規章制度，如：檔案保密制度，電子教學檔案管理制度，檔案員責任制度等，一定要有可操作性，以便對電子檔案工作各個環節進行有效管理。加強安全防范能力。首先要嚴格執行電子檔案保密制度，即配置檔案管理專用電腦，保證專人專用，設置開機密碼，不得讓他人使用，不得隨意插用移動存儲介質，拷貝他人文件等。其次加強技術保障，包括安裝最新防毒軟件和防火墻，不斷安裝軟件補丁更新系統漏洞，對重要文件進行備份，從多個方面進行防范，盡一切可能去制止、減少一切非法的訪問和操作，把不安全因素降到最小。另外，為了防止檔案專用電腦出現故障，每個月需對電子檔案進行備份。

加強對原始電子檔案的管理。電子檔案收集相比紙質檔案收集更加復雜，既要保證其真實性和完整性，又要保證其原始性。電子檔案不如紙質檔案直觀，若不及時收集，就很可能散失毀壞，必須從文件形成之時起采取措施對電子檔案收集管理，實施全過程管理，切實做好收集積累工作[3]。為了保證歸檔電子檔案的完整、真實，由電子檔案的產生者（包括教師，管理人員等）把形成的電子檔案進行分類整理后，集中發送給檔案管理人員，檔案管理人員按照教務管理系統的模塊進行嚴格分類，歸檔，并做好文件的標記及目錄的登記，并及時將相關檔案及時上傳至服務器，以便相關師生能上教務管理系統及時查閱相關信息。

開發電子檔案管理系統。現階段，我校的檔案管理系統還需要靠人工一個個輸入信息，并且是簡單的目錄檢索，檔案數字化建設一直比較滯后，如何構建網絡電子檔案管理系統是目前急需解決的問題。積極推進教學檔案數字化建設，實現檔案資源共享是我校正在努力的目標。目前，教學檔案全文數字化還不現實，可以先把檔案目錄數字化，供師生進行網上查詢，還可以把重要的、價值高的、師生需求大的檔案優先轉化為電子檔案，更好的為廣大師生服務。

總之，在教務管理系統背景下，電子教學檔案在教學管理工作中逐漸發揮著重要的作用。同時，作為一名從事最基礎工作的教學管理人員，要不斷加強學習，培養自己的檔案管理素質，多思考、想辦法，認真研究電子教學檔案如何實現與教務管理系統的無縫對接，以適應現代化教學管理的需要。