本文作者：劉云昌 單位：內(nèi)蒙古大學(xué)圖書(shū)館

固定資產(chǎn)是高等學(xué)校圖書(shū)館國(guó)有資產(chǎn)的主要組成部分,是開(kāi)展教學(xué)、科研、讀者服務(wù)工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著國(guó)家對(duì)高等學(xué)校的投資力度加大,高校對(duì)圖書(shū)館建設(shè)的投入也日益增加,這無(wú)疑為圖書(shū)館基礎(chǔ)建設(shè)帶來(lái)了勃勃生機(jī),從而使高校圖書(shū)館的固定資產(chǎn)在種類、數(shù)量、結(jié)構(gòu)上都與過(guò)去產(chǎn)生了極大的反差。面對(duì)新的形式和要求及所產(chǎn)生出的問(wèn)題,就迫使我們針對(duì)所反映的實(shí)際問(wèn)題,提出相應(yīng)的解決辦法,出臺(tái)新的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、管理手段。隨著辦公自動(dòng)化、信息化程度的加強(qiáng),固定資產(chǎn)的淘汰、更新速度呈快速上升趨勢(shì),原有的管理方式和新形勢(shì)下管理方式之間的矛盾日益突出,管理和使用好圖書(shū)館的固定資產(chǎn),防止圖書(shū)館固定資產(chǎn)的無(wú)端流失和完好無(wú)損地合理使用,提高辦館質(zhì)量,強(qiáng)化服務(wù)效率,都有著十分重要的意義。因此,就如何改變高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)的管理現(xiàn)狀及在管理過(guò)程中所反映出的問(wèn)題,已經(jīng)成為高校圖書(shū)館當(dāng)前管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題

1•高校圖書(shū)館在機(jī)構(gòu)改革和崗位聘任

調(diào)整過(guò)程中,造成了人員變動(dòng)頻繁,崗位相對(duì)不夠穩(wěn)定,交接工作手續(xù)不清,導(dǎo)致了部分人員業(yè)務(wù)不熟,工作連續(xù)性差,給后續(xù)的管理工作帶來(lái)了較大的難度,導(dǎo)致了有些人員對(duì)固定資產(chǎn)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,相應(yīng)的業(yè)務(wù)難以勝任,同時(shí)又缺乏有效系統(tǒng)的嚴(yán)格管理,工作敷衍了事,短期行為嚴(yán)重,管理者與使用者權(quán)限不明,責(zé)任不清,隨意性強(qiáng),采購(gòu)、管理使用三者之間工作脫節(jié),沒(méi)有協(xié)調(diào)性,造成了管理出于形式,各自為政。只有上級(jí)在檢查、評(píng)估、考核時(shí),匆忙核對(duì)數(shù)據(jù),簡(jiǎn)單應(yīng)付,對(duì)自檢中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,也不能及時(shí)分析解決處理。在固定資產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移、接收、調(diào)撥、修理、維護(hù)時(shí)的手續(xù)不健全,對(duì)于新增的固定資產(chǎn),沒(méi)有按照要求建立檔案,即使建檔的固定資產(chǎn),也有一部分?jǐn)?shù)據(jù)資料不準(zhǔn)確,對(duì)固定資產(chǎn)的編號(hào)、種類、名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、技術(shù)數(shù)據(jù)、金額、數(shù)量、使用部門(mén)、放置地點(diǎn)、購(gòu)置年限、啟用時(shí)間、三保期限、修理次數(shù)、供貨商名稱沒(méi)有按照規(guī)定填寫(xiě)、登記、傳遞全部的資料信息,形成了條塊分割,帳目與實(shí)物不符,部分電子設(shè)備在使用過(guò)程出現(xiàn)了有殼無(wú)芯的現(xiàn)象。

2•制度建設(shè)薄弱,管理體系不健全

制度建設(shè)薄弱,管理體系不完整,管理不到位,責(zé)任不明確,缺乏有效的制約機(jī)制和嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施,任意處置的情況相當(dāng)普遍。長(zhǎng)期以來(lái)高校圖書(shū)館在固定資產(chǎn)管理方面,沒(méi)有一套好的完整管理制度,也沒(méi)有配備專職的管理人員,而兼職管理員就不可能將主要精力投向固定資產(chǎn)的管理,重使用輕管理現(xiàn)象是客觀存在的,職能部門(mén)與使用部門(mén)脫節(jié),加之各部門(mén)由不同的領(lǐng)導(dǎo)分管,職能部門(mén)就無(wú)法發(fā)揮作用,自然就造成了采購(gòu)、管理與使用的真空,結(jié)果必然是一個(gè)部門(mén)主管、別的部門(mén)都管不了的管理失控,就難以保證圖書(shū)館固定資產(chǎn)的安全和完整,有多少資產(chǎn)心中無(wú)數(shù),破損的計(jì)算機(jī)修理不及時(shí),造成了部分設(shè)備不能配套,實(shí)際資產(chǎn)與帳面不符。保養(yǎng)修理不到位,使用不規(guī)范,保管措施不利,浪費(fèi)嚴(yán)重,也是圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理一大弊病之一,從而使一個(gè)簡(jiǎn)單的工作變的復(fù)雜繁瑣,失去了其實(shí)際效果。

