作者：王聰 陳民 單位：宿遷學(xué)院 宿遷市宿城區(qū)人民法院

司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存制度現(xiàn)狀。依照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施細(xì)則》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》以及《人民法院檔案管理辦法》，各級(jí)人民法院設(shè)立專(zhuān)門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行管理的檔案機(jī)構(gòu)，由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本院的包括各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案。人民法院的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極提供利用，切實(shí)為審判工作和其他相關(guān)工作服務(wù)。對(duì)于人民法院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員來(lái)說(shuō)，確保檔案的完整與安全，是他們的共同任務(wù)。在監(jiān)管和指導(dǎo)方面，地方各級(jí)人民法院從事檔案工作的檔案機(jī)構(gòu)及其人員，接受上級(jí)人民法院檔案機(jī)構(gòu)以及同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。在管理內(nèi)容上，司法機(jī)關(guān)的檔案部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的接收和整理、檔案的利用、檔案的鑒定和移交以及檔案的保護(hù)和防護(hù)。

2.司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存存在的問(wèn)題。

首先，司法機(jī)關(guān)由于工作的特殊性，機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)工作人員大部分都是國(guó)家公務(wù)員，從事檔案管理的人員有些是書(shū)記員或者法官助理兼任，有些是專(zhuān)門(mén)聘用的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，這兩部分群體共同構(gòu)成了目前法院案卷檔案的保存人員。案卷檔案在內(nèi)容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件進(jìn)程的法律程序，這樣才能夠更加有序地存檔，為以后的查詢和利用提供方便。同時(shí)，案卷檔案形式復(fù)雜多樣，不僅有大量的紙質(zhì)檔案，還有一部分?jǐn)?shù)字形式存在的檔案，這樣對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)技術(shù)有著一定的要求，在當(dāng)前無(wú)紙化辦公的要求下，很多地區(qū)都在進(jìn)行紙質(zhì)檔案掃描存檔的信息化建設(shè)，這一建設(shè)對(duì)信息管理的技術(shù)要求又更加嚴(yán)格了。當(dāng)然，案卷檔案保存作為一種基本的檔案管理內(nèi)容，對(duì)檔案管理的管理知識(shí)也是有著一定要求的。而在當(dāng)下，司法機(jī)關(guān)當(dāng)中從事檔案管理的人群很難能夠同時(shí)具備這三方面的要求，即如果由書(shū)記員或者法官助理兼任的檔案管理人員，在法律知識(shí)方面不缺乏，但是信息管理技術(shù)方面就有所欠缺；法院招聘的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在信息管理技術(shù)方面有特長(zhǎng)，但是檔案管理知識(shí)和法律知識(shí)也是軟肋；對(duì)于檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)后經(jīng)招聘進(jìn)入司法機(jī)關(guān)的人員來(lái)說(shuō)，法律知識(shí)也有一定的欠缺。因此，就司法機(jī)關(guān)的檔案管理人員的總和素質(zhì)上來(lái)說(shuō)，還不能夠滿足當(dāng)前案卷檔案保存的要求[2]。

其次，司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存與利用沒(méi)有很好的接軌。司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存與利用是司法機(jī)關(guān)檔案管理的兩個(gè)最為重要的內(nèi)容，而在當(dāng)前的檔案管理制度之下，這兩個(gè)方面并沒(méi)有很好地接軌。法院的案卷調(diào)取基本都是臨時(shí)緊急性質(zhì)的調(diào)卷，因此存在實(shí)體操作先進(jìn)性，后續(xù)再將借卷、歸檔信息輸入信息系統(tǒng)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象就是案卷檔案的保存與利用沒(méi)有接軌的表現(xiàn)。之所以會(huì)產(chǎn)生這種現(xiàn)象，問(wèn)題在兩個(gè)方面。一方面，在當(dāng)前的法院檔案保存制度之下，仍然按照傳統(tǒng)的檔案保存方式和保存方法，沒(méi)有根據(jù)檔案信息化發(fā)展需求建立起檔案資源共享電子平臺(tái)，缺乏檔案保存與利用的反饋信息平臺(tái)，這樣檔案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出來(lái)，即可能會(huì)造成檔案利用上的不便捷，也造成了檔案管理上的不透明；另外一方面，檔案管理人員的服務(wù)理念和重視程度不夠。檔案管理部門(mén)是非常重要的部門(mén)，但是在功能上來(lái)說(shuō)還是一個(gè)服務(wù)部門(mén)而非管理部門(mén)，其作用就是既要發(fā)揮案卷檔案的社會(huì)功用，又要保證檔案的完整和安全。由于檔案管理工作的枯燥和繁瑣，很多檔案管理人員工作態(tài)度和工作熱情比較低，這一點(diǎn)就嚴(yán)重影響了案卷檔案的利用，是造成案卷檔案的保存與利用的不接軌的原因之一。

