隨著時代的進步，社會的發展。檔案在日益發展的社會生活中體現出越來越重要的地位。越來越多的機構或個人，希望通過分析和研究檔案，追根溯源，從中知過去，解現實，測未來。面對社會各界對檔案工作的關注，各級檔案部門也紛紛做出回應，開展了一系列工作，來滿足社會各界對檔案信息的迫切需求。為了更好地實現檔案信息的有效管理，提供更加貼近用戶、更加專業的檔案信息服務，本文通過生態學的觀點，分析目前檔案館工作中存在的問題和制約的因素，從一個新的視角來觀察和分析檔案工作的可持續發展。

一、檔案館的生態學分析

（一）檔案工作和生態學。生態學是德國生物學家恩斯特•海克爾于1869年定義的一個概念，即研究包括人類在內的生物或生物群落及其與周圍環境之間的相互關系的一門科學。經典的生態系統概念是“在一定時間和空間的范圍內，生物與生物之間，生物與物理環境之間相互作用，通過物質循環、能量流動和信息傳遞，形成特定的營養結構和生物多樣性，這樣一個功能單位就被稱為生態系統。”因此從生態學的角度看問題，就是要求把研究對象當作一個完整的體系或系統。我們以一個地區的檔案館為例，檔案館正是在一個特定區域環境中由文字信息、人、技術和實踐組成的比較完善且相對獨立的系統，他同時具備生態系統的共享性和相互依存性。

（二）檔案館的生態學環境。下面我們從三個角度和層面對檔案館生態系統進行分析。一是以檔案館為整體，結合外部環境組成的檔案生態系統，他反映的是檔案館與外部環境之間的物質循環，能量流動和信息傳遞的制約、調控、交流等相互關系；二是以檔案管理層為中心，檔案技術部門為分支所構成的內部生態系統，他反應了檔案管理系統中相互聯系、相互制約、共建共享的關系；三是以人（包括檔案管理人員、檔案形成者和檔案利用者）為中心，研究個體的心理和生理等內在環境因素對檔案館發展的影響。

從第一個層面上說，檔案館不斷地和外界環境進行著資源（包括物質、能量、信息等）的交換，既維持和滿足自身系統的生存和發展，又給環境以新的刺激，兩者不斷地相互影響、相互作用，實現各自的生態進化。在具體的工作中，檔案館為了符合新時代對檔案工作的要求，必須引入新的科學技術，利用當今最先進的設備理念加強檔案信息的管理與共享，構建外部環境的各個子系統。檔案館要想進行本館的檔案數字化，可以同專門進行文件信息數字化設計和開發的軟件公司取得聯系，從本館的實際情況出發，制定規范的數字化方案，建立具有兼容性的技術平臺。在這一過程中，軟件公司提供軟件技術支持，并協助檔案館完成檔案數字化資源建設，檔案館的工作人員通過分析本館的具體情況，提出具有針對性的意見反饋給軟件公司，讓其根據工作中的實際需要修改或更新軟件內容，使軟件能更適應本檔案館實際工作的需要，同時也促進了軟件公司對市場實際需要的了解，提高了市場適應能力。這就是從外部環境的能量流動的交互作用中所產生的良性生態效應的具體表現。

從第二個層面上看，檔案館內部根據各自工作內容不同，大致可以分為行政管理層和技術管理層這兩大子系統。檔案技術管理層之間由于收集檔案類型的不同，在工作上各有側重。為此行政管理層應該更加注重不同技術管理層之間的信息互通，將有限的人力、物力資源在內環境中相互協調，確保不同類型的檔案技術管理部門都能得到有效的發展空間。尤其是在設備技術采購這方面，檔案行政管理層應該站在全局的高度，使不同崗位使用的設備與技術之間既有統一的層面，又從實際情況出發各有不同。這樣一來，既有利于檔案館的管理，又方便檔案使用者在查詢不同類型的檔案時能夠方便地使用相似的查詢方法和步驟，簡少檔案利用者花費在查詢上的步驟和時間。由此可以看出，在檔案館系統內部存在一個全方位、多層次、立體交叉的網狀結構。這樣的結構既有利于不同類型檔案的資源分配、管理利用，又有利于促進整個檔案館系統進行整體的提升，這正是檔案館生態演替進化的體現。

最后一個層面是有關人的研究。檔案館中的人既包括檔案利用者，檔案工作人員，還包括檔案形成者，檔案行政管理者、編研和科研工作者。在實際工作中，行政管理者制定有利于檔案館發展的政策，協調檔案管理人員與檔案形成者之間的關系；檔案工作人員執行政策并通過學習先進的工作理念和技能，充實和完善檔案館的各種功能，為檔案利用者提供優質服務；檔案形成者需根據檔案館提出的要求，按照規定將生成的檔案原始資料在規定時間內系統地完整地提交給檔案管理部門；編研和科研工作者需發掘館藏中具有歷史價值和現實意義的檔案信息資源，并協助檔案工作人員完善檔案信息資源的建設。以上環節缺一不可，最后才能提供滿足檔案利用者需求的檔案信息資源，使檔案館的核心價值得到充分體現。雖然現代管理理念與信息科學的發展給檔案館提供了重要的技術支持，可是人才才是影響檔案館生存和發展的最活躍的因素，是支配檔案館行為并直接確定檔案館系統發展方向的主宰力量。檔案館及其檔案管理部門，必須重視人的資源的開發，通過定期開展人員培訓，業務交流與研討會等活動，實現人、信息、技術與實踐活動之間的互動，把關注點放到人及人和事件之間的聯系上來，及時的將新的科學理念和實踐技巧落實到人的身上。

檔案館既有相對獨立的功能定位，又有定期和不定期的交流和互動；各種數字信息網絡技術的引入，使檔案信息可以與社會上其他部門的信息系統相耦合。這種館內館外，課題內外、檔案館內工作人員之間、工作人員與檔案利用者之間的交互作用，構成了一種矩陣式生態結構，功能觸及各專業門類，影響涉及系統內外，制約和調控檔案館各部門、各員工生存發展的網絡化生態系統。

二、檔案館的可持續發展的思考

在當前形勢下，檔案館工作的基本任務可以歸結為：檔案資源的管理與建設，檔案利用者的服務、現代化技術有效融入傳統檔案工作這三個大方面。檔案館的可持續發展就是在不斷發展的現代管理理念和信息技術的前提下，實現對檔案信息資源的有效組織管理和為檔案利用者提供方便、快捷、準確的服務。下面我們從三個方面來探討這一問題。