二、解決高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理的方法

1•提高管理意識(shí)是做好管理工作的前提,通過(guò)分析和掌握高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀,有助于改變現(xiàn)有的固定資產(chǎn)管理模式。現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展,打破了圖書(shū)館固定資產(chǎn)過(guò)去原有的范疇,其內(nèi)涵得到了極大的擴(kuò)展。為了適應(yīng)新的形勢(shì)和要求,管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識(shí),提高業(yè)務(wù)水平,更新觀念,要有創(chuàng)新思維,加強(qiáng)責(zé)任意識(shí),注重責(zé)任監(jiān)督。在高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理中引入責(zé)、權(quán)、利的觀念,使用固定資產(chǎn)必須做到:誰(shuí)使用,誰(shuí)管理,誰(shuí)負(fù)責(zé),相關(guān)責(zé)任人應(yīng)該徹底摒棄計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)形成的固定資產(chǎn)管理的思維模式,重視固定資產(chǎn)價(jià)值與使用價(jià)值的雙重管理,注重投入和產(chǎn)出,既講社會(huì)效益,也要考慮經(jīng)濟(jì)效益。提高固定資產(chǎn)的利用率,用小的投入換取最大的效益。

2•建立健全以崗位責(zé)任制為中心的管理制度是做好高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)的重要保證,制定合理規(guī)范的固定資產(chǎn)管理辦法、細(xì)則,在分類歸口分級(jí)管理模式中實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”,有效地克服各自為政的管理弊端,一定要形成既有分類歸口,又有統(tǒng)一管理的新辦法,使固定資產(chǎn)管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理應(yīng)根據(jù)本館的實(shí)際情況,從實(shí)際出發(fā),健全固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò),確保人員到位,成立圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理小組,明確固定資產(chǎn)管理人員,設(shè)立館長(zhǎng)固定資產(chǎn)管理責(zé)任制,并推行到部室、個(gè)人,確保責(zé)任到位,任務(wù)到位,對(duì)于部分電器設(shè)備必須制定操作規(guī)程和維護(hù)保養(yǎng)規(guī)定,指派懂技術(shù)、熟業(yè)務(wù)的專業(yè)人員負(fù)責(zé),定期檢查及時(shí)維護(hù),提高設(shè)備的完好率、使用率,延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。堅(jiān)決杜絕破壞性操作及違章操作的行為出現(xiàn)。嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)的報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送、報(bào)損等規(guī)定,并履行其手續(xù)。采購(gòu)設(shè)備完成的同時(shí),要把采購(gòu)設(shè)備的合同、設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、種類、有關(guān)技術(shù)參數(shù)、招標(biāo)書(shū)、購(gòu)置發(fā)票,及供貨商的名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、供貨時(shí)間,設(shè)備啟用時(shí),三保憑單、生產(chǎn)地點(diǎn)一并交付固定資產(chǎn)管理部門(mén)檢查、驗(yàn)收、登記。建賬過(guò)程中,要依據(jù)上述資料,如實(shí)填寫(xiě),不能遺漏,同時(shí)設(shè)置總帳、分類賬、設(shè)備調(diào)撥賬,并且做好設(shè)備代碼標(biāo)注,對(duì)部分設(shè)備還要設(shè)立維修帳。做到三帳合一,賬賬相符,賬物相符。

3•利用現(xiàn)有的圖書(shū)館條形碼管理系統(tǒng),研制和開(kāi)發(fā)固定資產(chǎn)的管理數(shù)據(jù)庫(kù),把固定資產(chǎn)的采購(gòu)、編碼、驗(yàn)收、調(diào)撥、贈(zèng)送、報(bào)廢、報(bào)損、注銷全部納入自動(dòng)化管理的軌道,從而實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)采集,減少工作時(shí)間,提高工作效率。一張條形碼可以取代普通標(biāo)簽上的資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)分類號(hào)等多重信息,其功能讀取簡(jiǎn)單,操作方便,可以修改,獲取內(nèi)容多,正確率高,涵蓋項(xiàng)目廣,檢索方便等優(yōu)點(diǎn)。在固定資產(chǎn)的信息采集時(shí),要逐項(xiàng)、逐條、逐件把所涉及有關(guān)的數(shù)據(jù)完全無(wú)誤地錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),同時(shí)在計(jì)算機(jī)管理中應(yīng)設(shè)置多個(gè)檢索點(diǎn),以方便不同用途查劃使用。

(1)按名稱、型號(hào)設(shè)立檢索點(diǎn),其檢索范圍包括:同一名稱的資產(chǎn)有多少同型號(hào)資產(chǎn),有多少具體分布存放地點(diǎn),并且反映出其它相關(guān)的詳細(xì)數(shù)據(jù)。(2)按使用部室(存放地、負(fù)責(zé)人)設(shè)立檢索點(diǎn),其檢索范圍包括此地存放同一名稱、不同型號(hào)的各類資產(chǎn)有多少,責(zé)任人是誰(shuí),同時(shí)反映出其詳細(xì)數(shù)據(jù)。(3)按購(gòu)置經(jīng)費(fèi)、設(shè)立檢索點(diǎn),其檢索范圍包括各類經(jīng)費(fèi)用于采購(gòu)固定資產(chǎn)的種類、數(shù)量、金額、時(shí)間及有關(guān)接收、贈(zèng)送、調(diào)入設(shè)備數(shù)據(jù)資料。(4)按固定資產(chǎn)的類別,設(shè)立分類檢索點(diǎn),這有利于查找同類別的固定資產(chǎn)數(shù)量及使用狀態(tài)。(5)明細(xì)檢索點(diǎn)(條形碼查詢),有利于查詢單件(臺(tái))設(shè)備最詳細(xì)數(shù)據(jù)資料。同時(shí)把低質(zhì)易耗品領(lǐng)用也納入計(jì)算機(jī)管理,實(shí)行先修理、后更換,交舊領(lǐng)新的管理制度,并且各檢索點(diǎn),應(yīng)備有編輯、打印功能。