最后，目前司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存模式和管理理念上也存在著一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在重內(nèi)不重外，缺乏大局觀。司法機(jī)關(guān)的案卷檔案形成于審判業(yè)務(wù)部門(mén)的審判業(yè)務(wù)工作過(guò)程當(dāng)中，但是對(duì)案卷檔案的利用卻不局限于審判業(yè)務(wù)部門(mén)，本院的執(zhí)行部門(mén)和其他部門(mén)也可能需要利用這些檔案；除此之外，其他法院或者上級(jí)法院也經(jīng)常會(huì)因?yàn)榘讣年P(guān)聯(lián)性或者審判監(jiān)督作用的發(fā)揮等原因，以及監(jiān)獄管理部門(mén)對(duì)在押犯人的減刑假釋等處理、檢察機(jī)關(guān)在偵查或者起訴過(guò)程中對(duì)案件當(dāng)事人情況進(jìn)行確認(rèn)等等情況也可能需要利用這些檔案。而在當(dāng)前的案卷檔案保存模式之下，各級(jí)法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級(jí)，不重集中統(tǒng)一。由于大多數(shù)基層法院的人、財(cái)、物力量有限，實(shí)踐中訴訟檔案庫(kù)房嚴(yán)重不足、檔案人員匱乏成為普遍現(xiàn)象。同時(shí)，由于各自為政，不同法院的規(guī)定不盡相同，加之實(shí)體卷宗使用不便、借閱環(huán)節(jié)上的安全無(wú)法充分保障等特點(diǎn)，導(dǎo)致跨院、跨省借閱訴訟檔案時(shí)難度較大，法院之間、檢法之間因此產(chǎn)生的矛盾日益凸顯。這些原因都導(dǎo)致了案卷檔案保存但無(wú)法很好地發(fā)揮社會(huì)效用[3]。

完善司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存制度的建議

當(dāng)前的司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存制度當(dāng)中存在著案卷檔案保存人員綜合素質(zhì)不夠、案卷檔案保存與利用不接軌、案卷檔案管理模式和理念陳舊等原因，因此要完善司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存制度就要從這三個(gè)方面著手，首先，在檔案管理人員的選定上，要同時(shí)注重法律知識(shí)、信息技術(shù)和檔案管理知識(shí)，在人才選定以后要加強(qiáng)培訓(xùn)從而保證檔案管理能力；其次，建立案卷檔案資源共享信息平臺(tái)，在案卷檔案保存工作的基礎(chǔ)上做好檔案利用的相關(guān)工作；最后，加大物質(zhì)投入和教育培訓(xùn)，提高硬件設(shè)備的同時(shí)提升檔案保存人員的大局觀和服務(wù)理念。這三個(gè)方面又是相輔相成的，任何一個(gè)方面做得不足都會(huì)影響到整個(gè)制度的效用的發(fā)揮，因此，在制度改革過(guò)程當(dāng)中要同等對(duì)待，同步推進(jìn)，從人員素質(zhì)、管理技術(shù)、管理模式與管理理念三方面全方位推進(jìn)，最終達(dá)到制度的完善。案卷檔案的保存是司法機(jī)關(guān)檔案管理的重要內(nèi)容，目前的管理框架之下存在著諸多的問(wèn)題，只有從人才選定、資源共享平臺(tái)的開(kāi)發(fā)建設(shè)以及檔案保存人員的大局觀和服務(wù)理念三個(gè)方面著手改進(jìn)才能夠進(jìn)一步完善當(dāng)前的案卷檔案保存制度。